Segurança da informação em consultórios: 6 cuidados que você deve tomar

A tecnologia veio para revolucionar a maneira como lidamos com as questões práticas do dia a dia. Em um consultório médico, muitos são os avanços usados na rotina e na prática médica.

Contudo, quando falamos em sistemas de gestão e de organização, muitos médicos têm dúvidas em relação à segurança da informação em consultórios. Afinal, essa é uma preocupação fundamental, que envolve a ética profissional e a confiança entre médico e paciente.

Será que as novas tecnologias realmente podem ajudar a melhorar a segurança da informação em consultórios? Se você também compartilha dessa dúvida, continue a leitura e descubra como tornar o seu negócio mais prático, moderno e seguro. Confira!

Como a tecnologia auxilia na segurança da informação em consultórios?

Se você ainda não tem certeza se investir em tecnologia é uma boa saída para a sua realidade, entenda que um bom software de gestão e um prontuário eletrônico, por exemplo, podem trazer além de mais agilidade ao seu dia a dia, mais segurança aos seus pacientes.

A realidade de uma clínica envolve novos pacientes diariamente, o que faz com que manter todas essas informações no papel se torne bastante complicado. Além do espaço físico necessário, ainda é preciso garantir que:

  • nenhuma pessoa não autorizada terá acesso a ficha dos seus pacientes;
  • o prédio da clínica está seguro contra invasões, acidentes e questões naturais, como enchentes, goteiras, incêndios etc.;
  • existe espaço físico suficiente para armazenar todos esses dados;
  • nenhuma ficha acabará “perdida” ou “esquecida” no arquivo morto da clínica, dificultando na hora de entender o histórico médico do paciente e dar um diagnóstico correto.

Com as soluções tecnológicas você consegue ter todas as informações dos seus pacientes em um só lugar, com fácil acesso e ainda possibilitando:

  • restringir o acesso apenas para pessoas autorizadas por meio de senha e login;
  • acessar rapidamente qualquer informação sem ter que perder tempo procurando no arquivo;
  • possibilidade de incluir exames de imagens e outras informações essenciais, tornando os diagnósticos mais precisos;
  • capacidade infinita de armazenamento, permitindo que a sua clínica cresça.

Como manter a segurança da informação em consultórios médicos?

Agora que você já entendeu como a tecnologia pode ser uma aliada, veja medidas importantes de segurança que vão ajudar a manter o sigilo e a ética profissional.

1. Prefira os softwares em nuvem

Softwares de gestão e prontuários eletrônicos são fundamentais para qualquer médico que deseja modernizar a sua gestão, ajudando a tornar todos os dados centralizados e fáceis de serem encontrados e acessados.

Porém, é muito importante que você se atente à forma como esses programas funcionam. Os que trabalham em nuvem são sempre os mais interessantes, porque não necessitam de uma máquina física para rodar.

O que isso significa? Que se alguma coisa acontecer com os computadores da sua clínica, como um vírus ou um dano físico, as suas informações continuam resguardadas e você poderá rodar o software a partir de qualquer computador, smartphone ou tablet, sem perder nenhuma informação.

Um software offline exige que você faça a instalação do programa em cada uma das suas máquinas, tornando suas informações e dados vulneráveis a invasões de hackers, a ação de vírus e até, por exemplo, a exclusão de dados de forma involuntária pelos seus funcionários.

Quando um software funciona na nuvem, ele não depende do seu computador para rodar. Isso significa que nenhum desses problemas poderá se configurar em perda de informação. Além de oferecer a possibilidade de continuar acessando os dados de qualquer lugar em que você esteja.

2. Realize backups continuamente

O backup é essencial em qualquer tipo de software e ainda mais crucial nas clínicas médicas que trabalham com um alto volume de informação. Mesmo que o seu sistema rode em nuvem, é fundamental que você ou alguém da sua equipe crie esse hábito.

Ao realizar o backup rotineiramente, você garante que nenhum dado importante será perdido, tanto informações dos pacientes quanto dos funcionários, tornando a sua gestão e a sua prática médica mais eficientes.

3. Analise as restrições de acesso

Um bom software de gestão, além de agregar inúmeros serviços em um só produto, ainda tem níveis de acesso, restringidos por meio de login e senha. Isso garante que apenas os usuários cadastrados e liberados podem ter acesso a determinados dados.

Ou seja, não são todas as pessoas que trabalham no seu consultório que têm acesso a todas as informações. Esses usuários podem ser elencados de acordo com um determinado nível de hierarquia, impedindo o acesso a dados confidenciais por pessoas não autorizadas.

4. Garanta que os computadores estejam protegidos

Mesmo que você não use um sistema offline (e siga a nossa primeira dica de segurança), ainda existem muitos problemas que a falta de proteção nos computadores pode trazer.

Por isso, garanta que todas as máquinas tenham um bom antivírus instalado, evitando ataques maliciosos. Embora essa seja uma medida básica, ela é extremamente eficiente e nem todos levam esse ponto em consideração.

5. Treine seus funcionários

Ter um software médico pode ajudar muito, não apenas no que diz respeito à segurança da informação em consultórios, mas também no seu dia a dia, como tornando mais prático os agendamentos de pacientes, o controle da administração da clínica, a sua gestão financeira, entre outros pontos.

Porém, você só conseguirá extrair o máximo dessa solução se os seus funcionários souberem usá-la corretamente. Por isso, sempre que investir em uma novidade, lembre-se da importância de treinar a sua equipe, orientando as formas corretas de usar o software em questão.

6. Escolha adequadamente a solução

Hoje, o mercado de softwares médicos é bem amplo. Isso significa que você encontrará diversas soluções, cada uma desenhada para um público específico.

Na hora de encontrar a ideal para a sua clínica, você precisa levar em consideração a sua realidade, analisando:

  • a possibilidade de personalizar o software para as suas necessidades;
  • as medidas de segurança que o programa oferece;
  • a expertise de quem desenvolve o programa e há quanto tempo atuam na área médica;
  • a mobilidade da solução (ou seja, a possibilidade de usar o software pelo celular ou tablet);
  • as opções de rastreabilidade, que permitem acompanhar todas as inclusões e alterações feitas nos cadastros dos pacientes.

E, claro, sempre questione sobre como é feito o armazenamento de dados, se existem barreiras de proteção dos servidores, se a informação é criptografada, os níveis de acesso, entre outras informações essenciais.

Como você viu, manter a segurança da informação em consultórios é algo de extrema importância e uma boa solução tecnológica pode ajudar, garantindo que esses dados não serão perdidos caso algum problema aconteça nas suas máquinas ou na sua clínica.

Se você gostou deste conteúdo, entre em contato conosco e saiba como a nossa solução pode ajudar você a prestar um atendimento ainda melhor, organizar a sua agenda e a gestão do seu consultório e, claro, manter todos os dados dos seus pacientes seguros!

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