Escolher um sistema de prontuário eletrônico que mais se ajuste às necessidades da sua clínica médica é uma decisão importante e que exige muita pesquisa. A ferramenta deve ser personalizável, o que garantirá o atendimento de todas as demandas da sua clínica médica e tornará a sua gestão mais dinâmica.
Além disso, o sistema de prontuário eletrônico escolhido para a sua clínica deve contar com o apoio de uma equipe de suporte especializada e capaz de atender a todas as suas dúvidas e as da sua equipe de forma rápida e objetiva.
Claro, o sistema precisa ser seguro o que garantirá que todos os dados sensíveis dos pacientes da sua clínica sejam armazenados de forma inviolável. O acesso à ferramenta deve ser controlado de modo a garantir que somente pessoas devidamente autorizadas visualizem as informações.
Quer saber mais sobre o assunto? Nesse post vamos mostrar como escolher o sistema de prontuário eletrônico ideal para a sua clínica. Vamos lá? Acompanhe!
Qual a importância do sistema de prontuário eletrônico?
Um prontuário eletrônico é um diário no qual constam os dados sobre a saúde dos pacientes. Além dessas informações, esse documento digital exibe referências socioeconômicas e os registros de todos os exames realizados.
Um sistema de prontuário eletrônico permite que os profissionais da saúde realizem um diagnóstico mais assertivo uma vez que durante o atendimento precisarão consultar um único arquivo digital.
Muitas vezes, quando o prontuário eletrônico não é utilizado, as informações necessárias ao atendimento se perdem, o que torna esse procedimento mais lento e aumenta a ocorrência de erros.
Um sistema de prontuário eletrônico permite, portanto, que médicos e outros profissionais da saúde armazenem e compartilhem informações sobre a saúde dos pacientes em tempo real e evita que as informações vitais ao atendimento sejam extraviadas.
Quais informações devem constar no sistema de prontuário eletrônico?
O documento deve ser organizado de modo a ser facilmente compreendido por toda a equipe médica de um hospital ou de uma clínica. As seguintes informações devem constar nesse documento:
- Plano terapêutico: exibe as alternativas de tratamento propostas pelos médicos e profissionais da saúde a partir da avaliação do paciente. O plano terapêutico precisa ter enfoque multidisciplinar;
- Protocolo de identificação do paciente: em geral, clínicas médicas e hospitais utilizam dois itens para compor a identificação do paciente como o nome completo e a data de nascimento;
- Anamnese: corresponde a uma lista de respostas fornecidas pelo paciente no momento da consulta e exibe informações como alergias e os tratamentos realizados pelos pacientes;
- Termos de consentimentos: são as autorizações dadas pelo paciente ou pelo responsável para a realização de qualquer procedimento médico invasivo como alguns tipos de exames, cirurgias e anestesias.
- Prescrição médica: exibe todos os tratamentos aos quais o paciente deve se submeter, cuidados gerais, indicação de medicamentos e tempo de reabilitação;
- Laudos médicos: os laudos médicos correspondem às análises complementares de exames tais como: ressonância magnética, urina, sangue e raio-X;
- Documentos diversos: concentra informações sobre procedimentos cirúrgicos e atestados de procedimentos como quimioterapia ou radioterapia;
- Motivos de transferência, alta ou óbito: declarações da causa da transferência, da alta ou do óbito do paciente, se for o caso.
- Evolução médica: inclui dados como sinais vitais, sintomas e o diagnóstico dos pacientes.
Como escolher o sistema de prontuário eletrônico ideal para a sua empresa de cuidados com a saúde?
Como você sabe, a rotina de uma clínica médica inclui a realização de tarefas muitas repetitivas, como o cadastrar os pacientes no sistema, arquivar exames e anotar informações importantes no histórico médico dos pacientes.
Todas essas tarefas, embora simples, acabam tomando muito tempo do médico e da sua equipe de trabalho, tempo esse que poderia ser usado na gestão da clínica ou na melhoria do atendimento aos pacientes.
O surgimento de ferramentas de automação tem proporcionado a otimização de diversos procedimentos administrativos, o que oferece benefícios tangíveis na performance das clínicas e consultórios médicos.
Um sistema de prontuário eletrônico se destaca nesse cenário: de fato, segundo um estudo recente da Accenture, 63% dos profissionais da área médica acreditam que o prontuário eletrônico do paciente reduz o tempo de atendimento e torna a rotina de trabalho dos profissionais mais prática e simples.
Um sistema de prontuário eletrônico concentra todas as informações necessárias ao atendimento médico em um só lugar o que agiliza a rotina de trabalho da sua equipe.
Para garantir a escolha da ferramenta ideal para a sua clínica, no entanto, é preciso observar os seguintes pontos:
1. O Prontuário eletrônico deve ser personalizável
Clínicas e consultórios médicos sempre utilizaram prontuários de papel, que podiam se extraviar e comprometer a segurança dos dados dos pacientes.
O sistema de prontuário eletrônico é capaz de tornar a rotina de trabalho da sua clínica muito mais eficiente e oferece a vantagem adicional de poder ser personalizado de acordo com as necessidades da sua prática médica.
De fato, a personalização do sistema de prontuário eletrônico é um aspecto extremamente importante quando se deseja integrar todas as informações necessárias ao atendimento dos pacientes.
Um prontuário médico deve ser customizado de acordo com as necessidades de cada profissional e exibir dados fundamentais, o que permitirá um atendimento mais ágil e, é claro, um diagnóstico mais preciso. Como exemplos de personalizações, podemos citar:
- O sistema de prontuário eletrônico permite configurar o preenchimento automático dos medicamentos, o que eliminará a necessidade de digitar todos os nomes dos fármacos receitados ao final de cada consulta, agilizando o atendimento e eliminando chances de erros;
- A ferramenta permite configurar as prescrições mais utilizadas de cada medicamento e a posologia adequada de cada um, o que permite emitir prescrições eletrônicas para o paciente com apenas alguns cliques;
- O prontuário pode ser configurado para inserir junto ao nome de cada doença o código da enfermidade de acordo código internacional do CID 10, já disponível da ferramenta.
2. O suporte deve ser eficiente
Claro, mesmo que o sistema de prontuário eletrônico seja simples e fácil de usar, você ou os seus funcionários podem ter dúvidas sobre alguma funcionalidade, por isso, é fundamental ter uma equipe de suporte à disposição para resolver eventuais problemas.
Além disso, o tempo de resposta da equipe de suporte deve ser bastante rápido. O ideal é apostar em ferramentas de empresas que, além de oferecerem suporte ao usuário, buscam entender a rotina de trabalho da sua clínica, o que melhorará a experiência de todos os usuários e dos seus clientes.
Dê preferência para um sistema de prontuário eletrônico que conta com um rico material sobre as funcionalidades do sistema, o que permitirá que todas as funções da ferramenta sejam aprendidas mais facilmente.
3. A segurança de dados deve ser prioridade
Clínicas e consultórios médicos que ainda utilizam fichas de papel guardadas em pastas ou em fichários podem ter problemas para garantir a confidencialidade dos dados dos seus pacientes.
Além da empresa correr o risco de perder os documentos, o médico e a sua equipe acabam perdendo muito tempo procurando os prontuários que precisam e buscando as informações que procuram. Isso torna o atendimento mais demorado, o que causa grande desconforto aos pacientes.
O sistema de prontuário eletrônico escolhido pela sua clínica deve primar pela segurança de dados dos pacientes.
O ideal é que a ferramenta siga o padrão software as a service, em português software como serviço, modelo de distribuição no qual, em vez de baixar o sistema nas máquinas da sua empresa, o programa é hospedado em um provedor de terceiros e depois acessado pelos usuários por meio da internet, normalmente através de uma interface de um navegador da web.
Para garantir a eficiência de todos os procedimentos realizados no seu dia a dia, a sua clínica não deve manter as informações em dispositivos como HDs, discos rígidos, dos computadores, o que torna fundamental que os dados dos pacientes sejam armazenados na nuvem e possam ser acessados por meio de diferentes dispositivos.
O armazenamento na nuvem evitará que a sua clínica médica perca arquivos e dados dos pacientes e tenha que cancelar ou remarcar consultas devido a problemas como este.
Além disso, um sistema de prontuário eletrônico deve ser criptografado, método que codifica os dados, protegendo a confidencialidade das informações digitais dos seus pacientes. O sistema escolhido pela sua clínica médica deve oferecer armazenamento ilimitado e backup completo. A ferramenta também deve permitir a portabilidade de dados.
Ao escolher a ferramenta de automação da sua clínica é preciso observar a frequência em que os backups são realizados e a facilidade de exportar dados, funcionalidades que podem ser importantes para a sua clínica.
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4. O prontuário deve poder ser acessado por meio de qualquer dispositivo
Como você sabe, os avanços tecnológicos visam tornar a rotina das clínicas e consultórios médicos mais simples. De fato, o dia a dia dos profissionais da saúde é extremamente atribulado e é preciso conciliar os atendimentos com as mais diversas tarefas administrativas da clínica.
Outra vantagem de um bom sistema de prontuário eletrônico é que ele pode ser facilmente visualizado por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, como tablets, smartphones ou computadores, de forma rápida e fácil. Eliminar a necessidade de ter que se deslocar para checar os prontuários dos pacientes garantirá um atendimento de qualidade e tornará a rotina de trabalho mais flexível.
Além disso, o sistema de prontuário eletrônico facilita o gerenciamento da agenda de trabalho dos profissionais, permitindo que o médico aproveite seus horários de folga para de dedicar aos demais compromissos.
5. A ferramenta deve permitir anexar arquivos e documentos digitais
Como você sabe, a medicina diagnóstica evoluiu muito nos últimos anos e hoje muitos exames como ultrassonografia e ressonância magnética são disponibilizados em formato digital, o que permite que os profissionais da saúde mantenham um histórico atualizado dos seus pacientes.
O sistema de prontuário eletrônico ideal para a sua clínica deve permitir anexar facilmente quaisquer tipos de arquivos, fotos e vídeos, uma vez que esses documentos permitem que o médico verifique, durante a consulta, os exames que foram realizados e analise o quadro geral do paciente. Essa funcionalidade tornará o atendimento mais ágil e o diagnóstico mais assertivo.
6. O sistema de prontuário eletrônico deve promover a interação com o paciente
O sistema de prontuário eletrônico visa aprimorar o relacionamento entre os médicos e seus pacientes, proporcionando uma interação mais precisa e um diagnóstico mais rápido e assertivo.
A ferramenta permite o rápido acesso ao prontuário médico do paciente, com anotações de consultas especializadas, exames e medicamentos prescritos, o que oferece ao profissional uma visão muito mais ampla da sua saúde e uma capacidade mais rápida de tomar as melhores decisões de atendimento e tratamento apropriadas a cada situação.
O sistema deve permitir que o profissional desenvolva planos abrangentes de gerenciamento de saúde, identifique medicamentos contra-indicados e crie alertas para consultas médicas. Essa funcionalidade é valiosa tanto para pacientes jovens, como para pacientes mais idosos que precisam de uma certa ajuda para gerenciar o seu tratamento de saúde.
O software ainda deve permitir o envio de e-mails em datas especiais, como no aniversário dos pacientes ou final de ano, medidas simples mas capazes de fidelizar seus pacientes.
7. Fique atento a avaliação de outros clientes
Para garantir que a escolha do sistema de prontuário eletrônico da sua clínica seja acertada é fundamental saber a opinião de outros clientes sobre a ferramenta.
Essa análise permitirá que a sua clínica médica opte por um sistema que não apresente problemas e nem prejudique a rotina de trabalho da sua equipe.
8. Opte por um sistema que permita que a sua empresa o teste
Além de saber a opinião dos seus colegas de profissão e outros clientes, antes de escolher um sistema de prontuário eletrônico é preciso verificar se as funcionalidades são adequadas às necessidades da sua empresa, por isso, não exite em testá-lo.
Ao procurar por um sistema de prontuário eletrônico ideal para a sua clínica médica você irá se deparar com inúmeras opções. Por isso, não deixe de observar quais funcionalidades tornarão o dia a dia do seu consultório mais simples, prático e eficiente.
Verifique se a ferramenta pode ser acessada por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet, como celulares, notebooks e tablets, o que tornará a sua rotina de trabalho mais dinâmica. Além disso, prefira sistemas na nuvem, o que evitará que a sua clínica perca arquivos e os dados pessoais dos seus pacientes, causando um enorme prejuízo e uma grande dor de cabeça.
O sistema prontuário eletrônico deve ser compatível com a sua prática diária e exibir formulários médicos personalizados e customizados de acordo com as suas necessidades e com a sua rotina de trabalho.
A ferramenta também deve ter a capacidade de transferir rapidamente dados de pacientes de um departamento para o outro. Além disso, o software deve fornecer soluções de gerenciamento aprimoradas e capazes de processar, com mais precisão e eficiência, os dados de cobrança dos pacientes.
Além disso, é fundamental que o programa escolhido pela sua clínica médica atenda a todas as exigências do CFM e seja desenvolvido por uma empresa experiente e com boa reputação no mercado. Tudo isso garantirá que você e todos os seus funcionários usufruam dos benefícios da tecnologia na área da saúde. Agora que você já sabe como escolher o melhor sistema prontuário eletrônico para a sua clínica médica, que tal descobrir como o big data e o prontuário eletrônico podem ajudar a sua empresa?
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