Saiba como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente (PEP)

Saiba como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente (PEP)

Você, com certeza, já se perguntou como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente, não é mesmo?

O prontuário eletrônico do paciente (PEP) é uma ferramenta tecnológica que oferece maior segurança e qualidade no diagnóstico e no atendimento médico dos pacientes.

Além disso, a ferramenta facilita a padronização dos atendimentos realizados em uma clínica médica evitando erros de grafia do nome dos medicamentos e outros problemas de legibilidade. O software permite ainda a integração de dados entre todos os departamentos de uma instituição de saúde.

Segundo uma pesquisa recente da CGI (Comitê Gestor da Internet no Brasil) sobre o uso de novas tecnologias na área médica, 74% dos estabelecimentos médicos já utilizam algum sistema eletrônico para coletar e armazenar dados sobre os pacientes.

Mas quais as vantagens dessa ferramenta? Qual o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente para as clínicas e consultórios? Continue a leitura do artigo e descubra!

O que é o prontuário do paciente?

O que é o prontuário do paciente?

Antes de entender sobre o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente é preciso saber o que é o prontuário médico, certo? 

O prontuário médico é um documento que registra todos os dados sobre a saúde dos pacientes, exibindo informações essenciais de todas as etapas da sua vida.

Segundo o Conselho Federal de Medicina, CFM, os dados do paciente devem estar sempre disponíveis para a realização do atendimento médico e o paciente ou seu representante legal têm direito de receber cópias autênticas das informações constantes no prontuário, sempre que solicitado.

Clínicas médicas, consultórios e hospitais que usam prontuários médicos de papel enfrentam grande dificuldade para evitar extravios e a quebra de sigilo das informações constantes no documento. Além disso, alguns prontuários podem precisar serem refeitos na hora da consulta, o que faz com que esses documentos, por vezes, exibam informações incompletas.

Quando o prontuário eletrônico do paciente foi criado?

Quando o prontuário eletrônico do paciente foi criado?

Os primeiros arquivos eletrônicos de dados sobre os pacientes surgiram na década de 60, nos grandes hospitais dos Estados Unidos. Na época, o uso dos computadores não era tão popular e, para informatizar o atendimento, esses estabelecimentos firmaram parcerias com as grandes universidades do país, como a Harvard.

Nas décadas seguintes, os esforços para informatizar o setor da saúde cresceram no país e em 1991, o Institute of Medicine (IOM) publicou um relatório no qual apontava a necessidade de eliminar o registro dos pacientes em cartões de papel.

No Brasil, o CFM enfrentou o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente em 2002 na resolução 1638 / 2002.

Essa norma estabelecia ainda a definição de prontuário como sendo o documento que concentra todas as informações sobre a saúde do paciente e sobre a assistência médica, o que possibilita a melhoria da comunicação entre todos os profissionais da área médica envolvidos no caso e garante a continuidade da assistência à ele prestada.

Um dos motivos para superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente é que esse documento torna a comunicação entre os profissionais da área médica mais simples, uma vez que a ferramenta centraliza os dados médicos em um único local, que pode ser acessado por meio de diferentes dispositivos com acesso à internet como notebooks, smartphones e tablets.

Quais dados devem constar no prontuário do paciente?

Quais dados devem constar no prontuário do paciente?

Essa informação é de vital importância quando se deseja superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente. 

Segundo o Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo (CREMESP), o prontuário médico deve exibir informações como a identificação do paciente, a anamnese, os exames e os tratamentos realizados pelo paciente.

O modelo e a padronização do prontuário podem ser personalizados de acordo com cada especialidade médica. Isso quer dizer que o documento pode exibir campos que atendam às necessidades específicas de cada prática médica, o que tornará a sua rotina de trabalho muito mais dinâmica.

Além disso, esse documento eletrônico pode ser utilizado durante a consulta e na prescrição de medicamentos, o que permite ao profissional anotar informações, verificar o histórico de alergias ou a sensibilidade do paciente a algum medicamento e ainda visualizar exames realizados.

Vale ressaltar que o CFM permite que o arquivamento e o registro dos prontuários eletrônicos sejam feitos em sistemas totalmente informatizados.

Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente - quais são as fases?

Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente – quais são as fases?

Consultórios, clínicas médicas e hospitais realizam diversos procedimentos de alta complexidade em áreas como pediatria, cardiologia, nefrologia, neurologia e ortopedia.

Além disso, muitas instituições médicas são credenciadas pelo Sistema Único de Saúde (SUS) para atendimento de urgência e emergência. O desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente engloba 5 fases:

1. Fase de planejamento,

2. Fase de análise funcional,

3. Fase de determinação de requisitos,

4. Fase de desenho e desenvolvimento,

5. Fase de implementação e

6. Fase de avaliação.

1. Fase de planejamento

Em geral, as instituições de saúde implementam ferramentas de automação por três motivos: para aumentar a lucratividade da clínica, para cumprir as exigências legais e para suprir a necessidade melhorar todos os processos da empresa.

Além disso, para superar o desafio da implementação do prontuário eletrônico do paciente é preciso observar questões relativas ao sigilo e ao controle das informações, a interface do usuário, a integração das informações em banco de dados e a flexibilidade

2. Fase de análise funcional

Durante a fase de análise funcional é preciso determinar qual rotina administrativa representa o maior desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente.

Para isso, é preciso usar métodos de análise estruturada e de fluxo de dados. Além disso, a clínica deve analisar as funcionalidades do sistema e elaborar um diagnóstico organizacional assim como um plano de mudança. Essa migração deve facilitar a gestão dos diferentes processos e garantir a automatização das mais diversas tarefas de uma instituição de cuidados com a saúde.

3. Fase de dominação de requisitos

A fase de dominação de requisitos é de fundamental importância no desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente. 

Nessa fase a clínica deve realizar avaliações mais detalhadas sobre as funcionalidades do sistema, comparando-as com as do sistema anterior, se for o caso, ou comparando-as com outras ferramentas testadas anteriormente. 

Além disso, devem ser feitas reuniões de avaliação e é preciso documentá-las de modo que os responsáveis pela administração possam verificar a necessidade de eventuais pendências que precisam ser modificadas.

4. Fase de desenho e desenvolvimento

Esta fase deve ser desenvolvida pela equipe técnica da empresa contratada e deve analisar se o desenho da ferramenta se adéqua às necessidades da sua clínica. 

5. Fase de implementação

Para superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente, a fase de implementação é fundamental. Nessa etapa a equipe de trabalho da clínica deve passar por um treinamento focado nos procedimentos que serão executados no dia a dia de trabalho, o que minimizará a ocorrência de falhas.

Durante essas simulações devem ser produzidos relatórios sobre o desempenho dos funcionários que passaram pelo treinamento. Essa análise tem o objetivo de garantir que os empregados que dominam a ferramenta possam servir de referência para toda a equipe da sua clínica. 

Estes treinamentos devem apresentar o sistema de informática implementado assim como as mudanças dos processos operacionais oferecidas pela ferramenta. 

6. Fase de avaliação

A fase de avaliação deve ser realizada após um período da implantação do sistema de automação e se presta a analisar o sistema como um todo, ou seja, as aplicações reais.

Caso se observe a necessidade de mudanças, essas deverão ser implementadas, o que tornará o sistema mais ágil e funcional.

Agora que você já sabe quais são as fases necessárias para superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente, vamos as vantagens dessa ferramenta:

Quais as vantagens do prontuário eletrônico do paciente?

Quais as vantagens do prontuário eletrônico do paciente?

Integração dos dados do paciente

Muitos profissionais da área médica adiam o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente por terem medo de perder as informações arquivadas em papel e se verem obrigados a recomeçar tudo do zero.

No entanto, é possível integrar todas as informações antigas ao sistema eletrônico sem que seja preciso digitar todos os dados manualmente.

Alguns sistemas de prontuário eletrônico permitem escanear e anexar o prontuário antigo ao documento digital, o que torna possível acompanhar a evolução de todos os pacientes e elimina a necessidade de ter que guardar arquivos em papel.

Como você sabe, os prontuários de papel devem ser armazenados por um período de 20 anos. Quando esses arquivos são digitalizados, os documentos antigos podem ser descartados, liberando espaço no consultório médico.

Anexação de exames e imagens

Muitos profissionais da área médica veem como um desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente contar com um banco de dados que concentre todas as informações sobre a saúde dos pacientes.

No entanto, essa é uma das principais funções do prontuário eletrônico: o documento permite anexar arquivos, vídeos, fotos e cópias de exames dos pacientes. Todos esses dados são adicionados em uma linha do tempo, que permite buscar e analisar facilmente exames e arquivos.

A ferramenta, portanto, permite acompanhar a evolução do paciente de forma mais simples e evita que as informações se percam em arquivos e pastas de papel. 

Acessibilidade do prontuário eletrônico

Como você sabe, sistemas de prontuário eletrônico na nuvem podem ser acessados em qualquer lugar e em qualquer horário do dia ou da noite por meio de dispositivos conectados à internet como notebooks, tablets ou smartphones.

Assim, antes de uma consulta é possível visualizar todas as informações sobre o paciente, o que permite ao profissional preparar-se melhor para o atendimento.

Além disso, caso o paciente realize diversas consultas em uma mesma clínica médica todos os profissionais da área poderão acessar o mesmo prontuário, o que agiliza o atendimento.

Isso acontece porque todos os médicos de um estabelecimento tem acesso ao sistema e podem modificar ou adicionar as informações constantes nos prontuários.

Vale observar, no entanto, que somente os profissionais devidamente cadastrados podem visualizar as informações. De fato, esses dados não podem ser acessados pelas recepcionistas e nem pelos outros profissionais que trabalham na clínica.

Certificação digital

Claro, para superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente é preciso ter certeza que você está navegando em um ambiente totalmente seguro, certo?

De fato, sempre que acessamos alguma página ou um aplicativo temos medo que nossos dados sejam violados e acabem sendo visualizados por quem não deveria ter acesso a essas informações. 

Para garantir que os dados constantes no prontuário eletrônico não sejam acessados de forma indevida, o software adotado deve exibir a certificação digital SSL (Secure Sockets Layer), padrão internacional de segurança para sites que utiliza criptografia para proteger os dados sensíveis dos pacientes e impedir que pessoas não credenciadas visualizem essas informações.

Como identificar se o sistema de prontuário eletrônico é seguro? O URL do site deve exibir uma letra “s” logo após o HTTP ou a imagem de um cadeado ao lado do endereço.

Além disso, ao escolher o sistema ideal para a sua clínica médica não deixe de observar se a ferramenta segue normas de segurança como o HIPAA que garante o backup diários de dados.

Investimento

Muitos profissionais da área médica apontam o investimento exigido, tanto financeiro como de tempo, como um desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente.

Claro, migrar as informações dos pacientes para o sistema requer um certo tempo. No entanto, vale destacar que assim que o processo for finalizado você economizará o tempo que seria usado para preencher informações manualmente em um prontuário de papel e para procurar esse documento entre os arquivos médicos da clínica.

Além disso, o prontuário eletrônico do paciente permite uma grande economia de espaço e a sala onde esses documentos continuariam armazenados poderá ser destinada a um novo consultório ou a uma nova sala de exames, por exemplo.

O sistema de prontuário eletrônico também reduzirá os custos com papel e com a compra de materiais de escritório, como caneta, lápis e borracha.

Se o maior receio for em relação ao investimento que um sistema de automação representa, o ideal é fazer uma pesquisa e optar por ferramentas que permitem testes gratuitos durante um período, o que facilitará o processo de decisão.

Integridade dos dados do prontuário eletrônico do paciente

Superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente também diz respeito a integridade de dados, que uma vez inseridos no sistema não podem ser modificados por pessoas estranhas ao atendimento, ou seja, o registro de todas as informações que o paciente forneceu ao médico deve se manter íntegro.

Essa integridade garante, inclusive, a validade jurídica do documento. Pode-se dizer, portanto, que o prontuário eletrônico do paciente oferece benefícios tanto para o médico pela agilidade e praticidade como para os pacientes que passam a usufruir de um sistema seguro e confiável. 

A implantação do prontuário eletrônico do paciente é capaz de oferecer melhorias significativas para o dia a dia dos profissionais, uma vez que a ferramenta garantirá atendimentos mais rápidos e o fácil acesso às informações constantes no documento. 

Além disso, a ferramenta garante a segurança das informações sobre os pacientes, diminui as chances de erros, auxilia no processo de fidelização e reduz o tempo necessário para o preenchimento da prescrição médica que poderá ser visualizada por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet. Agora que você já sabe como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente, que tal entender melhor o que é um software de prontuário eletrônico e como ele funciona?

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