Assim como em todos os segmentos, é natural encontrar profissionais ávidos por melhorias em sua formação na área da saúde. Entre as ações mais observadas, vemos médicos e outros profissionais em busca de melhores práticas para sua recepção, de modo a oferecer o melhor atendimento e experiência para seus pacientes.
Ainda que seja um ambiente simples, tem papel fundamental, acolhendo o paciente e contribuindo para sua satisfação após a consulta.
Pela importância que representa em uma clínica, vamos apresentar na leitura a seguir, as 15 melhores práticas para sua recepção médica. Acompanhe!
15 melhores práticas para sua recepção
O atendimento médico eficiente e de alta qualidade não envolve somente o contato com o médico. O tratamento recebido desde o primeiro contato, com a facilidade para o agendamento de consulta, e a recepção do paciente em um ambiente com estrutura adequada, são tão importantes quanto a qualidade do profissional, sua pontualidade e os recursos disponibilizados para o atendimento. Por isso, para elevar a satisfação de seus pacientes, confira as melhores práticas para sua recepção de clínica ou consultório.
1. Priorize a infraestrutura
Entre as melhores práticas para sua recepção, priorizar a infraestrutura é fundamental em qualquer especialidade. Por ser um ambiente relacionado à saúde, a clínica ou consultório deve contar com uma recepção limpa e organizada, de modo a transmitir segurança e conforto ao paciente.
A fachada deve estar em bom estado, transmitindo boa imagem do local com jardins conservados e limpos. A sala de espera deve ter atenção especial, com móveis confortáveis e em bom estado, com a pintura em dia e opções de distração, como veremos mais à frente. Além disso, é necessário dispor de banheiros e área para café.
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2. Utilize uma decoração estimulante
É comum que consultórios mantenham o ar neutro. Afinal, isso facilita o trabalho de limpeza. Contudo, entre as melhores práticas para sua recepção, utilizar uma decoração estimulante contribui para inovar e agradar os pacientes. Por isso, escolha formas decorativas humanizadas, que estimulem a mente do paciente enquanto ele aguarda sua consulta.
3. Mantenha o ambiente sempre higienizado
É fundamental que a recepção de clínicas e consultórios estejam sempre limpas, mantendo a aparência de higienização. Além da limpeza constante, é preciso ter atenção em mobília quebrada, pintura descascando, manchas de mofo e ar-condicionado pingando. Tudo isso pode ser visto como desleixo do profissional, causando desconforto nos pacientes.
4. Ofereça conforto
Além da higiene, oferecer conforto é outro exemplo entre as melhores práticas para sua recepção. Muitas vezes, o paciente poderá passar mais tempo que o desejado nas salas de espera. Portanto, é importante que ele possa aguardar sentado, em sofás e poltronas confortáveis, em um ambiente aconchegante aproveitando alguma forma de entretenimento.
5. Priorize a iluminação
Como uma medida de conforto, a iluminação adequada pode fazer diferença para o bem-estar do paciente no local. Assegure-se de equilibrar a luminosidade quente e fria, aproveitando a luz natural do ambiente e controlando sua entrada por meio de cortinas e persianas.
Essa é uma alternativa para criar um ambiente agradável não só para os pacientes, mas também para os acompanhantes e equipe que atua na recepção. Por isso, evite somente a luz branca e use sua criatividade sem medo.
6. Invista na climatização
Investir em climatização é outra das melhores práticas para sua recepção. Afinal, clínicas e consultórios devem manter o ambiente climatizado para evitar a proliferação de bactérias e fungos, assim como garantir o bom funcionamento de alguns equipamentos. Portanto, a climatização não deve se restringir somente a sala de consulta, incluindo também a recepção, de modo a manter o espaço acolhedor e aconchegante para os pacientes.
7. Prefira boas opções de entretenimento
Outra forma de proporcionar conforto ao paciente enquanto ele aguarda sua consulta é oferecer boas opções de entretenimento na recepção. Deixe à disposição jornais, revistas, livros, programas de TV que sejam saudáveis para todas as idades, e também a internet.
Além disso, outras formas de entretenimento podem ser disponibilizadas de acordo com a especialidade do profissional. Por exemplo, em uma clínica pediátrica, é essencial oferecer um espaço recreativo, com brinquedos e atividades para o público infantil.
8. Treine sua equipe
Entre as melhores práticas para sua recepção, o treinamento da equipe é uma que deve ser destacada. Esse é um passo muito importante para que o atendimento ao paciente seja adequado e eficiente. Por isso, o médico deve definir políticas e valores do consultório, treinando sua equipe de acordo com essas diretrizes. Da mesma forma, cursos periódicos devem ser realizados, a fim de melhorar a qualidade do atendimento e corrigir possíveis erros que estejam ocorrendo na clínica.
9. Use a tecnologia a seu favor
Anos atrás, as consultas eram agendadas somente por telefone. Contudo, com o avanço tecnológico, o paciente pode aproveitar facilidades como o agendamento realizado por meio de aplicativos, que permitem a escolha do dia e horário mais adequado de acordo com sua rotina.
Essa também é uma maneira de melhorar a prática para a recepção, evitando o grande número de absenteísmo, atrasos, e pacientes esperando longos períodos para serem atendidos. Da mesma forma, essa otimização contribui para a economia de tempo e recursos do profissional.
10. Conheça as necessidades do seu paciente
Conhecer as necessidades dos pacientes antes de atendê-los já é uma realidade. Por meio da tecnologia e também da intermediação do profissional da equipe atuante na recepção. Para que isso funcione, o paciente deve preencher uma ficha de anamnese com seus dados pessoais e relacionados à saúde, sejam eles crônicos ou transitórios.
Dessa maneira, o médico pode conhecer seu paciente antes mesmo dele entrar na sala de consulta, agilizando o atendimento, otimizando seus tempo e tranquilizando o paciente a respeito das informações relacionadas à sua saúde.
11. Padronize os processos
A padronização dos processos faz parte das melhores práticas para sua recepção devido à seus benefícios. Com a padronização, os processos devem obedecer uma sequência lógica e constante, com rotinas que sejam bem definidas que possam reduzir as chances de erros ou negligência em procedimentos realizados.
Assim, é possível evitar que pacientes abandonem a clínica por insegurança devido à desorganização no atendimento. Além da padronização, o treinamento da equipe é fundamental para lidar com os processos.
12. Humanize o atendimento
As melhores práticas para sua recepção não envolvem somente o aspecto físico e operacional da clínica. Isso porque, para a satisfação plena do paciente, a relação direta entre ele e os profissionais é fundamental para melhorar o acolhimento e reputação da clínica.
Dessa maneira, é preciso superar as expectativas que o paciente carrega consigo. Uma forma de fazer com que isso aconteça é por meio do tratamento atencioso, e humanizado. Esse tipo de cuidado pode fazer do tratamento mais eficiente, além de contribuir para a divulgação do consultório.
Em um consultório ou clínica, o médico deve dar exemplo em sua equipe. Por isso, é fundamental que o profissional tenha educação, paciência e cortesia durante o atendimento de seus pacientes, mostrando a sua equipe que essa prática deve ser executada por todos, sem exceção.
Entre as práticas que costumam ser admiradas pelos pacientes, buscar o mesmo na recepção e conduzi-lo pessoalmente até a sala de consulta é uma delas, mostrando preocupação e atenção integral àquele indivíduo no momento.
13. Aposte no pós-atendimento
Tão importante quanto o pré-atendimento, e a consulta em si, é o pós-atendimento. Por isso, não negligencie este momento. Mantenha contato com o paciente nutrindo o relacionamento por meio de lembretes para novas consultas, retornos, pesquisas de satisfação e felicitações.
14. Organize sua agenda e evite atrasos
Manter a agenda médica organizada está entre as melhores práticas para sua recepção. Afinal, essa é uma maneira de realizar a gestão do tempo de atendimento, evitando conflitos de horários, atrasos, e inconvenientes.
Um sistema de gestão é essencial para que o contato com os pacientes seja rápido e descomplicado, a fim de confirmar as consultas, marcá-las com os intervalos necessários e evitar atrasos, realizando um atendimento que possa aumentar a satisfação do paciente.
15. Invista no atendimento de excelência
Por fim, investir em um atendimento de excelência é uma maneira de levar o melhor ao seu paciente. Com ferramentas disponíveis no mercado, o médico pode organizar seu fluxo de trabalho, melhorando o desempenho de seu consultório ou clínica.
Por meio de análises, é possível identificar erros que devem ser corrigidos e medir a satisfação de pacientes e funcionários. Essas alternativas garantem a melhora no atendimento, a começar pelo agendamento de consultar de forma fácil e prática, estreitando a relação entre médico e paciente.
Após conhecer as melhores práticas para sua recepção, é o momento de colocá-las em prática. Dessa forma, o médico pode oferecer um atendimento de qualidade ao paciente, elevando sua satisfação e contribuindo para o sucesso de sua clínica ou consultório.
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