Como fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios

Como fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios?

Cuidar da gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios médicos é essencial para garantir que essas instituições operem com lucro. Esse deve ser o mantra de todo profissional da área da saúde. 

De fato, esses profissionais devem tentar, prontamente, encontrar maneiras de melhorar a eficiência dos seus consultórios para não se depararem com um grande problema: não ganhar dinheiro suficiente para cobrir custos e permanecer de portas abertas. 

Aplicando boas técnicas de gestão, o seu consultório médico conseguirá ocupar um lugar de destaque no setor de cuidados com a saúde, permitindo que você possa cuidar dos seus pacientes por muitos e muitos anos. 

Para isso é preciso analisar o fluxo de caixa corretamente e ficar atento ao preenchimento da tabela TUSS. Também é preciso ter especial atenção ao emitir notas para evitar problemas futuros com as autoridades fiscais.

Quer saber mais sobre esse assunto? Nesse artigo explicaremos melhor como fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios de forma eficiente e garantir a longevidade da sua instituição médica. Vamos lá? Acompanhe!

O que é gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios?

O que é gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios?

Fazemos uma gestão financeira ao avaliar quanto do nosso salário será usado para pagar as despesas do mês e quanto poderá ser guardado para alguma emergência futura. 

Quando se trata da administração de um consultório médico, porém, é preciso considerar outros pontos como o fluxo de caixa e a movimentação de gasto de modo a fazer um planejamento mais seguro e resguardar a clínica contra problemas que possam ocorrer no futuro.

Nesse sentido, é importante observar que o controle financeiro precisa ser impecável, garantindo que as contas sejam pagas na data de vencimento e criando políticas eficientes para diminuir ou evitar a inadimplência. 

Quais as vantagens da gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios para o paciente?

Quais as vantagens da gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios para o paciente?

Uma gestão eficiente permite que pacientes e visitantes desfrutem de um atendimento mais organizado e voltado exclusivamente para os cuidados com a saúde.

Como isso é possível? Por meio da gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios será possível ter mais dinheiro em caixa para investir em uma internet mais rápida ou na instalação de um aparelho de ar-condicionado que seja mais econômico. Ou quem sabe em uma televisão maior para a sala de espera?

Como você sabe, a maioria dos pacientes vão em busca de cuidados médicos quando sentem algum desconforto físico ou estão angustiados. Para que essa pessoa se sinta de fato acolhida vale a pena investir na estrutura física do consultório apostando em uma decoração mais acolhedora e em móveis confortáveis e bonitos. 

Esse dinheiro extra também permitirá que a sua clínica médica invista em equipamentos de última geração, o que irá aprimorar a experiência dos pacientes. 

Pode-se dizer então que o gestor que, de fato, entender a importância da gestão financeira para o bem-estar dos pacientes será capaz de fazer a sua clínica médica se destacar na sua área de atuação, atendendo seus pacientes cada vez melhor. 

10 dicas para gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios

10 dicas para gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios

1. Faça o planejamento financeiro da sua clínica

A boa gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios médicos exige um bom planejamento. Faça o levantamento de todos os gastos do seu consultório, assim como a previsão dos recursos que deverão ser utilizados nos próximos meses.

Essa análise deve incluir todos os gastos da clínica médica, o que inclui o salários dos funcionários, contas de água e de luz e os gastos com material de escritório. Assinatura de revistas, itens de decoração e as bebidas que serão servidas aos pacientes também devem constar nessa lista.

Além disso, é preciso fazer um inventário no qual constem todos os insumos e materiais de escritório disponíveis. Esse documento também deve apresentar os itens que serão usados nos atendimentos dos próximos meses. 

Isso permitirá analisar o cenário financeiro atual da sua clínica médica. 

2. Trace metas e objetivos para a sua clínica médica

Ao fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios é preciso estabelecer estratégias e objetivos claros. 

Para isso, desenhe projeções de lucro para os próximos meses. Isso é de fundamental importância para que você saiba onde quer chegar. Afinal, tanta dedicação precisa ser recompensada, não é mesmo?

Em seguida verifique onde é possível reduzir custos e quais estratégias precisam ser implementadas para garantir que o seu objetivo seja alcançado. 

3. Analise os principais indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho são ferramentas de gestão que permitem analisar o resultado de processos e a saúde financeira da sua clínica médica. Esse recurso permite ainda identificar falhas que podem contribuir negativamente no crescimento do negócio.

Esse recurso é, portanto, fundamental ao fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios. O indicador de faturamento, por exemplo, mostra quanto a sua clínica médica lucrou com os atendimentos e com os procedimentos médicos que realizou.

Aqui vale observar que o valor obtido exclui os custos e outros gastos relativos aos atendimentos. Esse indicador permite avaliar, portanto, quais são os procedimentos médicos mais rentáveis e qual o ticket médio dos pacientes, entre outras coisas.

A par desses dados, o consultório poderá otimizar seus atendimentos, avaliar a variação da demanda por procedimentos médicos e se planejar melhor, o que garantirá que não tenha prejuízos.

4. Faça o fluxo de caixa corretamente

Como você sabe, o controle do fluxo de caixa é essencial para verificar se a sua clínica médica está dando lucro ou operando no vermelho, o que é fundamental para a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios.

Para isso, as receitas e despesas devem ser categorizadas e exibidas em relatórios que apresentem os valores recebidos , tanto de atendimentos particulares como os de convênios médicos.

Além disso, as despesas devem ser divididas entre fixas e variáveis. Vale destacar que esse relatório tem que apresentar todos os gastos da clínica, desde o valor gasto com material de escritório até a compra de máquinas e equipamentos. Deve exibir ainda as despesas do dia a dia e o salário dos funcionários.

Alguns softwares de gestão médica fazem tudo isso automaticamente, exibindo o fluxo de caixa dividido por categorias e permitindo a criação de lançamentos personalizáveis. A ferramenta também permite um maior controle das contas a pagar e a receber. Além disso, é possível contar com configuração de acessos separado para médicos e recepcionistas.

5. Analise o custo da sua hora de trabalho

Para determinar os valores das consultas e dos procedimentos médicos realizados na sua clínica médica é preciso saber o custo da hora clínica, outro aspecto fundamental para a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios. 

Para chegar a esse valor, basta dividir todas as despesas fixas da clínica como conta de água, conta de luz, salários pelas horas de atendimento.

Assim será possível descobrir quanto vale a sua hora de trabalho, o que permite determinar quanto cobrar dos pacientes. Esse cálculo, portanto, facilita a precificação dos procedimentos médicos de uma clínica médica.

Vale observar, que para definir o preço de uma consulta também é preciso considerar a margem de lucro que se deseja obter e o posicionamento da sua clínica médica no mercado.

6. Faça a projeção de gastos e lucros

Na hora de fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios também é preciso fazer uma projeção de gastos e lucros.

Isso significa que é preciso verificar quanto a sua clínica irá gastar e quanto irá lucrar nos próximos meses,. Isso permitirá guardar reservas que serão necessárias caso a receita diminua ou os gastos aumentem.

Demissão de funcionários e máquinas hospitalares com defeito estão entre as situações que podem afetar o caixa do consultório. Mas todas esses fatos devem ser previstos na gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios de modo a não prejudicar o atendimento médico prestado aos pacientes.

7. Fique atento a tabela TUSS

Ao fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios também é preciso ter cuidados com a tabela TUSS, que padroniza as nomenclaturas dos serviços médicos.

A tabela TUSS deve ser preenchida de forma correta para que a sua instituição de cuidados com a saúde não tenha problemas na hora de receber os valores devidos pelos planos de saúde, gerando as chamadas glosas.

Sistemas de gestão para clínicas e consultórios médicos agilizam esse processo garantindo que não hajam incorreções no preenchimento. 

8. Emita notas fiscais

A emissão de notas fiscais não pode ser negligenciada pelos profissionais da saúde e seu controle é fundamental para a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios.

Como você sabe, a emissão da nota fiscal formaliza os atendimentos realizados e evita que a sua clínica tenha problemas com a receita federal. Vale lembrar que muitos pacientes solicitam aos médicos esse documento para que deduzam o valor da consulta na sua declaração anual de imposto de renda.

9. Preste atenção aos impostos

Se você acabou de se formar e está montando o seu primeiro consultório médico deve ter algumas dúvidas sobre quais impostos pagar, não é mesmo? 

Essa é uma questão de fundamental importância uma vez que ao pagar tributos com atraso o seu consultório pode acabar tendo que gastar com multas e juros. De fato, um consultório médico pode optar por diferentes regimes tributários como o Lucro Presumido, o Lucro Real ou o Simples Nacional:

Lucro Presumido

No Lucro Presumido, os tributos devem ser calculados de acordo com uma margem de lucro específica, que varia de acordo com o ramo de atividade. É preciso recolher o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e a CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).

O Lucro Presumido apresenta uma tabela de tributação fixa, o que pode tornar essa opção pouco atrativa para clínicas médicas: se o lucro for menor do que o previsto o consultório irá pagar mais imposto do que o necessário.

Lucro Real

O Lucro Real é calculado sobre o lucro líquido obtido pela clínica médica durante o exercício fiscal. 

Ao optar por esse regime tributário é preciso verificar o lucro que servirá de base para o cálculo do IRPJ e a CSLL. Os encargos a serem pagos podem aumentar ou diminuir conforme o período. Além disso, a clínica será dispensada do pagamento de tributos caso tenha prejuízo no exercício fiscal apurado.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário que reúne tributos como o IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, COFINS, IPI, ICMS, ISS e CPP em um único cálculo, o que facilita a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios médicos.

Nesse caso, para calcular o imposto a ser pago é preciso usar a tabela do Simples Nacional e verificar a alíquota, que varia de acordo com a renda bruta de cada contribuinte fiscal. 

Além disso, o médico pode optar em trabalhar como pessoa física. Nesse caso, é possível deduzir determinadas despesas como o salário dos funcionários, os gastos voltados à manutenção da clínica médica e os gastos com materiais utilizados nos procedimentos médicos.

Impostos a serem recolhidos por uma clínica médica

Uma clínica médica precisa recolher os seguintes impostos:

  • CLSS e a COFINS, contribuição que incide sobre a receita bruta e apresenta alíquota definida na legislação. Empresas optantes pelo Lucro Presumido, por exemplo, pagam alíquota de 3% sobre o faturamento;
  • ISS, Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza e pode variar entre 2 a 5%, dependendo do município;
  • INSS, Instituto Nacional do Seguro Social;
  • PIS, Programa de Integração Social;
  • IRPJ, no caso de pessoas jurídicas.

É preciso ficar atento! Muitas vezes o consultório é automaticamente enquadrado em outro regime quando o faturamento anual é alterado.

Se você não se sentir seguro sobre qual regime é o melhor para a sua clínica médica, peça ajuda a um contador especializado na área da saúde.

10. Sistema de gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios

Um sistema de gestão para consultórios médicos tornará a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios muito mais simples.

Como profissional da área médica, você sabe a importância da detecção precoce dos problemas de saúde dos pacientes. O mesmo conceito se aplica à saúde financeira da sua clínica médica. A melhor maneira de evitar problemas financeiros é monitorar os principais aspectos do desempenho da sua prática e tomar medidas corretivas imediatas assim que se observar quedas na lucratividade.

Um bom sistema de gestão conta com ferramentas ideais para a administração de uma clínica médica, como fluxo de caixa, relatórios financeiros simplificados e controle de contas a pagar e a receber.

Como se pode ver, a gestão administrativa e financeira envolve a análise de diversos fatores como o fluxo de caixa e a escolha do modelo de tributação mais adequado para a sua clínica médica.

Para lidar com todos esses elementos de forma eficiente, invista em um sistema médico com uma gestão financeira que torne o seu dia a dia mais simples e eficiente.

Dessa maneira, é possível ter uma visão mais ampla de todo o setor financeiro, o que facilita a tomada de decisão pelo setor estratégico da clínica. Além disso, também é possível ter um melhor controle das contas a receber, podendo, inclusive, identificar quais pacientes se encontram inadimplentes, o que permite criar estratégias para sanar esse problema.

Agora que você já sabe como fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios médicos aproveite para descobrir se existe diferença entre o eletrônico e o digital?

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