Como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção?

Como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção?

Descobrir como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção é fundamental para garantir o sucesso de uma clínica médica e, com o surgimento de ferramentas digitais, esse processo tornou-se muito mais simples.

Alguns softwares médicos, por exemplo, contam com sistema de gerenciamento de filas – ferramenta fundamental para a organização de um consultório médico uma vez que muitos pacientes associam o tempo de espera e de permanência na antessala do consultório com a qualidade do serviço que será prestado. 

Softwares de gestão médica contam ainda com ferramentas como o prontuário eletrônico do paciente que substitui os arquivos de papel, elimina erros de escrita e evita problemas de legibilidade. A ferramenta também conta com lembretes automáticos de consultas e agenda eletrônica que permite otimizar a rotina de trabalho de cada profissional da clínica médica.

Além disso, ao investir em como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção é preciso treinar os funcionários e estipular métricas capazes de indicar pontos que precisam ser melhorados nos processos da sua clínica médica.

Quer saber mais sobre o assunto? Nesse post vamos dar algumas dicas de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção. Vamos lá? Acompanhe!

Como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção

Como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção

Foque na organização do espaço

Uma dica de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção da clínica médica diz respeito a organização do espaço. 

Sim, infelizmente seus pacientes precisam esperar algum tempo para serem atendidos. No entanto, é preciso tornar a experiência de todos mais agradável. Como? Decore o espaço com poltronas de dois lugares, cadeiras individuais ou sofás para três pessoas. 

Na verdade, cadeiras e sofás pequenos são ideais para a sala de espera de uma clínica médica uma vez que esses móveis podem abrigar um casal, uma família ou, até mesmo, um único paciente com bastante conforto. 

Já as cadeiras individuais devem ser organizadas a uma certa distância umas das outras ou agrupadas aos pares de modo a proporcionar certa privacidade aos pacientes. 

Também é importante oferecer aos pacientes o acesso a jornais, livros e revistas. Claro, a maioria das pessoas que aguarda pelo atendimento passará o tempo acessando as suas redes sociais. Por isso, é essencial que a sua clínica conte com internet via wifi.

Além disso, a sala de espera precisa exibir uma decoração interessante. Pinte murais nas paredes ou exiba telas de paisagens, o que permitirá que os pacientes se sintam mais relaxados. O espaço pode, ainda, ter uma televisão ligada no volume mínimo ou música ambiente, também em volume baixo.

Outra dica de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção é organizar as tarefas que serão realizadas ao longo do dia.

Para isso verifique quantos pacientes serão atendidos e quais procedimentos serão realizados, o que vale tanto para os profissionais que trabalham na recepção como para os médicos, que assim podem preparar o seu dia com antecedência, o que evitará atrasos. 

Aposte em novas tecnologias

Outra dica de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção: conte com o suporte de um software de gestão desenvolvido especificamente para a área da saúde. 

Essa ferramenta é de fundamental importância para garantir um atendimento eficiente, otimizar dados, garantir a segurança dos dados pessoais dos pacientes e diminuir erros no preenchimento dos prontuários, o que aumenta a produtividade. Em geral, um sistema de gestão médico conta com duas funcionalidades essenciais:

Agenda automatizada

Além de saber como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção quer otimizar a comunicação do seu consultório?

A agenda eletrônica facilita o controle dos atendimentos: a ferramenta conta com o envio automático de lembretes um dia antes da consulta e com atualização online visível no celular, tablet ou notebook do médico.

O envio de consultas é feito via SMS ou e-mail e o status é automaticamente alterado na agenda do profissional para confirmado ou cancelado, conforme o caso.

Pesquisas recentes mostram que lembretes de consultas diminuem em até 30% a taxa de não comparecimento dos pacientes à consulta. Esse recurso possui baixo custo de envio e não consome tempo da sua equipe de trabalho.

Avisos automáticos possuem alta taxa de leitura, já que a maioria dos pacientes acessa seu e-mail muitas vezes ao dia. 

Vale lembrar que lembretes automáticos de consulta são capazes de otimizar a agenda do profissional, evitando problemas como atrasos, cancelamentos e horários vagos, o que melhorará o desempenho geral do consultório e garantirá que os casos de urgência sejam atendidos mais rapidamente, sem atrapalhar a rotina de médicos e pacientes.

Boa maneira de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção, não é mesmo? 

Prontuário eletrônico

Outra forma de como controlar o tempo de espera nos pacientes na recepção é apostando no prontuário eletrônico. A ferramenta substitui os antigos arquivos de papel e se destaca por tornar o atendimento mais eficiente, melhorando a visualização e a organização de informações sobre o estado de saúde dos pacientes.

Como você sabe, os prontuários dos pacientes devem ser arquivados por, pelo menos, 20 anos. Com a modernização da clínica, o espaço antes utilizado para guardar arquivos e exames dos pacientes pode ser utilizado para algo mais produtivo como um novo consultório ou uma sala de espera mais ampla e moderna. 

Além de economizar espaço, o dinheiro gasto com papel e material de escritório poderá ser realocado em outra área da clínica. Dessa forma é possível economizar ao investir em uma ferramenta que contribui para o processo de fidelização dos pacientes e para a preservação do meio ambiente.

Vale destacar que como os prontuários são acessados por meio de um software médico armazenado na nuvem todos os dados médicos e informações pessoais dos pacientes estarão protegidos contra acidentes, extravios ou roubos.

Como funciona essa tecnologia? Softwares de gestão médicos na nuvem funcionam de forma semelhante ao Facebook, o Twitter e o Instagram: é possível acessar a sua conta nessas plataformas por meio de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet e, mesmo que seu notebook quebre, a sua conta e os dados nela constantes não serão afetados.

O prontuário eletrônico permite, portanto, o acesso a informações dos pacientes em qualquer horário e em qualquer dia, basta ter em mãos um tablet ou smartphone, o que facilita o atendimento médico de urgência, a consulta de resultados de exames e a emissão de segundas vias de receitas.

A ferramenta permite registrar informações sobre o estado de saúde dos pacientes por meio de textos, vídeos, imagens e até mesmo em por áudio. Vale ressaltar que é possível buscar pacientes por nome, data, queixa ou pelo tratamento realizado.

O prontuário eletrônico centraliza todas as informações referentes a saúde dos pacientes, o que permite uma análise muito mais profunda e precisa por meio da análise de laudos médicos, resultados de exames e acompanhamento de tratamentos realizados.

Além de manter os arquivos seguros, essa integração reduz o tempo de atendimento ao eliminar a necessidade de repetir sempre as mesmas perguntas ou ter que procurar resultados de exames em diferentes arquivos ou pastas.

Preste especial atenção ao fluxo de pacientes

Outra dica importante de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção da sua clínica médica: é fundamental saber o horário das consultas e como funciona o fluxo de pacientes.

Para isso é preciso saber o tempo médio de cada atendimento e considerar, ainda, uma “margem de segurança” para imprevistos como o atraso do profissional que irá realizar o atendimento ou a demora do paciente em uma consulta.

Esse controle garantirá que a recepcionista esteja sempre informada sobre o fluxo de pacientes, permitindo informar a todos que aguardam sobre a previsão para o próximo atendimento, o que garantirá que eles se sintam mais seguros.

Vale destacar que alguns software de gestão médica exibem a visão da recepção em tempo real permitindo acompanhar toda a movimentação da fila de espera. A ferramenta permite ainda conferir desistências e cancelamentos e acompanhar de cada pacientes na recepção. 

O recurso também permite que médicos e outros profissionais da saúde de comuniquem diretamente com a recepcionista, de modo a otimizar o atendimento.

Interessante esse recursos de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção, não é mesmo? 

Invista no treinamento do pessoal

Outra maneira de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção e garantir um bom atendimento é treinando a equipe de trabalho – como as recepcionistas são o cartão de visitas da sua clínica médica é preciso garantir uma boa primeira impressão e para isso a capacitação é fundamental.

Além disso, procure por pessoas que gostem de trabalhar com o público, o que facilitará o processo. O treinamento dos profissionais da recepção garantirá a melhoria do atendimento e a satisfação dos pacientes. Comece oferendo cursos gratuitos e treine o pessoal sobre todas as funcionalidades oferecidas pelo software médico usado na sua clínica. 

Médicos e demais profissionais da clínica também precisam conhecer os objetivos e as políticas adotadas pela instituição de cuidados com a saúde na qual trabalham.

Estipule métricas e acompanhe os resultados

Outra maneira de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção é analisando métricas como:

  • O problema do paciente é resolvido na primeira ligação?
  • Por quanto tempo o paciente espera para ser atendido?
  • Qual o tempo mínimo para atender os pacientes?
  • Qual o tempo médio de uma consulta?

Esses indicadores permitem verificar gargalos e estimulam a melhoria de todos os procedimentos realizados pela recepção da sua clínica médica.

Claro, todos esses índices devem ser acompanhados, o que permitirá verificar se, de fato, eles estão sendo cumpridos. O monitoramento também permite verificar o que está funcionando e quais procedimentos precisam ser melhorados.

Aposte em atendimentos humanizados

O debate do atendimento humanizado ganhou força à medida que novas tecnologias vêm sendo usadas em clínicas e consultórios médicos. Procedimentos automatizados e instituições médicas maiores e mais complexas também contribuem para ideia de que inovações médicas tornam a relação médico-paciente mais objetiva, e portanto, mais fria.

No entanto, o que ocorre é justamente o oposto.

Ao usar novas tecnologias e adotar políticas de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção a sua clínica estará investindo na humanização do atendimento médico.

Afinal, pacientes satisfeitos espalham sua satisfação entre amigos e parentes, portanto, a sua experiência deve ser a melhor possível. Estabeleça uma relação amigável, escute suas queixas e esclareça todas as suas dúvidas com calma, usando uma linguagem simples.

Como o prontuário eletrônico é preenchido rapidamente e sem erros o médico poderá dedicar mais tempo para solucionar os problemas do paciente que chegou ao seu consultório em busca de cuidados para a sua saúde.

Não deixe de fazer pesquisas de satisfação

Outra forma de como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção de forma eficiente diz respeito a realização de pesquisas de satisfação.

Esse procedimento deve analisar a opinião dos pacientes com o atendimento prestado pelos funcionários da recepção e pelos médicos. A pesquisa de satisfação também é capaz de analisar a opinião dos usuários com a estrutura da clínica e com qualquer outro ativo capaz de interferir na qualidade dos serviços médicos prestados.

Essas pesquisas devem ser simples e intuitivas, contribuindo para que os pacientes sintam que fazem parte do processo de melhoria do consultório e estreitem a sua relação com os profissionais da saúde envolvidos nos cuidados com a sua saúde.

Aqui a dica é: não desperdice as informações obtidas com essa ferramenta. Use-a para estudar e identificar pontos que precisam ser melhorados e procedimentos que precisem ser substituídos ou modernizados.

Vale lembrar as opiniões variam de pessoa para pessoa e podem ser amplificados de acordo com a experiência vivida por cada uma.

No entanto, se determinado procedimento é visto de forma negativa por muitas pacientes, gerando muitas reclamações, ele deve ser revisto e melhorado, de modo a não comprometer o bem-estar dos seus pacientes.

Estabeleça ações de pós-consulta

Ações pós-consulta são fundamentais para garantir o crescimento sustentável de uma clínica médica. Além disso, esse procedimento fará com os pacientes se sintam bem cuidados e satisfeitos.

Portanto, é fundamental que a equipe de trabalho da sua clínica médica estabeleça contatos periódicos com seus pacientes para saber como anda a sua saúde e para lembrar que se já se passou um ano desde a última consulta.

Ações de pós-consulta são fundamentais no processo de como controlar o tempo de espera dos pacientes, diminuindo erros e evitando que os responsáveis pela recepção se sintam sobrecarregados.

Ao focar em como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção é preciso contar com a ajuda de softwares médicos.

Essa ferramenta elimina processos lentos e burocráticos, capazes de tomar muito tempo da equipe que trabalha na recepção. A administração eficiente do tempo é fundamental para garantir o sucesso de uma clínica médica, garante a satisfação dos usuários e um atendimento de qualidade.

Agora que você já sabe como controlar o tempo de espera dos pacientes na recepção da sua clínica médica, que tal descobrir como superar o desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente?

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