9 dicas para manter a sua agenda médica organizada

9 dicas para manter a sua agenda médica organizada

Manter a agenda médica organizada é fundamental para garantir que o seu consultório médico opere com eficiência e ofereça o melhor atendimento aos seus pacientes. Para isso, é preciso minimizar problemas que podem afetar o trabalho do médico e da sua equipe. 

Quantas vezes os seus pacientes já faltaram sem avisar, esvaziando a sua agenda de uma hora para outra? Você já teve um dia de trabalho estressante devido a uma agenda superlotada?

Já teve dificuldade de analisar dados ou exames dos pacientes que estavam espalhados por diferentes arquivos? Precisa telefonar para a sua secretária para desmarcar uma consulta ou mudar o horário de um atendimento?

Bom, não existe uma fórmula mágica para solucionar todos esses problemas, no entanto, há algumas coisas que você pode fazer para que sua a agenda permaneça fluida. Isso  reduzirá o estresse do consultório ao mínimo e garantirá que o tempo de espera de cada paciente fique dentro do razoável.

Nesse post daremos algumas dicas de como manter a agenda médica organizada a otimizar a sua rotina de trabalho. Vamos lá? Acompanhe!

9 Dicas para manter a sua agenda médica organizada

9 Dicas para manter a sua agenda médica organizada

1. Fique atento a sua rotina de trabalho

Para manter a sua agenda médica organizada é preciso conhecer a sua rotina de trabalho a fundo. Entender quais são as suas necessidades diárias permitirá descobrir qual solução é a mais adequada para o seu consultório.

Quanto tempo você gasta para atender cada um dos seus pacientes? Responder a essa pergunta torna possível calcular quantos atendimentos você pode realizar em um dia de trabalho.

Definir o tempo médio de cada atendimento evitará que os pacientes tenham que aguardar muito tempo na sala de espera, eliminando o stress e a correria gerados por uma agenda mal organizada.

Além disso, é preciso diferenciar a duração de procedimentos, retornos e primeiras consultas, já que, em geral, retornos são mais rápidos uma vez que, nesse caso, os sintomas já foram identificados e só é preciso confirmar ou descartar o diagnóstico.

Para manter a sua agenda médica organizada também é preciso estar atento a sua rotina profissional e observar fatores como:

  • Você precisa de muito tempo para organizar o seu material de trabalho antes do primeiro atendimento? Precisa reorganizar o seu material após cada consulta?
  • Gasta muito tempo se deslocando entre uma clínica e outra?
  • Precisa de pausa entre os atendimentos?
  • Trabalha em mais de um hospital?

Todas essas perguntas devem ser respondidas para que a sua agenda se adéque as suas necessidades e torne o seu dia a dia mais dinâmico e eficiente.

2. Aposte na agenda eletrônica

Quer outra dica de como manter a agenda médica organizada? Para isso, vale a pena discutir as vantagens e desvantagens de substituir a agenda de papel por soluções tecnológicas. 

Qual é a opção é a mais adequada para a sua realidade de trabalho e para o sucesso da sua clínica? Claro, se você continuar usando a agenda de papel não será preciso mudar sua rotina e nem treinar a sua equipe de trabalho para operar novas ferramentas.

No entanto, essa é uma das únicas vantagens da agenda de papel: essa é uma ferramenta pouco flexível, que pode fazer com que você perca dados dos pacientes, tempo e, é claro, dinheiro.

Por quê?

Ao usar a agenda de papel não há como marcar tempos diferentes para cada atendimento e muitas informações sobre os pacientes acabam sendo deixadas de lado, o que pode tornar o atendimento na recepção mais lento e prejudicar o bom relacionamento da sua clínica com os pacientes.

Como você sabe, esse não é o cenário ideal.

Uma clínica médica precisa ter flexibilidade para lidar com as mais diversas demandas já que o fluxo de pacientes atendidos pode mudar de uma hora para outra.

Nesse caso, se a agenda não estiver sobre controle, a sua equipe terá muito trabalho para atender os pacientes que aguardam, encaixar casos de urgência e ainda atender a ligações telefônicas. 

Já a um software de gestão com agenda eletrônica oferece muitos benefícios para você, para sua equipe de trabalho e para os seus pacientes. A ferramenta permite automatizar a divisão de horários, organizando melhor o horário de cada procedimento realizado.

Além de agilizar a fila de espera dos pacientes na recepção a ferramenta torna mais fácil consultar os dados dos pacientes como prescrições, histórico médico e outras informações que podem ser utilizadas para agilizar o atendimento.

A agenda eletrônica elimina a necessidade de arquivar um grande volume de fichas e documentos de papel, o que permitirá que o espaço antes utilizado para guardar dados dos pacientes sejam utilizados para promover o seu bem-estar, ampliando a sala de recepção ou o consultório médico, por exemplo.

E como o acesso a todos os dados dos pacientes podem ser visualizados com apenas alguns cliques, o atendimento se tornará mais dinâmico com todas as informações necessárias ao atendimento visualizadas em uma única plataforma.

3. Envie lembretes de confirmação de consultas para os seus pacientes

Outra dica de como manter a sua agenda médica organizada e evitar atrasos, trocas de horário ou que os pacientes faltem a consulta é usar ferramentas de lembretes automáticos.

Funciona assim: o software de gestão médica envia mensagens personalizadas automaticamente para os seus pacientes por e-mail confirmando a consulta. Além de manter a agenda médica organizada essa ferramenta aumenta o giro do consultório, permitindo preencher rapidamente os horários vagos.

Ao usar ferramentas de lembrete automático de consultas será possível, ainda, reduzir custos com ligações telefônicas e liberar a linha para que os pacientes tirem dúvidas ou marque um horário para o atendimento. 

Além de facilitar o trabalho na recepção, o lembrete automático de consultas agrada aos pacientes que são lembrados do seu compromisso de forma pouco invasiva e podem responder o e-mail quando julgarem mais conveniente.

4. Consulte sua agenda médica organizada de qualquer lugar

Você precisa ligar para a sua secretária para consultar seus horários ou fazer alguma alteração? Isso pode ser um grande problema caso surja algum imprevisto e não seja possível telefonar para avisar.

Esses imprevistos podem deixar a secretária sobrecarregada e os pacientes insatisfeitos. No entanto, esse problema tem fácil solução: a agenda eletrônica pode ser acessada de qualquer lugar seja indo para o trabalho seja no intervalo entre um atendimento e outro.

A ferramenta pode ser acessada por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, o que facilita a comunicação entre o médico e a sua equipe de trabalho.

O acesso remoto permite ainda que o profissional da área da saúde consulte a sua agenda e se prepare com antecedência para realizar um determinado procedimento.

Além de manter a agenda médica organizada, a ferramenta permite que a secretária controle a agenda de todos os profissionais da clínica em uma única plataforma, o que descomplica o processo de marcação de consultas e evita que informações relevantes sobre os pacientes se percam.

5. Otimize a rotina da sua equipe de trabalho

Um software de gestão médica, além de manter a agenda médica organizada, permite que o seu consultório corte custos. Como?

A ferramenta permite que toda a sua equipe de trabalho tenha mais tempo para realizar tarefas importantes para o sucesso de um consultório como recepcionar pacientes, esclarecer dúvidas dos visitantes, atender telefonemas, organizar a sala de exames e pôr em ordem os equipamentos que serão utilizados pelo médico. 

Além disso, a equipe terá mais tempo disponível para solucionar questões práticas e pendências administrativas. Tudo isso irá otimizar o tempo do atendimento e garantirá que pacientes e acompanhantes fiquem mais satisfeitos com os cuidados recebidos.

6. Conheça seus pacientes

Uma maneira de evitar que seus pacientes faltem a consulta é conhecendo-os melhor.

Ao estabelecer uma relação de confiança e reciprocidade seus pacientes entenderão que, assim como o médico, ele deve ser comprometer com o seu tratamento e deve comparecer às consultas.

Uma agenda médica organizada também permitirá que se conheça mais detalhadamente os seus pacientes. A ferramenta conta com relatórios de comportamento que permitem verificar quantas vezes um paciente já faltou a uma consulta.

Se esse comportamento for recorrente, além da confirmação automática, a sua secretária poderá telefonar para o paciente e confirmar a consulta com antecedência.

A ferramenta permite verificar ainda quais pacientes precisam retornar a clínica médica para realizar consultas regulares, o que manterá a sua agenda constantemente cheia.

Esse sistema pode fazer com que os pacientes que não agendam consultas regulares há anos voltem a se consultar, para isso, basta que a sua secretária entre em contato informando que é hora de agendar uma consulta.

7. Unifique a agenda de trabalho dos profissionais da sua clínica médica

A sua clínica médica tem muitos profissionais que atendem a diferentes especialidades? Nesse caso, o ideal é unificar os agendamentos de todos os médicos.

Além de manter a agenda médica organizada essa medida tornará o trabalho da recepção mais simples e garantirá que o atendimento dos pacientes seja mais rápido.

O software de gestão possibilita o fácil compartilhamento de dados e o controle da rotina de diferentes profissionais  o que tornará o dia a dia de todos muito mais prático. Para ter acesso à agenda eletrônica é preciso ter login e senha, o que garante a segurança dos dados do paciente e o controle das atividades de todos os colaboradores da sua clínica médica.

8. Gere relatórios e otimize a gestão financeira da sua clínica médica

Manter a agenda médica também passa pela gestão financeira da clínica médica.

Para isso é preciso saber o número de pacientes atendidos a cada semana assim como os procedimentos mais comuns. Além disso, é preciso conhecer quais convênios são os mais lucrativos e quais oferecem menos retorno.

Um software de gestão com agenda eletrônica integrada permitirá que o seu consultório tenha uma visão clara do que gera mais lucro para o seu consultório evitando que você concentre seus esforços em procedimentos que não trazem o retorno esperado.

O sistema de agenda eletrônica gera relatórios automáticos que permitem analisar quais pontos precisam ser melhorados como o tempo despendido em cada consulta ou ao número de pacientes que não comparem a consulta, por exemplo.

9. Controle o tempo do atendimento

Além de verificar o tempo gasto com cada atendimento, para manter a agenda médica organizada é preciso que o horário estipulado para o fim da consulta seja cumprido. Claro, isso é preciso ser feito de forma profissional.

Muitos profissionais atrasam toda a sua agenda de trabalho ao permitir que o tempo do atendimento se estenda além do programado. Claro, é preciso ouvir tudo o que o paciente tem a dizer, no entanto, o atendimento deve ser conciso e objetivo já que há outras pessoas aguardando para serem atendidas.

O processo de iniciar e terminar o atendimento no horário estipulado requer disciplina, mas é fundamental quando se deseja garantir que o seu tempo seja melhor aproveitado e que seja possível atender o primeiro e o último paciente da mesma maneira.

Além disso, ter horários bem definidos proporcionará uma melhor qualidade de vida e trará resultados positivos tanto a curto quanto a longo prazo, evitando, que você trabalhe até mais tarde para cumprir toda a sua agenda de trabalho.

O funcionamento de toda clínica médica pode ser aprimorado – há muitas maneiras de aumentar a sua eficiência e otimizar seus processos de trabalho.

Uma agenda médica organizada exige que você conheça a sua rotina e saiba quanto tempo gasta em cada procedimento realizado.

Uma ferramenta de gestão médica com agenda eletrônica permite agendar pacientes com mais facilidade e facilita o dia a dia da equipe de trabalho, que assim pode se dedicar a resolução de problemas administrativos da clínica.

Além disso, o software conta com relatórios de comportamento, que permitem verificar quais pacientes precisam retornar ao consultório para um exame de rotina e quais precisam dar continuidade ao seu tratamento médico.

Isso garantirá que a sua agenda permaneça fluída e fará com que seus pacientes se sintam mais acolhidos e bem cuidados.

Agora que você já sabe como manter a sua agenda médica organizada aproveite para descobrir como fazer a gestão administrativa e financeira de clínicas e consultórios?

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