A produtividade é importante em qualquer setor. No entanto, é particularmente essencial nas organizações de saúde, pois estas lidam com um volume de trabalho que cresce constantemente. No caso dos consultórios médicos, além da rotina ligada à saúde, nós temos aspectos que envolvem outras áreas, como a administração, as finanças e o marketing.
Esses setores costumam representar uma dor de cabeça para os profissionais que, além da formação médica, são empreendedores em seus consultórios e clínicas médicas. Na faculdade, aprende-se sobre o corpo humano, as doenças e os tratamentos, mas o empreendedorismo costuma ficar de fora. Por isso, são esses os profissionais que mais precisam aplicar os conceitos de gestão no dia a dia.
Continue a leitura e saiba por que a produtividade é essencial para o seu consultório médico. Acompanhe!
Mantém um fluxo de caixa atualizado
Não ter uma ferramenta de controle das finanças faz com que o consultório seja gerenciado sem rumo. A falta de manutenção de um fluxo de caixa atualizado é um dos erros mais comuns entre profissionais da saúde que são empreendedores. Trata-se de uma ferramenta que soluciona problemas de rentabilidade e administração financeira.
O controle que possibilita o fluxo de caixa pode ser feito com o auxílio de uma planilha, registrando todas as transações financeiras da clínica ou consultório, tanto de entrada quanto de saída. Esse registro permite identificar, por exemplo, informações como os seus principais custos e os procedimentos que oferecem uma maior rentabilidade. O controle diário permite também que seja feita uma previsão futura sobre a saúde financeira e o momento certo de investir na clínica.
Faz uma gestão de qualidade da agenda
A clínica médica que é gerida com produtividade consegue fazer mais com menos custo e tempo, sem que isso impacte em perdas na qualidade de suas ações. Nesse caso, um dos segredos da alta produtividade se encontra na gestão da agenda de consultas e exames. Os pacientes desejam rapidez no agendamento, enquanto os profissionais necessitam gerenciar as faltas e os encaixes.
Por mais que esse pareça ser um trabalho simples, saiba que não é. O agendamento de consultas e exames é, em muitos casos, realizado por profissionais que têm outras responsabilidades. Isso torna a gestão da agenda menos eficiente do que deveria ser. Portanto, existe a necessidade de integrar esse processo com ferramentas tecnológicas que abram novos canais de comunicação com os pacientes.
Depender unicamente de uma agenda de papel não parece ser uma solução eficaz. Atualmente, as pessoas demandam das empresas mais rapidez e praticidade em suas ações. Logo, a disponibilização de uma agenda digital otimiza as marcações e permite a melhor organização dos encaixes e consultas que serão realizadas durante o dia, a semana ou o mês.
Além disso, é muito mais prático para os médicos e secretárias visualizarem todos os compromissos em uma única tela.
Garante um ambiente físico confortável e funcional
Alcançar altos níveis de produtividade requer organização no local de trabalho. Por isso, a fim de manter a equipe sempre produtiva, você deve promover melhorias no ambiente físico para torná-lo confortável e funcional — desde a sala de espera aos consultórios em que os atendimentos são realizados. Providencie, por exemplo, armários para que todos os recursos materiais e documentações sejam guardados.
Nas prateleiras, portas e gavetas, etiquetas de identificação podem ser utilizadas para facilitar a busca por materiais e documentos específicos. Já os dados clínicos devem ser, preferencialmente, armazenados em um software de gestão. Isso permite a visualização deles com mais rapidez, por mais de um profissional — algo importante quando a clínica conta com duas ou mais especialidades que podem se interligar.
Possibilita uma rotina sempre planejada
Somente com um bom planejamento torna-se possível obter resultados expressivos no dia a dia da clínica ou consultório. A rotina planejada influencia muito no ritmo de trabalho, oferecendo a produtividade necessária para o sucesso do empreendimento. Por mais intenso que seja esse ritmo, saiba que é possível manter uma rotina associada às atividades básicas.
Comece pela identificação de todos os processos básicos e o tempo gasto para a execução de cada um. Faça um mapeamento em todas as áreas da clínica para se certificar de que nenhum fique de fora. Liste-os e combine os prazos com as equipes, possibilitando que cada funcionário saiba o que deve ser feito no dia e mantenha um ritmo de trabalho organizado e padronizado. Isso evita o esquecimento dos procedimentos.
Otimiza os processos e eleva o nível de eficiência
Já que existe uma relação entre o planejamento e os processos da clínica médica, entendemos que a otimização deles eleva o nível de eficiência. Complementando o tópico anterior, aproveite o mapeamento que foi feito para identificar, por exemplo, os possíveis gargalos na rotina.
Elimine os processos que são desnecessários ao funcionamento do consultório, pois eles ocupam uma boa parte do tempo da equipe e atrasam aquelas tarefas que são consideradas mais importantes.
Otimize os processos que são indispensáveis para a clínica médica, como o agendamento das consultas e exames, o pagamento de contas, o atendimento aos pacientes e a administração do estoque de material de trabalho. Para tal, automatize as atividades básicas por meio de um software de gestão. Assim, você garante mais qualidade e agilidade na execução, ganhando também uma redução nos custos.
Aumenta o nível de conhecimento da equipe
Uma equipe produtiva pode realizar um trabalho acima da média. Nesse contexto, a produtividade está relacionada ao conhecimento que a sua equipe tem sobre as próprias funções. Obviamente que eles receberam diversas informações na faculdade e demais formações, porém o conhecimento é constantemente renovado.
Isso significa que você, para alcançar um excelente nível de produtividade em seu consultório, deve estimular o aprendizado contínuo entre a sua equipe. Ofereça treinamentos e cursos de capacitação. Faça parcerias com instituições de ensino e consiga descontos para promover o desenvolvimento dos profissionais que trabalham com você.
Os profissionais que são capacitados tomam iniciativa com mais frequência, sem a necessidade de receber ordens. Eles também são mais preparados para as situações de conflito, sendo eficazes em suas ações.
Além do conhecimento técnico, extremamente necessário na área da saúde, você deve promover o crescimento pessoal. Os aspectos comportamentais também devem ser trabalhados, pois, na área da saúde é comum lidar com as pessoas e suas vidas — o que requer um atendimento humanizado.
E aí, gostou das dicas? Então, curta a nossa página no Facebook e fique por dentro de outros conteúdos para otimizar a gestão de clínicas e consultórios médicos.
