Como montar um consultório em casa?

Qual médico não quer saber como montar um consultório em casa e ver seu negócio funcionando com mais eficiência? Afinal, uma clínica bem administrada geralmente significa aumento da receita e pacientes mais felizes e saudáveis.

No passado, os fornecedores dependiam de contratação inteligente e funcionários organizados para garantir que suas práticas funcionassem sem problemas.

Mas hoje, é necessária uma combinação cuidadosa de tecnologia baseada em soluções e ótimos profissionais de saúde para realmente tornar seu consultório médico mais produtivo, sem sacrificar a qualidade do atendimento e a experiência do paciente.

Por isso, se você quer saber mais sobre como montar um consultório em casa? Confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!

10 dicas sobre como montar um consultório em casa

De melhores equipamentos a agendamento de consultas online, continue lendo para descobrir como montar um consultório em casa e maneiras comprovadas de aumentar a eficiência de sua prática médica.

1. Utilize o agendamento online

Talvez não haja maneira melhor de diminuir a carga de trabalho de sua equipe administrativa do que com a funcionalidade de agendamento on-line 24 horas por dia, 7 dias por semana. Veja como um simples botão para “agendar uma consulta” pode agilizar as operações de sua recepção:

• Sua equipe administrativa, que não atende mais ligações a cada minuto do dia, pode se concentrar em outras tarefas e ajudar os pacientes que estão fisicamente no consultório;
• Seus pacientes que precisam ligar para o consultório para fazer perguntas importantes têm pouco ou nenhum tempo de espera porque os telefones não tocam fora do gancho com solicitações de consulta;
• A equipe da recepção não precisa se preocupar com erros de agendamento ou com pacientes em busca de consulta que ligam depois do expediente ou durante o almoço

Como um bônus adicional, você provavelmente descobrirá que atrai novos pacientes jovens com esse recurso. Por quê? Bem, muitos deles não gostam de falar ao telefone. Eles se sentirão confiantes em agendar seus compromissos sem ter que dizer uma palavra.

Outro benefício: você marcará novos pacientes 24 horas por dia e manterá os pacientes que retornam ativos. Em uma era de gratificação instantânea, muitos pacientes não querem esperar pelo que querem ou precisam. Se eles tiverem que esperar até de manhã para reservar um horário, podem acabar escolhendo outro profissional que ofereça agendamentos instantâneos.

O agendamento online não é algo para colocar na sua lista de desejos para o próximo ano. Implemente-o o mais rápido possível!

2. Forneça lembretes e confirmações por e-mail

Se você vai oferecer agendamento online, então você já está se comprometendo a reduzir drasticamente o tempo perdido no telefone pela equipe de recepção.

Por que não ir mais longe e realmente se comprometer a aumentar a produtividade adicionando lembretes automatizados de compromissos?

Embora cada integração seja diferente, veja como esses lembretes automatizados geralmente funcionam:

• Ao marcar uma consulta online, um paciente fornece um número de telefone celular ou endereço de e-mail;
• Poucos dias antes da consulta, uma mensagem é enviada para essa paciente solicitando que ele confirme sua presença, respondendo ao e-mail ou mensagem com uma resposta de uma palavra como “sim” ou “não”;
• Se o paciente confirmar, um segundo lembrete automático é enviado com detalhes personalizados sobre pagamentos, estacionamento, identificação com foto e assim por diante;
• Se o paciente cancelar, um link para reagendar online será fornecido;
• Cerca de 24 horas antes da consulta, os pacientes confirmados recebem um lembrete final. Os benefícios dessa comunicação automatizada são enormes!

Em primeiro lugar, faz com que seus funcionários desliguem o telefone e voltem ao trabalho. Só isso já torna a mudança para lembretes automatizados de compromissos uma tarefa óbvia. Aqueles dias de etiqueta telefônica cara e ineficiente acabaram. Muitos pacientes estão no trabalho ou ocupados com os filhos quando a recepção liga para confirmar uma consulta. Seu recepcionista pode ter que ligar duas ou três vezes antes de falar com alguém. Isso é uma perda de tempo.

E em segundo lugar, lembre-se, isso não é apenas útil para a sua prática. Seus pacientes também ficarão felizes por você ter feito a troca. A maioria das pessoas prefere mensagens de texto a chamadas de voz de qualquer maneira! Eles podem responder quando quiserem e consultar as informações posteriormente, se esquecerem os detalhes do compromisso.

Por fim, como suas confirmações de agendamento serão mais fáceis de acessar, você provavelmente terá uma queda no número de não comparecimentos, o que aumentará seu tempo e dinheiro.

3. Modernize o seu processo de documentação do paciente

Quanta papelada um novo paciente preenche antes da primeira consulta com você? Uma folha? Duas folhas? Dez folhas? Se você está literalmente distribuindo dever de casa para seus pacientes mais novos, por que não deixá-los fazer isso em casa?

Falando sério, por que muitos médicos ainda fazem os pacientes preencherem formulários em pranchetas? A falta de integração de prontuários eletrônicos pode estar prejudicando o acesso ao histórico médico do seu paciente, mas isso não significa que seus pacientes precisam escrever toda a sua história de vida enquanto estão sentados na sala de espera.

Coloque esses formulários online ou envie-os por e-mail e com antecedência para novos pacientes. Mesmo que apenas metade de seus pacientes reserve um tempo para concluí-los com antecedência, você ainda economizará muito tempo em cada uma dessas visitas. Seu tempo é valioso e também o de seus pacientes.

4. Invista em um ambiente melhor

Com tantas dicas técnicas, talvez esta pareça estranha. Mas ainda está impregnada de ciência: o desgaste do local de trabalho é real e é ruim para a saúde e para as margens de lucro de sua prática.

Trabalhar longos períodos sem pausas leva ao estresse e à exaustão. Fazer pausas refresca a mente, reabastece seus recursos mentais e ajuda você a se tornar mais criativo. Fazer pausas regulares também aumenta o nível de envolvimento dos trabalhadores que, por sua vez, está diretamente relacionado com a produtividade.

Investir em uma sala relaxante e convidativa dará a você um lugar para relaxar e se reenergizar, para que possa manter sua produtividade às alturas o dia todo. E você não precisa gastar uma fortuna. Por enquanto, apenas considere seguir uma ou duas destas dicas:

• Escolha um pequeno sofá ou uma cadeira confortável para cochilos rápidos;
• Compre uma máquina de café básica para te ajudar a vencer a queda da tarde;
• Considere comprar um difusor de óleos para criar experiências relaxantes e multissensoriais.

Você também pode pesquisar mais sobre quais recursos gostaria de ter na sua sala.

5. Faça o treinamento cruzado de seus funcionários

O treinamento cruzado é difícil porque requer investimento inicial e, bem, há uma curva de aprendizado. Mas se o seu melhor administrador de recepção diz que está doente – ou desiste! – você vai querer um funcionário bem treinado para ser capaz de ocupar seu lugar. E isso vai exigir um pouco de trabalho.

O treinamento cruzado cria profissionais de equipe duráveis, ágeis, flexíveis e eficientes. Além disso, um processo de treinamento cruzado precisa de pelo menos quatro pontos:

• Deixe claro que sua prática valoriza uma cultura de flexibilidade e trabalho em equipe;
• Obrigue cada funcionário a treinar um colega para cobrir todas as suas funções;
• Teste o treinamento cruzado com ensaios gerais onde os funcionários cobrem as funções uns dos outros;
• Permita que os funcionários digam a você onde seu treinamento está falhando para que você possa fazer melhorias.

Embora o processo possa parecer assustador, ineficiente e caro no início, provavelmente vale a pena. Tente treinar o máximo possível durante os períodos de baixa e aproveite os recursos online para executar esse processo.

6. Não tenha medo de delegar

Em um consultório movimentado, simplesmente não é prático para médicos ocupados fazerem tudo sozinhos. Às vezes, a chave para concluir todas as tarefas no horário é a delegação inteligente.

Muitos profissionais evitam delegar porque não querem abrir mão do controle de sua prática e não querem que outra pessoa deixe a bola cair. Isso é completamente compreensível.

Mas se você acredita em seu processo de contratação, pode aprender a confiar em sua equipe enquanto otimiza as operações práticas.

A seguir apresentaremos cinco dicas para que você possa delegar com sabedoria, acompanhe:

• Considere cuidadosamente as tarefas que você delega;
• Delegar com base nos pontos fortes, responsabilidades e aspirações de carreira de cada funcionário;
• Reserve um tempo para ensinar aos funcionários como você gostaria que as tarefas delegadas fossem concluídas;
• Depois de delegar, deixe o processo fluir;
• Aceite que nenhum funcionário terá um desempenho perfeito imediatamente.

7. Garanta a utilização de sistemas seguros

A comunicação online segura, como agendamento online e lembretes automatizados de compromissos, pode economizar horas dos dias de trabalho de sua equipe de suporte – e dos seus também.

Pense em todos os motivos pelos quais um paciente pode ligar para o seu consultório, além de solicitar uma consulta: pergunta médica, solicitação de reposição de receita, solicitação de registros médicos, perguntas sobre encaminhamentos, entre outras. São muitos telefonemas longos atrapalhando sua recepção.

Imagine se essas perguntas fossem feitas online, e você pudesse simplesmente sentar-se uma ou duas vezes por dia e responder a todas de uma vez, sem perda de tempo ou interrupções.

Com um sistema de comunicação seguro, você pode trocar mensagens de forma eficiente com seus pacientes em seu próprio horário. E, ao contrário do e-mail regular, essas plataformas seguras oferecem a conformidade com as normas que você precisa.

Os sistemas de mensagens não existem apenas para facilitar a comunicação entre médicos e pacientes. Um software para consultórios médicos apropriado permite que médicos e funcionários conversem e troquem arquivos com diferentes formatos, sem problemas, durante todo o dia e de forma segura.

Peça uma referência ou pesquise por sistemas para gestão de consultórios médicos que ofereçam esse recurso.

8. Use a automação para reduzir a carga de trabalho

Ainda está enviando informações por meios tradicionais? Por exemplo, mesmo que você ou sua equipe ligue para os pacientes com resultados de testes normais, o fornecimento de cópias impressas leva tempo e dinheiro.

Economize recursos olhando novamente para um software para gestão de consultórios seguro que permite enviar não apenas mensagens, mas também permite que você compartilhe relatórios, referências e resultados de testes digitalmente.

A tecnologia de saúde é uma indústria em crescimento que fica mais inteligente a cada dia, então há muitas opções por aí. A maioria das boas empresas ficará feliz em fornecer a você todas as informações que você precisa para realmente considerar seu produto, então vá em frente e entre em contato com alguns fornecedores.

9. Modernize suas práticas de gestão de estoque

Se você é como a maioria dos médicos, seu consultório fica afundado em equipamentos. De seringas e solução salina a depressores de língua e diapasões, clínicas como a sua estão gastando muito dinheiro com suprimentos – e muito tempo contabilizando esses itens também.

Se seus funcionários estão fazendo um controle de estoque à mão em uma planilha feita em casa, é quase certo que se sintam frustrados com a forma como controlam todos esses itens.

Alguns materiais são armazenados em várias salas de exame, outros suprimentos estão em um armário de armazenamento. E alguns equipamentos podem estar em envio automático, enquanto outros itens podem exigir um pedido especial com semanas de antecedência.

Se você realmente deseja melhorar a produtividade e reduzir gastos desnecessários em seu consultório, considere seriamente adotar um software para gestão de consultórios completo, sem complicações e sem estresse.

Graças aos avanços da tecnologia moderna, bons softwares e aplicativos são baratos, fáceis de usar, acessíveis de qualquer dispositivo e com sincronização constante. Além disso, eles irão alertá-lo quando o estoque estiver baixo, os produtos estiverem expirando ou os suprimentos precisarem ser substituídos.

10. Descubra e resolva problemas os reais

Com todas essas dicas sobre alta tecnologia, você pode se surpreender ao ver que nossa décima e última sugestão é tão humilde. Mas, o problema é o seguinte: a melhor maneira de descobrir sobre os obstáculos que seus funcionários enfrentam é perguntando a eles.

Aqui estão algumas maneiras de descobrir o que está obstruindo sua equipe:

• Agende uma reunião mensal e peça a cada membro da equipe para oferecer uma sugestão para melhorar a produtividade;
• Pergunte aos funcionários individualmente sobre seus maiores desafios no consultório;
• Incentive sua equipe a compartilhar histórias de sucesso e práticas recomendadas que descobriram no trabalho.

Lembre-se de que a produtividade, como a maioria das coisas, não é linear. Haverá pequenas quedas e oscilações conforme você e sua equipe trabalham em novos processos e otimizam as operações diárias.

Gostou de saber mais sobre como montar um consultório em casa? Descubra agora como implementar um software sem mudar a rotina do consultório!