Os 5 segredos para otimizar a gestão do consultório

Os médicos estão entre os profissionais mais especializados do mercado, logo, se desejam ter sucesso em suas clínicas e querem estar na vanguarda da sua especialidade, arrumar mais tempo para estudar sempre se torna uma verdadeira obrigação. Diante dessa realidade, conseguir otimizar a gestão do consultório pode ser essencial.

Administrar qualquer negócio é um tremendo desafio no Brasil e, na área de saúde, a coisa não muda muito de figura. Entretanto, com algumas ações estratégicas e táticas inteligentes, é possível e obter excelentes resultados no final do mês.

Confira este post e descubra 5 segredos importantes para a otimização do consultório!

1. Padronize o atendimento

Um dos grandes segredos para otimizar a gestão do consultório é padronizar o atendimento, pois isso ajuda a passar uma boa primeira impressão e facilita os serviços, desde a recepção até a consulta propriamente dita. Ainda, gera um marketing positivo, visto que a qualidade de qualquer clínica é percebida de diversas formas pelo público.

Quando os pacientes ligam e são atendidos por meio de um script padrão altamente humanizado, por exemplo, isso passa a impressão que ali atuam apenas bons profissionais. Por outro lado, se a sua secretária atender de qualquer maneira, a própria credibilidade do seu negócio estará sendo colocada em questionamento.

Lembre-se que isso não vale apenas para os colaboradores, o próprio médico deve ter uma espécie de roteiro básico, no qual, antes do atendimento, ele já se inteira sobre as principais informações do caso e lê brevemente o prontuário, para conhecer um pouco mais sobre o histórico de consultas e exames daquela pessoa.

2. Gerencie bem os horários

Para atuar na área de saúde, ter uma boa gestão do tempo é fundamental. Pecar nesse aspecto pode fazer com que a percepção dos clientes diante do seu negócio piore consideravelmente e isso se reflita no número de consultas e de novos pacientes, minando a sua competitividade no mercado de trabalho atual.

Não caia na tentação de dar intervalos muito curtos entre os atendimentos e, quando possível, estipule os seus horários com alguma antecipação, para evitar longas filas de espera em virtude de atrasos. Procure calcular o tempo que você utiliza, sempre relacionando com os procedimentos que serão realizados naquele encontro.

Para fazer essa administração com muito facilidade, você pode apelar para as vantagens da tecnologia e adquirir uma ferramenta de gestão de tempo, na qual você poderá ter uma agenda virtual muito mais controlável e inserir todos os dados e informações relevantes, com tudo centralizado de forma simples, em um só local.

3. Otimize os processos internos

Outro dos segredos para otimizar a gestão do consultório é melhorar os processos internos, visto que muitas clínicas ainda operam com soluções manuais, desde a marcação de atendimentos até a entrega dos exames. Isso consome um tempo precioso, que deveria e poderia ser utilizado em benefício de outras coisas.

Com ferramentas estratégicas e com a adoção de um sistema de gestão, por exemplo, você ganhará velocidade, aumentará a sua produtividade e terá mais assertividade nas ações diárias da rotina da empresa, como a automatização das funcionalidades e muito mais controle financeiro, evitando prejuízos no orçamento.

4. Avalie seu futuro financeiro

Qualquer empresa precisa fazer projeções do futuro financeiro, como uma maneira de descobrir quais serão os recursos disponíveis para investimento e, até mesmo, entender se o negócio está apresentando o retorno esperado. Não caia no erro de apenas observar o faturamento no final do mês, pois você pode não ter recursos para cobrir os gastos.

É preciso, portanto, estipular objetivos e buscar os meios necessários para alcançá-los, começando pela projeção do fluxo de caixa e pela análise de quais são as contas que você precisa pagar e o que tem a receber. Assim, você toma ciência do chamado saldo operacional, ou seja, se sobrará ou faltará capital.

Depois disso, é a hora de avaliar como você pode aprimorar o consultório, seja pela aquisição de aparelhos, por melhorias no ambiente, pelo treinamento de funcionários ou, ainda, pela realização de cursos ou especializações do próprio corpo clínico, visto que estar em consonância com as melhores práticas é fundamental na medicina.

Assim, será possível traçar as estratégias necessárias para conseguir a atração de mais pacientes, elevar a sua produtividade e assim por diante. Vale lembrar que é imprescindível que todos os colaboradores que atuem no seu consultório “vistam a camisa” e estejam efetivamente comprometidos com o sucesso.

5. Invista em tecnologias atuais

Por fim, não é difícil perceber que, para seguir todas essas dicas, é muito importante contar com o suporte de uma solução eficiente, que ajude a centralizar os dados e a compreender melhor o empreendimento como um todo, dando mais subsídios para as decisões e estratégias que serão adotadas pelos administradores.

Um sistema de gestão específico para a área é a escolha perfeita para quem deseja otimizar os processos e automatizar a administração da clínica e de todas as atividades do seu negócio, melhorando os resultados. Dessa maneira, você estará em sintonia com as evoluções tecnológicas do momento.

Prontuários ou agendas de papel, por exemplo, demandam um espaço físico imenso para arquivamento, o que pode ser muito caro, especialmente se você atua em centros urbanos e não paga pouco com o aluguel do imóvel do seu consultório. Como se não bastasse, ainda há o risco de danos com o passar do tempo.

Já com uma solução tecnológica de gestão, esse risco é eliminado, visto que tudo fica centralizado em um só local e os arquivos têm backup automático, salvos em nuvem. Você pode analisar e checar os pacientes registrados em tempo real, de qualquer gadget, como seu computador, notebook, tablet ou smartphone.

Seguindo esses segredos para otimizar a gestão do consultório, você ganha muito mais eficiência e pode focar suas atenções para o que realmente interessa, que é prestar um excelente atendimento e cuidar da saúde dos seus pacientes.

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