O que fazer para otimizar o trabalho da secretária?

O que fazer para otimizar o trabalho da secretária?

Administrar a rotina de um consultório ou uma clínica é um tremendo desafio para qualquer médico, especialmente se considerarmos que é preciso aliar capacidade de gestão com os princípios e o conhecimento técnico da própria medicina. Dentro desse contexto, saber o que fazer para otimizar o trabalho da secretária pode ser fundamental.

Essa colaboradora tem um papel-chave na estrutura do empreendimento e faz, muitas vezes, o primeiro contato com os pacientes, sendo importante para a percepção adequada dos valores e da missão desejada no estabelecimento.

Confira este post e descubra como melhorar seu desempenho!

Usando ferramentas que otimizam o trabalho

O primeiro passo para otimizar o trabalho da secretária é adotar ferramentas que facilitem o dia a dia e tornem sua rotina mais simples. Definitivamente, uma das melhores soluções é a aquisição de um sistema de gestão, fazendo da tecnologia uma grande aliada da sua clínica ou do seu consultório.

Há softwares já voltados para atuar na área de saúde, com funcionalidades que diminuem a burocracia e agilizam a comunicação. Um dos seus diferenciais, por exemplo, é a possibilidade de agendamentos online de consultas e de exames, que acabam sendo a melhor alternativa para realizar essas tarefas.

Após sua implementação, os atendimentos aos pacientes ficarão mais ágeis e não será mais necessário telefonar para todos confirmando ou remarcando por conta de erros na agenda. Tudo fica mais simples, uma vez que os dados e informações estão ali na tela, centralizados, podendo ser acessados em tempo real, com poucos cliques.

Do ponto de vista do orçamento, também há benefícios interessantes, até mesmo pela redução de gastos com ligações telefônicas e aumento da produtividade dos próprios funcionários, que não ficarão restritos apenas a atender as ligações e nem perderão minutos precisos procurando itens em agendas de papel.

A função de lembretes é outro diferencial, já que é possível programar o envio de um e-mail ou mensagem de texto para o celular da pessoa, relembrando eventuais procedimentos necessários de acordo com cada caso, bem como o horário e o local da consulta. É uma forma inteligente e eficaz de diminuir o número de faltas por esquecimento ou de remarcações, por exemplo.

Ainda, é possível acessar o prontuário para anotar observações ou ter mais controle do fluxo de caixa do empreendimento, registrando todas as entradas e saídas, além do faturamento e de despesas extras.

Dicas para otimizar o trabalho da secretária

Organize o ambiente de trabalho

O passo seguinte consiste em organizar o próprio ambiente de trabalho. Afinal, é muito difícil ter um desempenho satisfatório quando o lugar está uma bagunça e a desorganização passa uma péssima impressão para os pacientes e acompanhantes que estão chegando à clínica.

Para isso, uma boa ideia é eliminar hábitos nocivos, como deixar panfletos desnecessários e propagandas sobre a mesa, bem como materiais gráficos e pilhas de papel que não sejam imprescindíveis. O espaço da recepção deve ser ocupado apenas com o que é essencial, além de artigos que deem conforto aos visitantes.

Mais uma vez, um software de gestão surge como a melhor alternativa, uma vez que ele, por si só, já elimina boa parte da papelada que ficaria espalhada. Não será necessário contar com várias agendas e nem com arquivos, pois as informações ficarão todas centralizadas, acessíveis em poucos cliques, na tela do computador.

Compartilhe metas e expectativas

Uma boa comunicação é um requisito essencial para otimizar o trabalho da secretária na clínica, tendo em vista que nenhum profissional pode ter sucesso em suas funções caso não saiba muito bem o que a empresa e a gestão esperam dele, não é verdade? Por isso, invista no diálogo constante e na troca de ideias.

Uma boa estratégia é marcar reuniões esporádicas, mesmo que com um certo caráter de informalidade, pois esse pode ser o momento perfeito para entender as demandas dos colaboradores e para reforçar ou estabelecer, por exemplo, alguns novos objetivos para o empreendimento, em curto, médio e longo prazos.

Forneça uma infraestrutura adequada

Não há como melhorar a produtividade de nenhum funcionário se você não oferecer para ele uma infraestrutura que permita a realização adequada das suas tarefas, correto? Diante dessa realidade, uma estratégia fundamental para o sucesso da sua clínica é disponibilizar recursos mínimos para que sua secretária consiga fazer seu trabalho.

Um computador moderno e que não fique travando também é imprescindível. Caso a clínica fique em um local quente, como na maioria do Brasil, a climatização também é um excelente investimento. Ainda, para reduzir o tempo de espera dos pacientes, por exemplo, um software de gestão pode ser de grande valia.

Vale lembrar que o público também merece conforto, assim como os funcionários. Uma cafeteira de qualidade ajuda a trazer mais disposição para o dia a dia, um bebedouro com água gelada também e, até mesmo, som ambiente ou uma televisão podem funcionar como uma distração para os momentos de estresse.

Aposte em cursos e treinamentos

Outra tática importante para otimizar o trabalho da secretária é apostar em cursos e treinamentos, visto que eles podem melhorar a capacidade individual da sua recepcionista em lidar com situações estressantes e em atender um público extremamente variado, por vezes exigente e nem sempre tão educado quanto deveria.

Encare isso como um investimento com excelente custo-benefício e não como uma despesa, pois o retorno é mais que garantido. Existem opções tradicionais voltadas para o mercado de trabalho, que preparam a pessoa para lidar com agendamentos e, ainda, aulas disponíveis na modalidade online, que são mais baratas e têm seu foco maior em tecnologia.

Como podemos ver, otimizar o trabalho da secretária requer uma série de ações simples, mas que podem fazer toda a diferença na hora de proporcionar um bom atendimento aos seus pacientes.

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