5 dicas para organizar a agenda de consultas

5 dicas para organizar a agenda de consultas

Você tem dificuldades para organizar agenda de consultas no seu consultório? Saiba que esse é um problema comum e costuma se refletir em atrasos e falta de produtividade dos profissionais.

Muito diferente do que boa parte das pessoas acha, gerenciar a programação de atendimento é uma tarefa complexa, que requer recursos para otimizar as horas de trabalho e aumentar sua eficiência. Além disso, é preciso inteligência para lidar com atrasos de pacientes e médicos.

Então, o que fazer para evitar os erros e implementar um sistema de organização capaz de satisfazer e até fidelizar os pacientes? É o que mostraremos neste post, a partir de 5 dicas fundamentais. Veja quais são elas a seguir!

1. Invista em uma agenda digital

O agendamento digital prevê a concentração das informações em um só local para evitar retrabalhos e confusões. A ideia é unificar os horários dos mais diversos profissionais da clínica para evitar a perda de tempo.

As informações e a rotina são compartilhadas e controladas em uma única plataforma. Os usuários com permissão acessam os dados ao inserir seu login e senha. Ao paciente, essa agilidade é positiva e passa uma boa impressão, medida que aumenta as chances de fidelização. Da mesma forma, há mais qualidade e praticidade no atendimento.

Outro benefício da agenda digital é a flexibilidade para lidar com imprevistos, como modificações e encaixes. A divisão de horários é automatizada e a secretária deixa de executar essa tarefa altamente operacional. Ao mesmo tempo, os dados do paciente, seu histórico e prescrições prévias são acessados rapidamente e sem o acúmulo de papéis.

2. Intercale suas consultas

Pela sua experiência, deve ter percebido que algumas consultas são mais demoradas, enquanto outras são bastante rápidas. Devido a essa característica, é recomendado intercalar esses horários com outros atendimentos mais rápidos. Essa organização garante um tempo maior de preparação e gera uma margem segura para imprevistos. Com isso, há menor chance de atrasos.

Lembre-se de que, para fazer esse processo, é indicado conhecer sua rotina e determinar o fim de cada consulta. Logo, os médicos precisam ser objetivos, apesar de também atenciosos. Outra indicação é delimitar um intervalo de 10 minutos entre os horários para evitar uma espera grande e sua sobreposição.

3. Confirme a consulta com antecedência

Muitos pacientes esquecem o horário de suas consultas, principalmente quando o agendamento é feito com antecedência. Para evitar transtornos, confirme o comparecimento um dia antes. Caso seja indicada a ausência de alguém programado previamente, encaixe outras pessoas.

Esse procedimento é feito automaticamente por sistemas de gestão de consultas. Eles enviam mensagens personalizadas de confirmação e, com isso, ajudam na organização da agenda. Assim, também há a redução de custos com ligações telefônicas e períodos de ociosidade.

4. Conheça seus pacientes

Conhecer o perfil dos pacientes mais antigos ajuda a organizar a agenda de consultas. Assim, você saberá, por exemplo, que aquela pessoa tende a chegar atrasada, adiantada ou quanto tempo o atendimento deve levar. Com essas informações, crie estratégias para otimizar o serviço.

Uma forma de conhecer bem seus pacientes é pelo sistema de gestão. Ao analisar o comportamento da agenda, consegue identificar quantas vezes cada um deles faltou, por exemplo. Se for uma situação recorrente, faça uma confirmação formal.

Verifique ainda há quanto tempo o paciente não comparece a uma consulta e envie uma mensagem reforçando o acompanhamento médico. Essa preocupação extra também leva à fidelização.

5. Utilize a tecnologia — capacite-se para isso

Os softwares são ideais para melhorar a produtividade da clínica. Além de facilitar a rotina, garantem o acesso ao prontuário eletrônico, agenda digital e receituário. Além disso, oferecem integração com resultados de exames.

A tecnologia contribui para o armazenamento de informações do paciente e histórico de atendimentos. No entanto, é preciso que os profissionais estejam habilitados a lidar com as ferramentas. Por isso, invista em treinamentos sempre que necessário.

Como você pôde perceber, organizar agenda de consultas é uma tarefa ampla, mas que surte resultados bastante positivos. Ainda, evita erros, aumenta a produtividade e garante a fidelização dos pacientes devido ao bom atendimento.

Então, entendeu o que fazer para organizar bem as consultas da sua clínica? Se tiver algum comentário, escreva-o abaixo!

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