Entenda como otimizar prontuários médicos e melhore sua gestão

É inegável que, hoje em dia, a qualidade e a eficácia dos tratamentos médicos está associada à maneira como os profissionais e estabelecimentos de saúde organizam e acompanham as informações dos pacientes.

A manutenção de históricos de atendimentos, registros e outros dados aprofunda a qualidade dos procedimentos, reforçando não só a precisão, mas a agilidade na emissão dos laudos — daí a grande importância de otimizar prontuários médicos.

Além dos reflexos positivos na qualidade dos procedimentos, há também que se considerar que a otimização dos prontuários médicos traz uma série de vantagens no quesito gestão. Isso acontece porque a modernização da manipulação, o preenchimento, a atualização e o armazenamento desse importante documento médico são a base para uma gestão mais simplificada e organizada.

Devido à importância do prontuário médico para a rotina de um estabelecimento de saúde e do profissional dessa área, preparamos este post para ajudar você a otimizar esse expediente e reforçar a gestão do seu consultório. Acompanhe!

As vantagens de otimizar prontuários médicos

A correta elaboração e manutenção dos prontuários médicos, como visto, tem uma íntima ligação com a qualidade do atendimento oferecido ao paciente.

Afinal, estamos falando de um dos principais registros utilizados na praxe dos serviços de saúde, sendo inclusive um dos pilares para o acompanhamento multidisciplinar de um paciente — haja vista a variedade e profundidade de informações que podem ser inseridas nesse expediente.

Dito isso, é simples entender que otimizar prontuários médicos é um valioso diferencial para os empreendimentos da área da saúde — além de ser uma necessidade. Essa ação gera uma série de benefícios, os quais podemos citar:

Garantia de legibilidade

Ao se otimizar prontuários médicos, especialmente a partir da utilização de meios digitais, a legibilidade é um dos pontos que mais recebe reforço da inovação.

Ao lidar com uma ferramenta informatizada, por exemplo, elimina-se a necessidade de processos manuais, como os registros manuscritos, muito mais suscetíveis a erros de compreensão, rasuras e deterioração em razão da própria manipulação e do decurso do tempo.

Nesse sentido, os empreendimentos que optam por soluções digitais garantem muito mais regularidade e legibilidade na utilização dos prontuários, eliminando riscos desnecessários, como os citados.

Realização de backups automáticos

Outro ponto que merece destaque em relação à otimização de prontuários médicos é a possibilidade de se estabelecer uma rotina automatizada de backups das informações dos pacientes.

Diferentemente do que ocorre com prontuários manuais, o armazenamento e arquivamento seguro desse documento são muito mais trabalhosos, já que demandam a utilização de armários, arquivos e toda uma infraestrutura física para alojar os papéis.

Por outro lado, prontuários em versão digital são muito mais seguros e fáceis de arquivar, já que dispensam espaço físico ao serem armazenados em bancos de dados digitais ou, em certos casos, até mesmo na nuvem, a partir de softwares específicos.

Armazenamento digital

Como pontuado, a utilização de prontuários em formato digital otimiza bastante o trabalho em clínicas e consultórios.

Um dos principais benefícios dessa inovação é a não necessidade de infraestrutura física e de expedientes burocráticos e lentos para manter os arquivos sempre organizados e seguros.

Acesso simplificado

Como reflexo positivo do armazenamento digital dos prontuários, o acesso a esses documentos se torna uma tarefa muito mais simplificada.

A partir da utilização de softwares específicos, tanto os profissionais quanto as empresas podem gerenciar seus prontuários com muito mais fluidez, já que digitalmente é muito mais fácil encontrar o documento de um paciente — bastando, por exemplo, consultar seus dados pessoais.

Reforço na gestão das consultas

Integrado a um software, o prontuário eletrônico tem o condão de facilitar bastante a gestão de consultas em estabelecimentos médicos.

Nesse sentido, o sistema pode assumir a organização da agenda de consultas, encaminhar lembretes aos pacientes e manter a fluidez da rotina do consultório.

Como garantir a otimização dos prontuários médicos

Agora que você já conhece algumas das vantagens de otimizar prontuários médicos, passamos a falar sobre as medidas que podem ser adotadas, na prática, para que essas melhorias sejam alcançadas na rotina do seu negócio.

Nesse contexto, é inegável a importância que a tecnologia representa quando o assunto é otimização das mais diversas atividades ligadas à área da saúde. Esse é o caminho que você deve percorrer para aumentar a eficiência operacional do seu consultório.

Confira a seguir quais são os pontos que devem ser reforçados:

Comunicação interna

A comunicação é a base para uma série de atividades dentro de empreendimentos médicos. É a partir dela que profissionais e colaboradores organizam a rotina da empresa, de modo a atender bem os pacientes.

Nesse sentido, a qualidade e a utilidade do prontuário dependem muito da maneira como as equipes se comunicam. Como esse documento é base para o acompanhamento dos pacientes, é imprescindível que todos aqueles que, de alguma forma, lidam com ele estejam devidamente alinhados e cientes de todos os procedimentos necessários para a sua correta manipulação.

Utilização de softwares específicos

Como dito, a tecnologia é uma grande aliada dos profissionais e empreendimentos de saúde. Hoje, softwares especializados e totalmente focados no atendimento das necessidades de consultórios conseguem modernizar e otimizar grande parte dos processos internos, como é o caso da manipulação de prontuários.

A partir dessa ferramenta, é possível gerir todas as informações de pacientes, arquivando-as e organizando-as de maneira segura e simplificada. Assim, é possível nutrir um cadastro robusto dos usuários, contendo informações estratégicas sobre cada tipo de evento, sua data e arquivos complementares, como imagens.

A utilização da solução digital, além do citado, ainda funciona como um dos pilares da gestão interna do empreendimento, uma vez que potencializa o uso dos dados e informações, melhorando o cumprimento de prazos, a composição da agenda de atendimentos e, de modo geral, a satisfação do destinatário dos serviços — o que faz toda a diferença para o sucesso do negócio.

Otimizar prontuários médicos, como vimos, é uma ação que gera uma gama variada de vantagens para o consultório.

O reforço na gestão dos dados e a simplificação dos processos, que além de desburocratizar o trabalho, reduz a ocorrência de erros e os custos — principalmente ao eliminar a necessidade de manutenção de uma infraestrutura física para lidar com papel e da dependência de recursos humanos.

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