12 passos para organizar o consultório médico

12 passos para organizar o consultório médico

Interessado em organizar o consultório médico? Para isso, será preciso contar com uma equipe bem treinada trabalhando na recepção e estudar o layout dos móveis de modo a permitir que os visitantes se sintam confortáveis e acolhidos.

Já a sua agenda médica deve ser eletrônica, o que permitirá que você prepare o seu dia de trabalho com antecedência e compartilhe os dados dos pacientes com todos os responsáveis pelos cuidados médicos. 

Quer saber mais sobre o assunto? Nesse post vamos dar outras dicas de como organizar o consultório médico e otimizar a sua rotina de trabalho. Vamos lá? Acompanhe!

Como organizar o consultório médico?

Como organizar o consultório médico?

Para organizar o consultório médico e garantir um dia de trabalho tranquilo é preciso contar com uma agenda de trabalho organizada. Para isso basta seguir alguns passos:

Como organizar a agenda médica?

1. Conheça a sua rotina de trabalho

Para organizar o consultório médico é preciso conhecer a sua rotina de trabalho a fundo. Verifique o tempo médio gasto em cada consulta ao longo de uma semana. 

Aqui, é preciso diferenciar uma primeira consulta dos retornos e exames, já que na primeira visita mais tempo é gasto para identificar os sintomas e para coletar os dados do paciente.

Isso permitirá estabelecer o número total de atendimentos que poderá ser feito em um dia de trabalho. Essa análise também evitará que os pacientes esperem muito tempo pelo atendimento, o que elimina o estresse causado pela correria gerada por uma agenda sempre atrasada.

Além disso, é preciso considerar o tempo necessário para organizar o consultório antes do primeiro atendimento e se você precisa ou não de uma pausa entre uma consulta e outra. Todas essas particulares devem ser consideradas ao montar a agenda médica, o que garantirá que esse instrumento se adeque às suas necessidades.

2. Invista uma agenda eletrônica

Para organizar o consultório médico, é preciso apostar em uma agenda de atendimento eletrônica. Por quê? 

Ao contrário da agenda de papel, que é uma ferramenta engessada e pode fazer com que você perca alguns dados dos pacientes, uma agenda eletrônica é um sistema flexível de atendimento que permite alterar o horário de uma consulta com muita eficiência. Além disso, a ferramenta permite que todos os atendimentos do dia sejam visualizados por meio de qualquer dispositivo com acesso a internet.

O sistema também é capaz de organizar a fila de espera com apenas um clique e permite remanejar pacientes com muita rapidez.

A agenda eletrônica facilita o dia a dia do profissional, que pode acessar todas as informações por meio de qualquer dispositivo conectado à internet como smartphone, computador pessoal ou tablet. Inclusive enquanto se desloca para o trabalho. 

A ferramenta conta ainda com sistema de confirmação de consultas via e-mail ou sms, mudando o status diretamente na agenda do profissional caso o paciente cancele a consulta. Nada mais simples, não é mesmo?

3. Identifique os melhores pacientes

Conhecer o perfil dos seus pacientes é fundamental para organizar o consultório médico e reduzir a taxa de absenteísmo. Para isso, é preciso que haja uma relação de confiança e reciprocidade entre a clínica e os clientes. 

Isso quer dizer que enquanto o médico é responsável pela consulta, o paciente deve se comprometer em comparecer ao consultório no dia e no horário agendado.

Para verificar o perfil dos pacientes é possível contar com relatórios detalhados sobre os atendimentos da semana, o que permitirá observar quais pessoas faltaram à consulta. Caso você perceba que essa é uma atitude recorrente, será preciso fazer uma confirmação mais formal, lembrando ao paciente que é preciso avisar com antecedência que não poderá comparecer à consulta.

Você também pode identificar quais pacientes precisam retornar ao consultório e enviar um e-mail lembrando-os de dar continuidade ao atendimento. 

4. Tenha uma agenda digital compartilhada

A sua clínica médica conta com muitos médicos? Você sabia que a agenda digital pode ser compartilhada para unificar o atendimento de todos esses profissionais?

Essa medida evitará que os funcionários da recepção percam tempo procurando em diferentes agendas para confirmar o horário de uma consulta, o que tornará o primeiro contato do paciente com a sua clínica mais agradável e, é claro, mais ágil.

Além disso, a agenda eletrônica de atendimento permite compartilhar dados e o controle da rotina entre os profissionais da clínica, o que garante mais praticidade aos pacientes. 

Vale lembrar que uma agenda digital compartilhada é uma ferramenta muito segura uma vez que, para acessar os dados, é preciso que o usuário tenha um login e uma senha de acesso.

5. Otimize a rotina de trabalho dos funcionários da clínica

A agenda eletrônica de atendimento possibilita que a sua clínica médica economize recursos ao permitir que os colaboradores tenham mais tempo disponível para realizar atividades importantes do consultório, como recepcionar os pacientes, organizar a sala de espera ou o consultório médico.

Isto – é claro – facilitará a sua rotina de trabalho, já que o seu consultório e tudo o que você precisa para atender os pacientes estará sempre pronto, limpo e organizado. Além disso, você estará mais tranquilo ao verificar que os pacientes serão bem recepcionados e aguardam com conforto na sala de espera.

Como organizar a recepção de uma clínica médica?

Claro, a recepção também é importante quando se deseja organizar o consultório médico. 

Como você sabe, a sala de espera de um consultório médico é o local onde os pacientes aguardam o atendimento e, aspectos como a decoração do espaço e a disposição dos móveis podem influenciar na percepção do paciente e alterar o seu humor, deixando-o mais ou menos animado para o atendimento. 

Um bom exercício para garantir que o espaço seja agradável é se colocar no lugar do paciente. Imagine-se chegando nesse local, você se sentiria bem-vindo? O ambiente é agradável ou precisa de uma reforma?

Algumas vezes basta fazer uma pequena mudança na disposição dos móveis ou mudar as cores da parede para tornar o espaço mais bonito e acolhedor. 

De fato, esse é o primeiro contato do paciente com a sua clínica média por isso é fundamental que ele seja agradável. Mas como tornar isso possível?

6. Tenha uma equipe bem treinada

Uma boa equipe de trabalho é fundamental quando se deseja organizar o consultório médico. 

Como você sabe, a recepcionista é a primeira pessoa que seus pacientes verão ao chegarem ao consultório. Também será com essa pessoa que os pacientes falarão ao ligarem para o seu consultório para agendar uma consulta médica. 

Por isso, é fundamental garantir que essa profissional tenha um alto padrão de atendimento, condizente com o perfil do médico responsável pelo atendimento e com os valores do consultório.

Em um atendimento de qualidade o telefone ou o interfone devem ser atendidos logo no primeiro toque. Além disso, é preciso fazer com que todos os pacientes se sintam à vontade na sala de espera e a recepcionista deve tratá-los de forma respeitosa, ponto vital para um atendimento de excelência.

Os funcionários da recepção também devem ser capazes de analisar o ambiente, coletando as impressões dos pacientes sobre a disposição dos móveis, o volume da música e sobre a temperatura do ar-condicionado.

Aceitar sugestões e promover algumas mudanças na sala de espera fará com que os pacientes se sintam confortáveis e satisfeitos com o atendimento.

7. Organize um serviço de copa

Organizar o consultório médico também exige que os pacientes e acompanhantes tenham acesso ao serviço de copa com água, café e, se possível, outras opções. Isso é fundamental quando se deseja garantir uma imagem positiva do consultório.

Que tal instalar uma máquina automática com várias opções de bebidas quentes e geladas? Esse espaço mostrará aos pacientes que você se importa com suas necessidades e deseja que se sintam confortáveis enquanto aguardam o atendimento.

8. Escolha móveis confortáveis para a sala de espera

Você quer montar um consultório moderno? Minimalista? Elegante? Essa questão é importante, uma vez que a decoração da área deve refletir a sua personalidade. Seja qual for o estilo escolhido é fundamental pensar no bem-estar dos pacientes e dos seus acompanhantes.

Para organizar o consultório médico e escolher os móveis que comporão a decoração da sala de espera é fundamental focar na funcionalidade de peças como cadeiras, poltronas e sofás. Investir em móveis duráveis e de qualidade garantirá que os pacientes contem com uma sala de espera confortável e bonita.

9. Organize os móveis de maneira inteligente

Para organizar o consultório médico, os móveis devem ser dispostos de modo a tornar o ambiente mais prático.  

Ao organizar o espaço é preciso levar consideração o tamanho e o formato da sala de espera. A quantidade de cadeiras e sofás dispostos no ambiente deve ser adequada ao número de pacientes que serão atendidos pela sua clínica.

Os móveis devem ser dispostos de modo a não atrapalhar a circulação. Não disponha as cadeiras de costas para a porta de entrada e nem as concentre e um único local. Além disso, os pacientes portadores de deficiência devem conseguir acessar o espaço facilmente.

10. Cores e decoração

As cores também devem ser levadas em conta ao organizar o consultório médico. 

Em geral, consultórios e clínicas médicas optam por usar tons de branco em toda a decoração, o que pode passar uma sensação de esterilidade e limpeza, típica do ambiente hospitalar.

No entanto, é possível optar por tons pastéis como o rosa-chá e o creme ou por cores frias como azul-marinho e o verde-oliva para pintar o espaço, o que transmite uma sensação de relaxamento e tranquilidade, tornando o ambiente mais agradável.

Quer tornar o espaço único? Para isso inclua objetos originais e interessantes ou que remetam a sua área de especialização médica. Além disso, é possível incluir fotos e objetos lúdicos ou coloridos na decoração. 

11. Planeje o balcão da recepção de modo a facilitar o atendimento

Planeje o balcão da recepcionista de modo a otimizar o atendimento, para isso garanta que todas as ferramentas que serão usadas no dia a dia estejam sempre à mão, guardados em seus devidos lugares e de fácil acesso.

Além de ser sinal de profissionalismo, manter o local organizado passará uma boa impressão a todos os pacientes.

12. Forneça uma distração aos pacientes

Esse ponto também deve ser observada ao organizar o consultório médico. Música ambiente e a televisão ligada no volume baixo oferecem boas distrações aos pacientes. Livros de arte, decoração, lugares turísticos ou temas ligados à saúde também são boas opções para entreter os pacientes durante a espera.

A sua clínica é voltada para os cuidados infantis? Inclua na decoração uma mesa com alguns brinquedos, revistas em quadrinhos ou gravuras para colorir, o que pode tornar a sala de espera menos árdua tanto para os pequenos como para os pais.

Além disso, vale a pena investir em uma rede Wi-Fi já que a maioria dos pacientes prefere passar seu tempo nas redes sociais do que lendo livros e revistas.

Como a tecnologia ajuda a organizar o consultório médico?

Como a tecnologia ajuda a organizar o consultório médico?

A tecnologia pode ser uma das maiores aliadas de uma clínica médica. Quando usada corretamente, uma ferramenta de gestão pode automatizar muitas tarefas, como lembretes de consultas e remanejamento de pacientes.

Um software de gestão hospitalar deve ser intuitivo e fácil de usar. Além disso, a ferramenta deve contar com recursos como prontuário eletrônico do paciente e visão da recepção em tempo real, capazes de melhor organizar o consultório médico:

Prontuário eletrônico do paciente

Segundo especialistas, os registros eletrônicos produzem um aumento acentuado na segurança de dados dos pacientes e reduzem erros médicos que podem ocorrer devido a erros na transcrição ou na leitura dos arquivos em papel. 

Reduzir erros médicos é obviamente de tremendo benefício, tanto para o médico como para os pacientes. Um sistema eletrônico de informações sobre os pacientes elimina o problema de arquivos perdidos ou extraviados, além de eliminar, naturalmente, os erros de que podem ocorrer na transcrição.

O documento pode ser acessado por todos os responsáveis pelos cuidados ao paciente que trabalham em uma clínica médica, o que inclui médicos, auxiliares e enfermeiras.

As informações registradas no prontuário eletrônico incluem os dados pessoais do paciente, histórico médico, exames laboratoriais e laudos médicos. Além disso, o documento pode exibir os dados do plano de saúde dos pacientes.

É importante observar que apenas a equipe médica autorizada deve ter acesso aos dados sensíveis do paciente, que devem ser protegidos por login e senha de acesso.

Controle financeiro

Para organizar o consultório médico é preciso contar com um sistema robusto de gestão financeira que evite surpresas ao final de cada mês.

Para garantir a saúde financeira do consultório, o sistema precisa contar com controle de contas a pagar e a receber. Além disso, o sistema deve exibir de fluxo de caixa dividido por categorias de lançamentos. 

Visão da recepção em tempo real

A visão da recepção em tempo real ajuda a conferir desistências e cancelamentos. Também possibilita acompanhar o tempo de espera de cada paciente, o que permitirá otimizar o tempo do atendimento para garantir um atendimento de qualidade.

Todas essas informações ajudam a orientar o trabalho da recepção de modo a otimizar o atendimento.Agora que você já sabe como organizar o seu consultório médico aproveite para descobrir quais são os tipos de prontuário médicos: existe diferença entre o eletrônico e o digital?

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