Como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas

Como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas?

Saber como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas garante vantagens para ambas as partes. De um lado, observa-se a presteza em atender às solicitações dos profissionais de saúde, enquanto do outro, a possibilidade de manter um faturamento contínuo de produtos.

Isso porque os médicos necessitam ofertar uma assistência clínica de excelência, associada a técnicas eficazes de organização dos processos e a solicitações de compras condizentes com a produtividade dos atendimentos.

Sabendo de inconstâncias do estoque, os médicos podem solicitar ajuda em situações de emergência e possibilitar a fidelização de clientes, uma vez que o serviço não será prejudicado por falta de produtos.

Essa situação somente é possível se existe uma relação de confiança e credibilidade solidificada ao longo das relações comerciais e profissionais.

Por isso, é fundamental que os médicos e outros profissionais da saúde saibam como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas a fim de evitar transtornos posteriores que comprometam o funcionamento dos consultórios.

Quer saber como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas? Então, confira nosso post e descubra dicas infalíveis.

Como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas médicas

Como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas médicas

Mantenha as relações comerciais formalizadas

Essa é a primeira dica sobre como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas. O relacionamento entre médicos e fornecedores deve sempre ser pautado na segurança e na legalidade das informações. As conversas informais poderão existir, mas não será objeto de negociação principal.

Sendo assim, os médicos devem solicitar toda a documentação que comprove a idoneidade da empresa, que inclui: alvará de localização e funcionamento, certidão de regularidade técnica, registro nos órgãos estaduais e federais, etc.

A partir desses documentos, os médicos farão um cadastro e qualificarão os fornecedores quanto ao tipo de produto comercializado, o prazo de entrega e a reputação frente às outras instituições de saúde.

Assim, qualquer relação comercial deve ser embasada primordialmente em documentos e contratos de prestação de serviços que garantam a responsabilidade das partes envolvidas.

Destine um horário para os representantes

Os representantes dos fabricantes têm a função de apresentar os produtos recentemente lançados no mercado, além de fortalecer as relações com os profissionais clínicos.

Porém, algo que desabona esse relacionamento é a falta de tempo dos médicos para atender esses profissionais. Em alguns casos, essa situação é tão crítica que muitos representantes deixam de comparecer aos consultórios médicos.

Uma das estratégias para reduzir esse estresse é dedicar um período da semana para atendimento dos fornecedores. Essa atividade evita tumulto entre pacientes e representantes e organiza os processos existentes.

Com isso, os médicos terão um número maior de consultores, poderão discernir as melhores propostas e estabelecer rotinas para negociar com fornecedores de consultórios médicos e evitar qualquer constrangimento durante o período de atendimento clínico.

Atenha-se à legislação pertinente

Claro, ao negociar com fornecedores de consultórios e clínicas é preciso observar a legislação pertinente. 

Como você sabe, a relação entre médicos e fornecedores é uma linha tênue entre a legalidade e a ilicitude. Por isso, é fundamental conhecer as regras que regem esse relacionamento e se prevenir de qualquer problema.

Entre as normativas mais polêmicas está a distribuição de brindes e amostras grátis de produtos. O recebimento desses itens é aceitável, desde que não configure práticas de fidelização do médico a esse laboratório.

Também é permitido a divulgação de pesquisas farmacoeconômicas pelos propagandistas como forma de mostrar a vantagem terapêutica de um medicamento frente aos demais produtos existentes no mercado.

Efetue os pagamentos em dia

Ao negociar com fornecedores de consultórios e clínicas é preciso efetuar as pendências financeiras. Isso porque a inadimplência pode acarretar em uma ruptura de estoque e influenciar na rotina dos consultórios.

Por isso, é fundamental destinar um orçamento para pagamentos dos fornecedores, para que eles executem a entrega programada e não causem transtornos na produtividade dos serviços clínicos.

Além disso, mantendo o pagamento em dia, caso seja necessário adquirir um “empréstimo” de medicamentos de forma emergencial, será possível atender esse pedido, por se tratar de uma empresa que arca com suas responsabilidades.

Entenda as atribuições dos fornecedores

No ambiente médico existem dois tipos de fornecedores: os distribuidores de medicamentos e os fabricantes desses produtos farmacêuticos. No primeiro caso, são empresas que comercializam medicamentos de diversos fabricantes.

Já o fabricante de medicamentos é a indústria que o produz e são representados pelos propagandistas, profissionais que fazem visitação médica e esclarecem dúvidas aos prescritores.

Por isso, é importante entender a constituição jurídica da cada empresa farmacêutica para analisar a possibilidade de formalização contratual. Enquanto os distribuidores trabalham com diversos produtos, o valor unitário tende a ser um pouco mais elevados.

Os fabricantes, por terem exclusividade de um produto, têm uma comercialização mais restrita e o faturamento costuma ser mais elevado.

Priorize os medicamentos mais efetivos

As orientações dos propagandistas muitas vezes é tentadora e convence o profissional médico sobre a escolha do produto de interesse. Contudo, a escolha pode implicar em produtos menos eficazes ou com um custo mais alto.

Sendo assim, é fundamental que o médico tenha em mente que a função dos representantes farmacêuticos é puramente comercial, independentemente de como essa abordagem é feita. Ou seja, os propósitos medicamentosos não são os primeiros fatores influenciadores.

Nesse sentido, cabe ao profissional clínico buscar outras referências confiáveis que mostrem a superioridade terapêutica entre os medicamentos comparadores disponíveis no mercado.

Dê retorno sobre o pós-venda

O relacionamento com os fornecedores tende a ser mais intenso antes de formalizar uma grande aquisição de produtos. Todavia é interessante avaliar os aspectos que dizem respeito ao pós-venda.

Isso significa que os profissionais clínicos e sua equipe devem dar uma opinião para as empresas no sentido de identificar falhas em produtos ou elogiar a integridade dos itens no momento da entrega.

Essas informações servirão para nortear as mudanças estruturais no processo de faturamento e recebimento de produtos nos consultórios, e fortalecerá as relações comerciais existentes entre fornecedores e profissionais clínicos.

Seja acessível e cordial

Pode parecer óbvio, mas gentileza e cordialidade são fundamentais ao negociar com fornecedores de consultórios e clínicas médicas.

Por isso, estabeleça um diálogo amigável com seus parceiros de negócios — nada de achar que está fazendo um favor de comprar de determinado fornecedor ou escolher determinado produto. Afinal, a sua clínica médica também estará se beneficiando com esse acordo, não é mesmo?

Além disso, esteja sempre disponível para responder dúvidas, receber visitas técnicas e oferecer feedbacks. Tudo isso irá melhorar a relação entre a sua clínica médica e os seus fornecedores, o que refletirá positivamente na gestão do seu negócio. 

Encontre parceiros que tenham a mesma cultura da sua clínica

Como você sabe, nos relacionamentos interpessoais a afinidade de ideias e de valores é fundamental. Ao negociar com fornecedores de consultórios e clínicas não é diferente: escolher um parceiro de negócios só pelo preço sem considerar fatores como ética e profissionalismo pode virar um grande problema.

Por isso, sempre que buscar um novo fornecedor pesquise sobre ele. Tente entender quais bandeiras essa empresa defende e se o seu padrão ético está alinhado com o que a sua clínica executa. O foco aqui é afinidade e alinhamento de posturas, aspectos que garantirão que esse relacionamento seja duradouro e gratificante.

Trace um plano de crescimento

Ao negociar com fornecedores de consultórios e clínicas é preciso pensar a longo prazo. Isso é válido tanto para a relação com o fornecedor, como no que diz respeito a recompras, taxas e variações de câmbio.

Crie um plano de crescimento e compartilhe-o com o seu fornecedor, isso garantirá que essa empresa tenha uma previsão de custos e demandas futuras e possa de programar para melhor atender a sua clínica médica. 

Para que uma parceria sólida seja estabelecida, as duas empresas devem compreender, mutuamente, as suas necessidades e buscar formas de se complementar — reuniões são fundamentais para flexibilizar prazos de entrega e garantir melhores formas de pagamento.

Além disso, ao estabelecer processos de negócios alinhados, o fornecedor pode atuar ativamente para atender as demandas da sua clínica médica, de modo a evitar que ela fique sem insumos.

Esse plano de crescimento permitirá que seu fornecedor tenha uma visão mais ampla da demanda futura da sua clínica e se prepare, com antecedência, para atendê-la. 

Foque na qualidade

Mesmo com a constante preocupação em tomar medidas que visem a redução de custos e aumentem a lucratividade, tenha em mente que a qualidade garante a boa reputação da sua clínica médica.

Se você não puder contar com bons fornecedores seu trabalho será prejudicado, portanto, nunca priorize o preço em detrimento da qualidade. 

Além disso, monitore a situação financeira de seus fornecedores – converse com colegas trabalho e com clínicas médicas que operam na mesma região sobre a estabilidade financeira geral das empresas que lhe fornecem bens e serviços.

Tenha um mix de fornecedores

Outra boa dica de como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas é apostar em um mix de fornecedores, estratégia ideal para driblar momentos de crise e possíveis problemas.

Imagine que a sua clínica precise de um determinado medicamento e o seu único fornecedor não consegue entregá-lo no prazo. O que você faz? Fecha as portas? 

O ideal é buscar por fornecedores que consigam entregar todos os medicamentos que você precisa no prazo e com condições de pagamento semelhantes. Ter um mix de fornecedores no banco de dados da clínica pode ajudar nesse processo e permite estabelecer um bom relacionamento com empresas que podem atender a uma demanda de emergência, por exemplo. 

Por um lado, essa estratégia pode dificultar o controle de caixa uma vez que as despesas virão de empresas diferentes. Mas a capacidade de negociação da sua clínica médica se ampliará e ficará mais fácil trocar de fornecedores sem prejudicar os atendimentos, caso algum desses parceiros de negócios comece a atrasar a entrega ou suba demais os preços.

Acompanhe os KPIs da parceria

Como você sabe, é possível definir alguns indicadores-chave de performance ao negociar com fornecedores de consultórios e clínicas médicas.

Estabelecer KPIs e acompanhá-los irá melhorar a relação da sua clínica com os seus parceiros estratégicos e reforçará essas parcerias. Para tanto, opte por indicadores de desempenho que estejam de acordo com as metas do seu negócio.

Estabeleça canais de comunicação

Se a sua clínica médica estabelecer uma boa relação com os seus fornecedores, ela será vista de forma positiva e apontada como uma instituição com a qual é bom negociar. Claro, essa reputação será bem-vista tanto por outros fornecedores, como pelos colaboradores e pacientes da sua empresa.

O oposto também é verdadeiro — sempre que uma clínica médica enfrenta problemas na hora de pagar seus fornecedores ou a começa a descumprir os acordos pré-estabelecidos, passa a ser vista com desconfiança e acaba perdendo boas oportunidades de negócios.

A troca constante de informações entre a sua clínica médica e o seu fornecedor é fundamental para garantir um relacionamento produtivo e evitar problemas como esses. Por isso, tenha um plano de comunicação pré estabelecido.

Seja transparente e estabeleça quais canais de comunicação devem ser usados sempre que o seu fornecedor precisar contatá-lo. Além disso, seja objetivo e tire todas as suas dúvidas sobre o produto ou serviço que está contratando.

A comunicação é a chave do sucesso para negociar com fornecedores de consultórios e clínicas.

Negociar com fornecedores de consultórios e clínicas implica em analisar as atribuições de cada envolvido e ter responsabilidades para manter os contratos firmados.

Nesse sentido, os médicos e demais profissionais da saúde podem reservar um horário para atender os propagandistas e representantes, enquanto estes podem garantir um estoque para situações emergenciais. As outras questões aqui abordadas devem ser igualmente trabalhadas em prol do equilíbrio das relações.

Agora que você já sabe como negociar com fornecedores de consultórios e clínicas que tal descobrir quais são os 5 erros mais comuns do atendimento no consultório médico e saiba como evitá-los?

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