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Como melhorar a organização da agenda médica?

Como melhorar a organização da agenda médica?

Uma agenda organizada é fundamental para manter uma boa gestão de clínicas, hospitais e consultórios. Afinal, melhorar a organização da agenda médica, médicos e pacientes podem ter seu tempo otimizado, garantindo que o profissional tenha a possibilidade de atender o maior número de pessoas por dia sem que a qualidade da assistência seja comprometida.

Em outras palavras, a agenda melhora as rotinas do consultório ao oferecer vantagens significativas para profissionais e também pacientes.

A seguir, listamos as principais dicas para ajudar a melhorar a organização da agenda médica. Confira conosco!

Como melhorar a organização da agenda médica

Como melhorar a organização da agenda médica

Quando o médico não utiliza estratégias para se manter organizado é muito fácil se perder nos detalhes, atrapalhando o desenvolvimento do trabalho e criando níveis mais altos de estresse ao diminuir a produtividade de todo o consultório.

Contudo, algumas coisas podem ser feitas para melhorar a organização da agenda médica, permitindo que ela continue fluida. Isso reduzirá o estresse do trabalho e garante que o tempo de espera dos pacientes fique dentro do razoável.

A combinação cuidadosa da tecnologia baseada em soluções a uma ótima atuação para realmente tornar seu consultório médico mais produtivo, é uma forma de não sacrificar a qualidade do atendimento e a experiência do paciente. A seguir, confira as principais dicas para melhorar a organização da agenda médica.

Considere a rotina para melhorar a organização da agenda médica

Para melhorar a organização da agenda médica, o profissional deve conhecer sua rotina de trabalho a fundo. Entender quais são as necessidades diárias permite descobrir qual solução é a mais adequada para o seu consultório. Por exemplo, é importante saber quanto tempo é gasto para atender cada um dos pacientes para conseguir calcular quantos atendimentos pode realizar em um dia de trabalho. 

Definir o tempo médio de cada atendimento evita que os pacientes tenham que aguardar muito tempo na sala de espera, eliminando o estresse e a correria gerados por uma agenda mal organizada. Além disso, é preciso diferenciar a duração dos procedimentos, retornos e primeiras consultas.

Isso porque, em geral, retornos são mais rápidos uma vez que os sintomas já foram identificados e só é preciso confirmar ou descartar o diagnóstico. Para melhorar a organização da agenda médica organizada também é importante observar os seguintes fatores na rotina da clínica:

  • Qual o tempo necessário para organizar o material de trabalho antes do primeiro atendimento?
  • É preciso reorganizar o material após cada consulta?
  • Quanto tempo é gasto em deslocamento entre uma clínica e outra?
  • É necessário pausa entre os atendimentos?
  • O profissional trabalha em mais de um hospital?

Todas essas perguntas devem ser respondidas para que a agenda do médico possa se adaptar às suas necessidades, tornando o seu dia a dia mais mais eficiente. Assim, o atendimento no consultório será fluido e dinâmico.

Utilize agenda eletrônica

Outra dica fundamental para melhorar a organização da agenda médica é substituir a agenda de papel por soluções tecnológicas. No mercado, é possível escolher a ferramenta adequada para as necessidades do profissional e da instituição.

Ainda que muitos não aceitem a mudança para evitar a necessidade de mudar a rotina e também o treinamento da equipe de trabalho para operar novas ferramentas, a agenda eletrônica apresenta um número maior de vantagens.

Ao usar a agenda de papel não há como marcar tempos diferentes para cada atendimento e muitas informações sobre os pacientes acabam sendo deixadas de lado, o que pode tornar o atendimento na recepção mais lento e prejudicar o bom relacionamento da sua clínica com os pacientes.

Uma clínica médica precisa ter flexibilidade para lidar com as mais diversas demandas já que o fluxo de pacientes atendidos pode mudar de uma hora para outra. Nesse caso, se a agenda não estiver sobre controle, a equipe terá muito trabalho para atender os pacientes que aguardam, encaixar casos de urgência e ainda atender a ligações telefônicas. 

Com um software de gestão que tenha agenda eletrônica é possível aproveitar muitos benefícios. Essa ferramenta permite automatizar a divisão de horários, organizando melhor o horário de cada procedimento realizado.

Além de agilizar a fila de espera dos pacientes na recepção, o sistema torna mais fácil consultar os dados dos pacientes como prescrições, histórico médico e outras informações que podem ser utilizadas para agilizar o atendimento.

A agenda eletrônica elimina a necessidade de arquivar um grande volume de fichas e documentos de papel, o que permitirá que o espaço antes utilizado para guardar dados dos pacientes seja utilizado para promover o seu bem-estar, ampliando a sala de recepção ou o consultório médico, por exemplo.

E como o acesso a todos os dados dos pacientes podem ser visualizados com apenas alguns cliques, o atendimento se tornará mais dinâmico com todas as informações necessárias ao atendimento visualizadas em uma única plataforma.

Use lembretes de confirmação de consultas 

Outra dica para melhorar a organização da agenda médica é diminuir atrasos e o absenteísmo. Para isso, uma boa alternativa é usar ferramentas de lembretes automáticos. Com a ajuda de um software de gestão médica, o consultório envia mensagens personalizadas automaticamente para os seus pacientes por e-mail confirmando a consulta.

Além de manter a agenda médica organizada, essa ferramenta aumenta o giro do consultório, permitindo preencher rapidamente os horários vagos. Ao usar ferramentas de lembrete automático de consultas será possível, ainda, reduzir custos com ligações telefônicas e liberar a linha para que os pacientes tirem dúvidas ou marque um horário para o atendimento. 

Assim como facilitar o trabalho na recepção, o lembrete automático de consultas agrada aos pacientes que são lembrados do seu compromisso de forma pouco invasiva e podem responder o e-mail quando julgarem mais conveniente.

Conheça seus pacientes

Uma forma de evitar que seus pacientes faltem a consulta é conhecendo-os melhor. Ao estabelecer uma relação de confiança e reciprocidade, os pacientes entenderão que, assim como o médico, ele deve se comprometer com o seu tratamento, permanecendo às consultas.

Melhorar a organização da agenda médica também permitirá que se conheça mais detalhadamente os seus pacientes. A ferramenta conta com relatórios de comportamento que permitem verificar quantas vezes um paciente já faltou a uma consulta.

Caso o comportamento seja recorrente, além da confirmação automática, a recepcionista poderá telefonar para o paciente, confirmando a presença na consulta com antecedência. Com um software de gestão é possível verificar quais pacientes precisam retornar à clínica médica para realizar consultas regulares, o que manterá a sua agenda constantemente cheia.

Esse sistema pode fazer com que os pacientes que não agendam consultas regulares há anos voltem a se consultar, para isso, basta que a sua secretária entre em contato informando que é hora de agendar uma consulta.

Controle o tempo do atendimento

Para melhorar a organização da agenda médica é preciso que o horário estipulado para o fim da consulta seja cumprido. Contudo, isso deve ser feito de forma profissional. Muitos médicos atrasam toda a sua agenda de trabalho ao permitir que o tempo do atendimento se estenda além do programado.

É preciso ouvir tudo o que o paciente tem a dizer. No entanto, o atendimento deve ser sucinto e objetivo já que existem outras pessoas aguardando para serem atendidas. O processo de início e término do atendimento no horário estipulado requer disciplina, mas é fundamental quando se deseja garantir que o seu tempo seja melhor aproveitado e que seja possível atender o primeiro e o último paciente da mesma maneira.

Além disso, ter horários bem definidos proporcionará uma melhor qualidade de vida e trará resultados positivos tanto a curto quanto a longo prazo. Isso evita que o médico trabalhe até mais tarde para cumprir toda a sua agenda de trabalho.

Deixe pequenos intervalos entre os agendamentos

Por mais que seja importante considerar o tempo médio de cada atendimento, analisando a rotina para definir os horários, o dia a dia em uma clínica médica sempre é marcado por imprevistos. Dessa forma, ao definir os horários para marcar pacientes na agenda, o profissional deve sempre incluir pequenos intervalos entre uma consulta e outra.

Ainda que muitos procedimentos sejam rotineiros, situações imprevisíveis podem ocorrer. De acordo com cada uma delas, alguns processos podem se estender mais do que outros. Caso isso aconteça diversas vezes ao dia, o atraso no atendimento pode se tornar considerável.

Mesmo que os imprevistos sejam recorrentes, eles jamais devem afetar a experiência e o tempo de espera dos pacientes. Uma exceção são as de extrema urgência. Assim, é importante reforçar a relevância de prever a capacidade de atendimento, planejando bem as metas da agenda médica para consultório.

Para melhorar a organização da agenda médica, os intervalos são fundamentais e ajudam a elevar o fluxo de pessoas, garantindo que os atendimentos sejam realizados com qualidade em qualquer situação, sem que os demais pacientes sejam afetados.

Reúna a agenda de trabalho dos profissionais da clínica médica

A clínica médica com muitos profissionais que atendem a diferentes especialidades deve unificar os agendamentos de todos os médicos. Além de manter a agenda médica organizada, essa medida tornará o trabalho da recepção mais simples e garantirá que o atendimento dos pacientes seja mais rápido.

Um software de gestão possibilita o fácil compartilhamento de dados e o controle da rotina de diferentes profissionais  o que tornará o dia a dia de todos muito mais prático. Para ter acesso à agenda eletrônica é preciso ter login e senha, o que garante a segurança dos dados do paciente e o controle das atividades de todos os colaboradores da sua clínica médica.

Treine a equipe

O treinamento cruzado requer investimento inicial, mas é extremamente necessário. Afinal, caso um funcionário falte, será preciso outro bem treinado que seja capaz de ocupar seu lugar, isso vai exigir um pouco de trabalho. O treinamento cruzado também contribui para o consultório, criando equipes duráveis, ágeis, flexíveis e eficientes. Em um processo de treinamento cruzado, é necessário:

  • deixar claro que a prática valoriza uma cultura de flexibilidade e trabalho em equipe;
  • estimular cada funcionário a treinar um colega para cobrir todas as suas funções;
  • testar o treinamento cruzado com ensaios gerais onde os funcionários cobrem as mesas uns dos outros;
  • permitir que os funcionários digam onde seu treinamento está falhando para que o médico possa fazer melhorias.

Ainda que o processo possa parecer assustador e caro no início, provavelmente vale a pena. Por isso, uma dica é treinar o máximo possível durante os períodos de baixa, como no meio do verão ou entre o Natal e o Ano Novo.

Você pôde conferir no texto de hoje as principais dicas para melhorar a organização da agenda médica. Colocá-las em prática permite que o profissional eleve a qualidade de seu atendimento, aperfeiçoe a rotina da equipe e mantenha o consultório como um ambiente dinâmico, com boa gestão.

Gostou destas informações? Então, confira também 13 dicas para tornar sua prática médica melhor!

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