Entenda a importância da organização de processos para o sucesso de um consultório

Em meio aos inúmeros desafios envolvidos no dia a dia de empreendimentos médicos, a organização de processos em um consultório desponta como um dos que mais prejudica a prestação dos serviços e o sucesso do negócio. Isso acontece porque, em muitos casos, a desorganização prejudica a produtividade, fazendo com que o profissionais e colaboradores percam muito tempo executando tarefas simples.

Nesse sentido, o fato é que organizar de forma eficiente todos os procedimentos executados é fundamental para evitar o desperdício de tempo e recursos, além de rupturas na credibilidade do estabelecimento. Mais do que isso, essa medida também cria um ambiente agradável, o que reforça a confiança dos pacientes e ajuda a fidelização.

Quer saber o que é preciso para manter o seu consultório organizado e quais erros não cometer para atingir uma boa eficiência operacional? Confira o post que preparamos para ajudá-lo nesse sentido!

A importância da organização de processos

As empresas precisam de uma gestão eficiente para conseguirem sobreviver no mercado. Com os consultórios, a situação é a mesma. Conseguir gerenciar as atividades é fundamental para alcançar o sucesso e dispor de recursos tecnológicos, humanos e materiais de maneira equilibrada.

Fica evidente, então, que organizar os processos traz um controle mais efetivo das atividades, o que resulta em tomadas de decisão mais precisas, mais vantagem competitiva e possibilidade de crescimento sustentável.

A dúvida é: o que fazer? Conheça algumas práticas que você pode aplicar para melhorar a organização de processos em um consultório:

Utilize um fluxograma

Esse é um recurso que ilustra determinado procedimento a partir de etapas encadeadas. No seu consultório, o fluxograma é uma boa maneira de determinar como os processos devem ser executados para ter mais eficiência.

A ideia desse método é uma representação gráfica com figuras geométricas e setas que apresentam a sequência operacional de cada processo. O objetivo é compreender como as informações e os documentos transitam entre as pessoas que trabalham no consultório.

Por exemplo: o paciente repassa seus dados para a secretária, que são encaminhados para o médico. O profissional faz a avaliação e solicita exames, deixando essa observação na ficha do indivíduo, sendo complementada posteriormente com os resultados obtidos — e por aí vai.

Assim, tanto as secretárias quanto os médicos sabem o que fazer para ter mais precisão nas ações e colaborar entre si. O resultado é o aumento da satisfação dos clientes e mais agilidade nas ações executadas diariamente.

Crie processos enxutos

Os consultórios têm diversas atividades diárias. É preciso equilibrar pacientes, recursos e colaboradores, situação que pode aumentar a burocracia e tornar a gestão mais complicada — especialmente se forem feitos muitos atendimentos ou se o consultório oferecer diferentes especialidades.

A ideia é ter processos enxutos, que sejam de fácil implantação. Você pode, por exemplo, usar softwares para otimizar o agendamento de consultas, o controle financeiro e a atualização dos prontuários dos pacientes — assim há mais agilidade e as secretárias podem focar no atendimento propriamente dito.

Aposte em soluções otimizadas

Os processos do seu consultório ficarão muito mais organizados com essas ferramentas, que ajudam a melhorar a rotina diária. Um exemplo é adquirir softwares que organizam a agenda dos profissionais com dinamicidade.

Com esse recurso, se o paciente estiver atrasado ou perder o horário, o software facilita a busca por outro agendamento, visto que todos os atendimentos do dia estão dispostos de maneira organizada. Além disso, a fila de espera pode ser organizada, e é possível confirmar a consulta por e-mail.

Outra dica é a implementação de senhas prioritárias, que favorecem o atendimento de idosos, grávidas, pessoas com crianças de colo e deficientes. Essa também é uma forma de organizar melhor o atendimento e garantir que a lei seja cumprida.

Faça a integração do sistema do consultório com os resultados dos exames

A entrega dos resultados dos exames pelos pacientes pode ser otimizada por meio desse recurso. A ideia aqui é que o sistema do consultório esteja conectado ao sistema dos laboratórios. Assim, conforme os laudos ficam prontos, os resultados são automaticamente anexados aos prontuários.

As principais vantagens dessa funcionalidade são:

  • evitar o armazenamento de grande quantidade de papéis;
  • dispensar anotações manuais, que acabam tomando tempo;
  • contar com mais fluidez nos atendimentos aos pacientes;
  • melhorar o controle sobre documentos e prontuários.

Por meio dessa integração você consegue focar verdadeiramente no atendimento do paciente, deixando parte dos expedientes burocráticos por conta do sistema do consultório.

Os principais erros na hora de otimizar a organização de processos de um consultório

Como vimos, existem boas práticas que, de forma relativamente simples, podem contribuir bastante para a padronização das atividades do laboratório e reforçar a sua qualidade operacional.

Contudo, muitos médicos — especialmente em início de carreira — acabam cometendo alguns erros na hora de gerir o seu consultório. Isso pode prejudicar a organização das atividades e a satisfação dos usuários.

Como não queremos que você passe por isso, listamos alguns erros que você não deve cometer. Confira:

Deixar de se preocupar com atrasos

Como um consultório médico lida essencialmente com o atendimento ao público, o tempo de espera do paciente é um fator decisivo para a satisfação do usuário. Afinal, ninguém gosta de perder tempo, sobretudo em razão da má organização do negócio.

Por isso, é fundamental que você esteja sempre atento ao cumprimento dos horários com os pacientes, avaliando os índices de atrasos e os motivos que estão gerando o problema. Assim fica mais fácil adotar medidas para minimizar os danos, principalmente à imagem do consultório.

Não definir metas para o consultório

Outra falha bastante comum na gestão de um consultório é negligenciar a importância da fixação de metas e objetivos. Nesse sentido, é válido lembrar que, como em qualquer empreendimento, um consultório também depende de processos internos e administrativos para funcionar, e estabelecer metas é a base para atingir um alto padrão operacional.

Não importa se você trabalha com mais um colaborador ou com 10: é preciso que metas sejam estabelecidas para que todos saibam o que deve ser feito para atender melhor aos pacientes.

Não ter um sistema online de gestão

A tecnologia é hoje uma das principais aliadas dos empreendimentos médicos. Negar essa realidade é perder a oportunidade de otimizar o seu consultório, colocando-o em conformidade com os padrões do mercado.

Nesse sentido, não ter um sistema de gestão para o consultório é um erro, já que esse tipo de soluções pode modernizar várias atividades internas, como:

Deixar de atualizar o fluxo de caixa

Como dito, um consultório também depende da boa execução de rotinas administrativas, e o fluxo de caixa é uma delas. No entanto, um erro bastante comum nesse tipo de empreendimento é deixar de atualizar a entrada e saída de recursos, ou fazê-lo de qualquer maneira.

Sem um bom controle sobre o fluxo de caixa fica muito complicado avaliar o desempenho do negócio e a sua rentabilidade. Além disso, pode gerar rupturas nas finanças, ocasionando atrasos nas contas e outros problemas financeiros.

Por fim, a organização de processos em um consultório médico é muito mais do que uma vantagem competitiva para o negócio: é uma verdadeira necessidade, já que a satisfação do paciente, os resultados financeiros e a imagem do médico dependem disso.

Gostou deste post? Quer seguir aprendendo mais sobre como melhorar a organização do seu consultório? Então confira este artigo e saiba como otimizar o tempo da sua clínica!

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