Documentos para contabilidade: saiba o que enviar para seu contador

Abrir um consultório exige muito mais do que apenas os conhecimentos médicos. Para manter a sua clínica funcionando de forma regular é necessário ter atenção também à contabilidade.

Quem não tem muita familiaridade com os procedimentos pode se beneficiar bastante com a ajuda de um escritório contábil, principalmente se este for voltado ao ramo da saúde, já que a prática médica tem algumas peculiaridades.

Uma das dúvidas mais comuns na hora de manter tudo em dia é saber quais documentos para contabilidade devem ser enviados frequentemente ao escritório. Você também compartilha dessa dificuldade? Então, continue a leitura!

A contabilidade para a área médica

Os médicos têm duas formas de atuação legal: como pessoa física (autônomo) ou como pessoa jurídica. Definir entre um e outro dependerá muito das características do seu trabalho.

Como autônomo, a carga tributária paga é em torno de 27,50% de acordo com a tabela regressiva do Imposto de Renda, além de 11% de INSS. Já como pessoa jurídica, a carga tributária média é em torno de 13,3% (dependendo do regime tributário escolhido).

Uma dica na hora de optar entre um e outro é ficar de olho no Livro Caixa. Por lei, todos os médicos que trabalham atendendo de forma particular ou atrelados aos convênios devem manter o registro das suas despesas profissionais por meio desse documento.

Caso o valor da sua receita seja muito superior ao do Livro Caixa, o melhor é optar por atuar como Pessoa Jurídica.

Outra possibilidade é investir na sociedade. Se ela for entre médicos, o mais recomendável é a Sociedade Simples (com um valor reduzido de ISS). Agora, quando a sociedade é entre não médicos, então precisará ser aberta como LTDA na junta comercial e o ISS será pago sobre o valor total do faturamento do mês.

A definição da forma de atuação é algo fundamental para que possamos abordar o tópico abaixo sobre os documentos para contabilidade, pois se você atua como pessoa física, muitos deles podem não ser necessários.

Documentos para contabilidade: os mais importantes

Se você decidiu que atuar como pessoa jurídica é o melhor para o seu consultório, então é de suma importância contar com o auxílio de um contador Afinal, ele será o responsável por calcular os valores e as taxas dos impostos que devem ser pagos, entregar ao Fisco as obrigações acessórias desses impostos e ainda preparar e elaborar as demonstrações e os livros obrigatórios.

É a partir das informações que você envia ao seu contador que ele poderá realizar o trabalho de forma correta, impedindo que o seu consultório sofra com multas e sanções. Além disso, um bom contador será capaz de orientar você sobre as formas de reduzir os impostos pagos, sem que isso se configure em sonegação fiscal.

Documentos trabalhistas

É muito difícil um consultório que não tenha funcionários, como pessoas para a recepção, atendimento, agendamento de consultas, limpeza, entre outros. Mesmo os menores aprendizes e os estagiários contam nesse processo. Os documentos mais importantes são:

  • guias de contribuição: FGTS, contribuições fiscais e INSS. São usados para realizar as folhas de pagamento dos seus funcionários, que devem ser escrituradas na contabilidade da sua clínica;
  • recibos de pagamentos: pró-labore, férias, 13°, salários, vale transporte, atestados médicos e atividades autônomas (como para serviços de manutenção, por exemplo). Nesse último caso, como o profissional não tem um CNPJ, ele emite um Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) que precisa ser enviado ao seu contador;
  • informações sobre natureza diversa dos seus funcionários, como demissões, admissões, horas extras, faltas etc.;
  • cartão de ponto para o fechamento da folha de pagamento.

Documentos fiscais

Aqui, existem vários tipos de documentos que precisam ser repassados ao seu contador. Veja os principais:

Comprovante de pagamento de impostos

Todos os recibos dos impostos que a sua clínica paga devem ser armazenados, garantindo que a contribuição foi feita no dia certo e evitando multas. Por exemplo, comprovante das DARFs, DAS, GAREs e GNREs.

Notas Fiscais

Todas as notas fiscais de entrada e saída da clínica precisam ser armazenadas. As notas de entrada são os comprovantes do faturamento da empresa e as de saída demonstram todas as compras, o pagamento de tributos e as movimentações do negócio.

Lembrando que hoje todas as notas são emitidas digitalmente. Por isso, basta enviar ao seu contador uma cópia do arquivo XML. Alguns escritórios conseguem fazer o download automático dessas notas por meio do certificado digital.

Despesas diversas

Telefone, internet, água, energia elétrica, condomínio e outras despesas que não geram nota fiscal também precisam ser lançadas na sua contabilidade. Por isso, mantenha o comprovante desses pagamentos e envie as cópias deles ao seu contador.

Documentos contábeis

Estão relacionados à movimentação financeira da clínica, e podem se divididos em:

  • recibos de aquisições de natureza diversa;
  • extratos bancários que comprovem a movimentação, a presença de empréstimos, o pagamento de cartões de crédito e de descontos em duplicatas;
  • os contratos de financiamento, apólice de seguro, leasing, locação etc.;
  • o Livro Caixa no qual deverá estar presente toda a movimentação de entrada e saída da clínica. Esse controle pode ser feito diariamente, e ajuda o contador a entender a saúde financeira do seu negócio.

Documentação referente ao estoque

Ainda que a clínica não venda produtos, mas sim serviços, é natural que exista bens e itens de posse da sua empresa, e é fundamental que o contador saiba de todos eles.

Se você realiza determinados exames e procedimentos dentro da clínica, todo o material usado para esse fim deverá estar presente no controle do seu estoque — bem como as notas fiscais dessas compras.

Assim, você deverá enviar ao seu contador:

  • relação de controle do estoque, indicando quantidade de cada item, tipos de mercadorias e o custo unitário dos produtos;
  • livro inventário com identificação, classificação e contagem dos produtos em estoque.

Também é importante ter um controle sobre a quantidade de consultas e de procedimentos realizados na clínica dentro do período analisado, bem como todos os custos envolvidos, ajudando o seu contador a ter uma ideia mais real da vida financeira do negócio.

Qual é a importância de contar com um escritório de contabilidade?

Ao ler sobre os documentos para contabilidade, muitos médicos podem achar que esses procedimentos são burocráticos demais e desnecessários ou, ainda, não usarem um serviço especializado de contabilidade — o que pode se configurar em um erro grave ao seu negócio.

Com uma boa assistência contábil, você conseguirá:

  • planejar melhor todos os tributos;
  • entender os melhores regimes para a sua clínica e para as contratações de funcionários;
  • otimizar os seus custos;
  • atuar dentro da lei, evitando multas e outras penalidades que podem levar ao fechamento da clínica;
  • contar com ajuda especializada, de alguém que já está acostumado a lidar com todos esses trâmites regularmente, otimizando o seu tempo;
  • auxiliar no crescimento da clínica.

Como você viu, manter em dia todos os documentos para contabilidade é algo de extrema importância, garantindo, sobretudo, que o seu consultório está agindo dentro da lei e impedindo que intercorrências com o Fisco coloquem o seu negócio em risco.

Gostou deste conteúdo e quer continuar se informando? Então, leia o nosso post completo sobre o que é necessário para regularizar a sua clínica médica!

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