Inúmeros médicos fazem malabarismos com uma quantidade impressionante de tarefas que vão muito além das consultas clínicas – ou seja, desde resolver problemas com a equipe até fazer o planejamento de orçamentos e da folha de pagamento.
Sem uma estratégia para se manter organizado, é fácil se perder nas minúcias, criando níveis mais altos de estresse para você e diminuindo a produtividade de todo o consultório.
O médico responsável pela gestão do consultório não apenas precisa segurar vários bastões diferentes, mas também deve manter todas as coisas relacionadas a essas atividades em ordem para que possa colocar as mãos no que precisa rapidamente, sempre que precisar.
Por isso, se você quer saber mais sobre como organizar a agenda médica, confira o conteúdo que preparamos sobre o tema!
Como aumentar a produtividade e organizar a agenda médica?
Qual médico não quer ver seu consultório funcionando com mais eficiência? Afinal, uma clínica bem administrada geralmente significa aumento da receita e pacientes mais felizes e saudáveis.
No passado, os médicos dependiam apenas de contratações inteligentes e funcionários organizados para garantir que suas práticas funcionassem sem problemas.
Mas hoje, além disso, é necessária uma combinação cuidadosa de tecnologia baseada em soluções e uma ótima atuação para realmente tornar seu consultório médico mais produtivo, sem sacrificar a qualidade do atendimento e a experiência do paciente.
De melhores salas de descanso a agendamento de consultas online, continue lendo para descobrir as maneiras de aumentar a eficiência e organizar a agenda médica!
1. Habilite o agendamento online
Talvez não haja maneira melhor de diminuir a carga de trabalho de sua equipe administrativa do que com a funcionalidade de agendamento online 24 horas por dia, 7 dias por semana. Veja como um simples botão “agendar uma consulta” pode agilizar as operações de sua recepção:
- Sua equipe administrativa, que não atende mais ligações a cada minuto do dia, pode se concentrar na tarefa em mãos e ajudar os pacientes que estão fisicamente no consultório;
- Seus pacientes que precisam ligar para o consultório para fazer perguntas importantes têm pouco ou nenhum tempo de espera porque os telefones não estão fora do gancho com solicitações de consulta;
- A equipe da recepção não precisa se preocupar com erros de agendamentos ou com pacientes em buscam por consultas e ligam depois do expediente ou durante o almoço.
Como um bônus adicional, você provavelmente descobrirá que atrai pacientes novos e jovens com esse recurso. Por quê? Bem, muitos millennials não gostam de falar ao telefone. Eles se sentirão confiantes em agendar seus compromissos sem ter que dizer uma palavra.
Outro benefício: você marcará novos pacientes 24 horas por dia e manterá os pacientes que retornam voltando para mais vezes. Em uma era de gratificação instantânea, muitos pacientes não querem esperar pelo que querem ou precisam. Se eles tiverem que esperar até de manhã para marcar uma consulta, eles podem escolher outro profissional que ofereça agendamentos instantâneos.
O agendamento online não é algo para colocar na sua lista de desejos para o próximo ano, implemente-o o mais rápido possível!
Para obter pontos extras, habilite o agendamento online em seu próprio site também. Muitas empresas de softwares médicos são especializadas em ajudar as consultas a se tornarem online e modernas.
2. Forneça lembretes e confirmações online
Se você vai oferecer agendamento online, então você já está se comprometendo a reduzir drasticamente o tempo perdido no telefone pela equipe de recepção. Por que não ir mais longe e realmente se comprometer a aumentar a produtividade adicionando lembretes automatizados de compromissos?
Embora cada integração seja diferente, aqui está como esses lembretes automatizados geralmente funcionam:
- Um paciente marca uma consulta online (ou pelo telefone) e fornece um número de celular ou endereço de e-mail;
- Poucos dias antes da consulta, uma mensagem é enviada para o paciente solicitando que ele confirme a consulta, respondendo ao e-mail ou texto com uma resposta de apenas uma palavra, como “sim” ou “não”;
- Se o paciente confirmar, um segundo lembrete automático é enviado com detalhes personalizados sobre pagamento, estacionamento, identificação e assim por diante;
- Se o paciente cancelar, um link para agendamento online será fornecido;
- Cerca de 24 horas antes da consulta, os pacientes confirmados recebem um lembrete final. Os benefícios dessa comunicação automatizada são enormes.
Em primeiro lugar, faz com que seus funcionários desliguem o telefone e voltem ao trabalho. Isso por si só torna a mudança para lembretes de compromissos automatizados uma coisa óbvia. Aqueles dias de conta telefônica cara e ineficiente acabaram!
Muitos pacientes estão trabalhando ou ocupados com os filhos quando a recepção liga para confirmar uma consulta. Sua equipe pode ter que ligar duas ou três vezes antes de falar com alguém. Isso é uma perda de tempo.
E em segundo lugar, lembre-se, isso não é apenas útil para sua prática, seus pacientes também ficarão felizes por você ter feito a troca. A maioria das pessoas preferem mensagens de texto a chamadas de voz de qualquer maneira! Elas podem responder quando quiserem e consultar as informações posteriormente, se esquecerem os detalhes do compromisso.
Em média, uma pessoa gasta 26 minutos por dia enviando mensagens de texto contra 6 minutos em chamadas de voz.
Por último, como suas confirmações de agendamento serão mais fáceis de acessar, você provavelmente terá uma queda no número de não comparecimentos, desperdiçando seu tempo e dinheiro.
3. Modernize seu processo de documentação do paciente
Quanta papelada um novo paciente preenche antes de sua primeira consulta? Uma folha? Duas folhas? Dez folhas? Se você está literalmente distribuindo dever de casa para seus pacientes mais novos, por que não deixá-los fazer isso em casa?
Mas, falando sério, muitos pacientes se perguntam por que os médicos ainda fazem você preencher formulários em pranchetas? Ele tem razão. A falta de informações pode estar falhando em ajudá-lo a acessar o histórico médico do seu paciente, mas isso não significa que seus pacientes precisam escrever toda a sua história de vida enquanto estão sentados na sala de espera.
Coloque esses formulários online ou envie-os por email para os novos pacientes com antecedência. Mesmo que apenas metade de seus pacientes reserve um tempo para concluí-los com antecedência, você ainda economizará muito tempo em cada uma dessas visitas. Seu tempo é valioso, e o de seus pacientes também.
4. Invista em uma sala de descanso melhor
Com tantas dicas técnicas, talvez esta pareça que está saindo da linha. Mas ainda está impregnada de ciência: o desgaste do local de trabalho é real e é ruim para a saúde de seus funcionários e para as margens de lucro de sua prática médica.
Trabalhar longos períodos sem pausas leva ao estresse e à exaustão. Fazer pausas refresca a mente, reabastece seus recursos mentais e ajuda você a se tornar mais criativo. Além disso, fazer pausas regulares também aumenta o nível de envolvimento dos trabalhadores que, por sua vez, está altamente relacionado com a produtividade.
Investir em uma sala de descanso relaxante e convidativa dará aos seus funcionários um lugar para relaxar e se reenergizar, para que possam manter sua produtividade às alturas o dia todo. E você não precisa gastar uma fortuna! Por enquanto, considere seguir uma ou duas destas dicas:
- Escolha um pequeno sofá ou uma poltrona confortável para cochilos rápidos;
- Tenha uma máquina de café para ajudar sua equipe a vencer a queda de energia;
- Incentive os funcionários a trazerem livros e revistas antigas para trabalhar na criação de um acervo comunitário;
- Considere comprar um difusor de óleo para criar experiências relaxantes e multissensoriais para os funcionários.
Você também pode perguntar aos membros de sua equipe quais recursos eles gostariam de ver na sala de descanso.
5. Treine seus funcionários
O treinamento cruzado é difícil porque requer investimento inicial e, bem, há uma curva de aprendizado.
Mas se o seu melhor recepcionista diz que está doente – ou desiste! – você vai precisar de um funcionário bem treinado para ser capaz de ocupar seu lugar e isso vai exigir um pouco de trabalho. O treinamento cruzado cria equipes duráveis, ágeis, flexíveis e eficientes!
Um processo de treinamento cruzado necessita de pelo menos quatro pontos:
- Deixe claro que sua prática valoriza uma cultura de flexibilidade e trabalho em equipe;
- Obrigue cada funcionário a treinar um colega para cobrir todas as suas funções;
- Teste o treinamento cruzado com ensaios gerais onde os funcionários cobrem as mesas uns dos outros;
- Permita que os funcionários digam onde seu treinamento está falhando para que você possa fazer melhorias.
Embora o processo possa parecer assustador, ineficiente e caro no início, provavelmente vale a pena. Tente treinar o máximo possível durante os períodos de baixa, como no meio do verão ou entre o Natal e o Ano Novo.
6. Não tenha medo de delegar
Em um consultório movimentado, simplesmente não é prático para os médicos ocupados fazerem tudo sozinhos. Às vezes, a chave para levar todos – incluindo você! – para casa no horário é a delegação inteligente.
Muitos evitam delegar porque não querem abrir mão do controle de sua prática e não querem que outra pessoa deixe a bola cair. Isso é completamente compreensível, mas se você acredita em seu processo de contratação, pode aprender a confiar em sua equipe enquanto otimiza as operações práticas.
Os especialistas oferecem cinco dicas para aprender a delegar, são elas:
- Considere cuidadosamente as tarefas que você delega;
- Delegue com base nos pontos fortes, responsabilidades e aspirações de carreira de um determinado funcionário;
- Reserve um tempo para ensinar aos funcionários como você gostaria que as tarefas delegadas fossem concluídas;
- Depois de delegar, deixe o funcionário fazer sozinho;
- Aceite que nenhum funcionário terá um desempenho perfeito imediatamente.
Conforme seus funcionários provam que podem lidar com mais demandas, continue delegando.
7. Invista em sistemas seguros
A comunicação online segura, como agendamento online e lembretes automatizados de compromissos, pode economizar horas dos dias de trabalho de sua equipe de suporte – e dos seus também.
Pense em todos os motivos pelos quais um paciente pode ligar para o seu consultório, além de solicitar uma consulta, eles podem ter perguntas médicas, solicitações de reposição de receita, solicitações de registros médicos, perguntas de encaminhamento, entre outras. São muitos telefonemas longos atrapalhando sua recepção.
Imagine se essas perguntas fossem feitas online, e você pudesse simplesmente sentar-se uma ou duas vezes por dia e responder a todas de uma vez, sem perda de tempo e sem interrupções.
Com um sistema de comunicação seguro, você pode trocar mensagens de forma eficiente com seus pacientes em seu próprio horário. E, ao contrário do e-mail regular, essas plataformas seguras oferecem a conformidade que você precisa.
Os sistemas de mensagens não existem apenas para a comunicação médico-paciente, um software compatível com legislação que permite que médicos e funcionários conversem perfeitamente o dia todo.
8. Use a automação para reduzir a carga de trabalho
Economize recursos olhando novamente para um sistema de mensagens seguro que permite enviar não apenas mensagens, mas também permite que você compartilhe digitalmente laudos, receitas, referências e resultados de exames também.
A tecnologia de saúde é uma indústria lucrativa e em crescimento que fica mais inteligente a cada dia, então há muitas opções por aí. A maioria das boas empresas ficará feliz em fornecer à você todas as informações que precisa para realmente considerar seu produto, então vá em frente e entre em contato com alguns fornecedores.
9. Modernize suas práticas
Se você é como a maioria dos médicos, seu consultório está inundado com equipamentos e suprimentos. De forma geral, clínicas como a sua estão gastando muito dinheiro para manter o estoque e muito tempo contabilizando esses itens também.
Se seus funcionários estão fazendo essa gestão à mão em uma planilha feita em casa, é quase certo que ficarão frustrados com a forma como controlam todos esses itens.
Se você realmente quer melhorar a produtividade e reduzir gastos desnecessários em seu consultório, considere seriamente mudar para um gerenciamento online sem complicações e sem estresse.
Graças aos avanços da tecnologia moderna, os softwares são fáceis de usar, acessíveis de qualquer dispositivo por meio da internet e com sincronização em tempo real. Além disso, eles irão alertá-lo quando o estoque estiver baixo, a validade dos produtos estiver expirando ou os suprimentos precisarem ser substituídos.
10. Descubra e resolva problemas reais
Com todas essas dicas de alta tecnologia, você pode se surpreender ao ver que nossa décima e última sugestão é tão simples. Mas é o seguinte: a melhor maneira de descobrir sobre os obstáculos que seus funcionários enfrentam é perguntando a eles.
Aqui estão algumas maneiras de chegar ao fundo do que está sobrecarregando sua equipe:
- Agende uma reunião mensal e peça a cada membro da equipe para oferecer uma sugestão para melhorar a produtividade;
- Pergunte aos funcionários individualmente sobre seus maiores desafios no consultório;
- Incentive sua equipe a compartilhar histórias de sucesso e práticas recomendadas que descobriram no trabalho.
Aprenda sobre como capacitar seus funcionários a falar livremente e compartilhar informações valiosas com você.
Lembre-se que a produtividade, como a maioria das coisas, não é linear. Haverá pequenas quedas e oscilações enquanto você e sua equipe trabalham em novos processos e otimizam as operações diárias.
Organizando sua agenda médica e definindo as prioridades todos os dias, você poderá usar seu recurso mais limitado, o tempo, com eficácia!
Agora que você já saber mais sobre como organizar a agenda médica, que tal entender um pouco mais sobre como implementar um software sem mudar a rotina do consultório?
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