10 dicas para capacitar a recepcionista do seu consultório

10 dicas para capacitar a recepcionista do seu consultório

Você identificou a necessidade de alguém na recepção do seu consultório para acompanhar e monitorar os pacientes, mas sabe que a maioria das recepcionistas acabam fazendo muito mais do que isso.

Capacitar e posicionar a pessoa responsável pela recepção pode tornar você e toda a sua equipe muito mais produtiva, desta forma, o que inicialmente parecia ser um risco pode se tornar um enorme investimento.

No entanto, se você tentar direcionar o tipo errado de trabalho à recepcionista, ela acabará frustrada, ressentida ou até incapacitada de executar as tarefas de forma adequada.

O trabalho que você oferece à recepcionista deve ser compatível com a capacidade de atender os pacientes. Isso significa que você não deve dar à ela trabalhos que exijam foco e concentração profundos. Em vez disso, elas devem receber tarefas que podem suportar interrupções.

É importante considerar as maneiras pelas quais os consultórios combinam tarefas de recepção com outras tarefas para criar um ambiente propício para todos.

Quer saber mais sobre como capacitar a recepcionista do seu consultório?
Então confira o conteúdo a seguir!

Quais critérios utilizar para avaliar e capacitar a recepcionista do seu consultório?Quais critérios utilizar para avaliar e capacitar a recepcionista do seu consultório?

Quais critérios utilizar para avaliar e capacitar a recepcionista do seu consultório?

As pessoas que desejam se tornar recepcionistas de consultórios médicos geralmente precisam ter pelo menos um diploma do ensino médio e algum treinamento no trabalho, como a maioria dos outros tipos de recepcionistas.

As recepcionistas também precisam de algum treinamento em produção de textos, softwares de banco de dados e programas de planilhas, como o Excel.

No entanto, se tornar recepcionista de um consultório médico é um pouco diferente de se tornar recepcionista em outros ambientes, pois as recepcionistas de consultórios médicos também podem buscar treinamento especializado através de aulas online ou programas de certificação específicos para o setor médico.

Abaixo, explicaremos como você pode ajudar a sua recepcionista a obter a educação e o treinamento especializados necessários para se tornar uma ótima recepcionista médica.

Inscreva a recepcionista de seu consultório em um programa de certificação para a área

Os programas de certificação de recepcionista de consultórios médicos geralmente podem ser realizados presencialmente ou em formatos online e podem exigir cerca de 24 horas de crédito ou mais.

Alguns programas podem oferecer uma experiência de estágio para aprendizado prático em campo. Os tópicos do curso para esses programas podem incluir:

  • Terminologia médica;
  • Faturamento de plano de saúde;
  • Gerenciamento de registros de assistência médica;
  • Codificação médica;
  • Ética Médica;
  • Tecnologia médica.

Ofereça oportunidades para treinamento no trabalho

Uma vez contratada, a maioria das recepcionistas de consultórios passam por alguns dias ou meses de treinamento para aprender as funções específicas do cargo para sua função e consultório médico.

Durante esse período, elas também podem aprender práticas e terminologias específicas para o consultório médico.

Como dissemos anteriormente, as recepcionistas de consultórios médicos são responsáveis ​​por uma ampla gama de tarefas administrativas. Elas podem ajudar os médicos ou outros profissionais de saúde e ainda terem interações com os pacientes. Sendo assim, outros deveres do trabalho podem incluir, mas não estão limitados a:

  • Agendamento de compromissos;
  • Gerenciamento de registros de pacientes;
  • Solicitando equipamentos para o consultório;
  • Gerenciamento de informações financeiras de pacientes;
  • Escrevendo relatórios para os médicos;
  • Registrando informações médicas;
  • Atendimento ao paciente, independente do meio ou recurso.

Recepcionistas de consultórios médicos geralmente trabalham em período integral. É provável que mantenham o horário comercial normal, mas os turnos de trabalho podem variar dependendo do tipo de instalação médica, como em unidades de atendimento 24 horas.

10 dicas para capacitar a recepcionista do seu consultório

10 dicas para capacitar a recepcionista do seu consultório

Muitos consultórios não dedicam tempo para treinar adequadamente a sua recepcionista porque não querem gastar tempo ou dinheiro.

Muitas vezes, os consultórios também não percebem o significado de uma recepcionista bem treinada.

Como o primeiro ponto de contato de um consultório, uma recepcionista tem o potencial de fechar um negócio, fornecendo uma ótima primeira impressão ao paciente ou perdê-lo, cometendo um erro comum.

Acompanhe as dicas a seguir para garantir que todos os seus pacientes tenham uma ótima impressão sobre a sua recepção!

1. Incentive-a a sorrir freqüentemente

Embora possa parecer bobo sorrir ao telefone, funciona!

Sorrir é a maneira mais fácil de garantir que a recepcionista pareça amigável e convidativa, mantendo o tom perfeito. Além disso, manter um sorriso no rosto ajudará sua recepcionista a se sentir calma e feliz ao longo do dia.

2. Ofereça um ambiente adequado para as refeições

Sua recepcionista não pode criar uma ótima impressão quando está com a boca cheia de alimentos.

Se ela estiver comendo ou mascando chiclete, o paciente perceberá e inclusive poderá ter dificuldades para ouvi-la claramente. Uma boa prática é oferecer um ambiente propício e longe da área de recepção para que ela possa fazer as refeições de forma adequada.

3. Sugira que evite usar dispositivos móveis

As recepcionistas já têm muitas distrações ao longo do dia e um dispositivo móvel não precisa ser outro.

Semelhante a manter os alimentos afastados da área da recepção, os dispositivos móveis devem ser guardados até que seja feita uma pausa. Os dispositivos pessoais podem fazer com que uma recepcionista se distraia da chamada e, potencialmente, faça com que perca informações importantes.

4. Ofereça recursos para registros adequados

Para que uma recepcionista trabalhe no nível mais alto, é importante ter um recurso de troca de mensagens adequado às mãos.

Essa ferramenta pode indicar quais informações devem ser coletadas ao receber mensagens. Ter esse tipo de recurso disponível melhora a eficiência e a precisão dos atendimentos.

5. Oriente sobre técnicas de relaxamento

As recepcionistas têm que lidar com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo – e-mails acumulados, documentos a serem arquivados, relatórios a serem escritos, mensagens a serem transmitidas e compromissos a serem agendados.

Quando o telefone toca, é melhor deixar de lado todas as outras tarefas do consultório e concentrar-se na chamada recebida. Incentive suas recepcionistas a respirar, sorrir e atender a chamada com calma. Isso definirá imediatamente o tom para uma ótima experiência para o paciente que liga.

6. Oriente a sempre usar o nome do paciente

Se sua recepcionista tiver a oportunidade de usar o nome do paciente em uma conversa, recomende-a.

Dirigir-se adequadamente ao paciente cria uma sensação de envolvimento e amizade. Isso, por sua vez, criará uma ótima impressão.

7. Tenha a educação e a gentileza como premissas

Ser educado e gentil sempre ajuda a causar uma ótima impressão. Incentive sua recepcionista a sempre dizer “obrigada”, “por favor, posso” e “tenha um ótimo dia”, entre outras frases que são capazes de aumentar o impacto.

Quando esses termos educados são usados, o paciente percebe e sua experiência é aprimorada.

8. Sugira que evite dizer “não sei”

Há uma boa chance de que sua recepcionista receba perguntas que ela não saiba responder, por isso é importante treiná-la da maneira correta.

É uma boa ideia deixar claro que o uso da frase “não sei” não é uma opção. As frases que começam com “Deixe-me ver” e “Eu ficaria feliz em verificar” são ótimas maneiras de evitar essa frase. Incentive sua recepcionista a usar frases como “Deixe-me descobrir para você” ou “Ficarei feliz em investigar isso”.

9. Solicite que as informações sejam sempre confirmadas

Para garantir que sua recepcionista registre as informações corretamente, ensine-a a sempre ler novamente números de telefone e endereços, por exemplo.

Outra boa dica é soletrar nomes ou palavras que podem ser difíceis de entender. Isso dará ao paciente que entra em contato a confiança de que sua mensagem foi recebida corretamente.

Ler a mensagem de volta para o paciente, palavra por palavra, é outra boa prática para garantir a precisão. Os pacientes gostam de saber que suas mensagens serão retransmitidas ou registradas corretamente.

10. Adote uma tecnologia eficiente para a gestão do consultório

As dicas acima o levarão ao caminho certo para treinar uma recepcionista de sucesso para o seu consultório.

No entanto, se você quiser otimizar de fato o trabalho da sua recepcionista – e também o seu -, adote um software médico que garantirá a agilidade e a segurança para a gestão de seu consultório.

Agora que você já sabe como capacitar a recepcionista do seu consultório, que tal entender um pouco mais sobre como armazenar e proteger os dados do prontuário do paciente?

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