7 dicas para contratar uma secretária que seja o seu braço direito!

Contratar uma secretária que atenda às demandas dos profissionais de saúde e dos pacientes é uma tarefa desafiadora, porém, necessária. Isso porque as atividades realizadas por ela precisam ser eficientes e economicamente viáveis.

Com tantas responsabilidades, é imprescindível que a candidata tenha formação direcionada a essa área e se apresente para trabalhar pela produtividade nos serviços e humanização do atendimento.

Por isso, se você quiser contratar uma secretária para ser seu braço direito, fique de olho nas recomendações deste post! Listamos 7 habilidades indispensáveis para essas profissionais.

1. Ter habilidades gerenciais

A função principal de uma secretária é orquestrar as solicitações provenientes dos pacientes e as demandas dos médicos. Para tanto, é importante verificar as competências adquiridas na graduação ou obtidas em cursos de atualização.

Sendo assim, currículos profissionais que mostrem aprimoramentos na carreira serão sempre bem-vindos. Também é relevante considerar nessa avaliação o tipo de experiência com o secretariado.

2. Dispor de um bom relacionamento interpessoal

Para contratar secretária eficiente é fundamental observar como ela se relaciona com as pessoas. Nesse sentido, devem ser observadas a cordialidade, a educação, o uso adequado da língua portuguesa e a capacidade de interagir com qualquer indivíduo.

Considere também a linguagem não verbal (como gestos, posturas, roupas e acessórios). Esses comportamentos denotam positividade ou negação em relação a uma situação.

3. Saber gerenciar a rotina clínica

Antes de efetuar a contratação da secretária é recomendável utilizar a técnica da simulação. Esse procedimento consiste em demonstrar hipoteticamente a rotina do consultório. A candidata deve ser questionada sobre quais medidas podem ser aplicadas para resolver uma situação fictícia.

Nessa oportunidade, é possível avaliar a estratégia de organização das práticas rotineiras, a capacidade de tomar decisões acertadas e as possibilidades para verificação de proatividade, destreza e calma frente a um desafio.

4. Apresentar diferenciais

A secretária ideal deve ir além do que será exigido em suas atividades. Nesse contexto, é fundamental investigar os cursos de aperfeiçoamento já realizados, tais como informática, manejo correto das redes sociais empresariais, manuseio de sistemas operacionais etc.

Também é imprescindível o conhecimento para elaborar planilhas de atendimentos, redigir relatórios de movimentação, organizar a agenda e montar uma rotina condizente com o perfil da clínica.

5. Desenvolver atitudes louváveis

Ao contratar uma secretária é aconselhável obter referências pessoais e profissionais. É importante investigar as causas do último desligamento, as percepções que os gestores anteriores têm a respeito da candidata e a postura adotada por ela dentro do ambiente de trabalho.

Para esse cargo são consideradas atitudes louváveis: a discrição nas atividades particulares, a capacidade de persuasão com o paciente, o espírito de liderança e o relacionamento objetivo com os demais profissionais.

6. Saber acompanhar as tendências

No mundo conectado em que vivemos é necessário ficar atento às novas oportunidades de relacionamento fora do ambiente clínico. Sendo assim, é preciso averiguar se a futura secretária está atenta a isso.

Além dos recursos tecnológicos disponíveis para agendamento e avaliação do índice de absenteísmo, é interessante recorrer a outras ferramentas que aperfeiçoem o andamento dos consultórios.

As estratégias podem envolver desde a adesão de um aplicativo de mensagens até o faturamento otimizado de cobranças que são realizadas pelas operadoras de planos de saúde.

7. Conseguir mediar conflitos pessoais

Uma ótima secretária sabe manter o clima organizacional mesmo em empresas de pequeno porte. Nessa situação, elas se embasam em técnicas de motivação de equipe e incentivo aos colaboradores.

Também é muito proveitoso manter um relacionamento objetivo e diferenciado com cada profissional. Isso porque cada médico tem suas preferências pessoais e um modo de trabalhar diferenciado.

Ao contratar uma secretária é importante analisar os requisitos fundamentais a fim de que ela exerça com eficiência as atribuições propostas. Para tanto, é necessário analisar a formação acadêmica, os comportamentos, as atitudes e buscar referências pessoais.

E aí, agora ficou mais fácil contratar uma secretária para seu consultório? Está em busca de novas informações nesse mundo empresarial e clínico? Não perca tempo e assine a nossa newsletter!

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