8 dicas para melhorar a produtividade da sua secretária

Na hora de gerir uma clínica, muitos são os desafios do médico. Entre eles, sem dúvida, está pensar em formas de melhorar a produtividade da secretária, responsável pelo primeiro contato com seus pacientes e, por isso, uma verdadeira porta-voz da sua marca.

Se a sua secretária está sempre sobrecarregada, não consegue lidar direito com a sua agenda e dos médicos parceiros ou não é cordial e atenciosa com os pacientes, pode ser que o nome da sua clínica acabe sendo malvisto, apesar de todos os seus esforços de marketing.

Está vivenciando essa situação? Então, continue a leitura e confira as nossas dicas para melhorar a produtividade da sua secretária!

1. Pense no ambiente de trabalho

Na hora de melhorar a produtividade e a eficiência das equipes, muitos se preocupam apenas em fazer cobranças extras, medir o desempenho e outras ações que podem limitar a liberdade do funcionário.

Porém, mais importante do que tudo isso, é, primeiro, compreender como é o ambiente de trabalho. Se a secretária estiver sobrecarregada, fazendo horas extras constantemente e sem tempo de descanso, por exemplo, sua produtividade será cada vez menor.

Assim, tente entender se os seus funcionários estão felizes na sua clínica, se o ambiente é agradável e ergonômico, se existem pausas regulares durante o horário de expediente, entre outras questões.

Ouvir a sua equipe é o primeiro passo para poder modificar determinadas situações e ajudar seus colaboradores a produzirem mais e melhor.

2. Comunique suas metas e expectativas

Se a sua equipe não sabe o que você espera dela, como poderá conseguir atingir os objetivos? É importante que você estabeleça metas e expectativas e compartilhe com a sua secretária e com os demais funcionários que fazem esse serviço.

É possível pensar em metas para períodos pequenos e, de tempos em tempos, ir fazendo uma análise do desempenho dos seus colaboradores, indicando e valorizando o que está bom e dando feedbacks para aquilo que ainda pode melhorar.

As metas podem ser várias, como não deixar o paciente esperando por mais de X minutos ao telefone, sempre encaixar os casos mais graves, ser gentil com todos que procuram a clínica e assim por diante.

3. Forneça uma infraestrutura adequada

Não tem como melhorar a produtividade da sua secretária se ela não dispõe dos recursos mínimos para fazer o seu trabalho.

Por exemplo, se a meta é reduzir o tempo de espera dos pacientes nos atendimentos telefônicos, mas a sua clínica tem apenas um telefone comum, que não trabalha no sistema PABX, isso será muito difícil de ser realizado, já que a secretária não dispõe da ferramenta correta para atingir a meta.

Assim, pense se você, como empregador, está disponibilizando os recursos mínimos necessários para que a sua secretária consiga produzir mais e melhor, com conforto e segurança.

4. Reduza as tarefas desnecessárias

A perda de tempo em tarefas desnecessárias é um dos principais impeditivos para melhorar a produtividade — e isso também se relaciona com as atividades dos seus funcionários.

Hoje, a tecnologia pode ser uma aliada importante, reduzindo a burocracia e os processos que não trazem nenhum tipo de retorno. Com um prontuário eletrônico, por exemplo, você reduz a quantidade de papéis e a necessidade constante de organização das fichas.

Isso, claro, libera mais tempo da secretária para focar seus esforços em ações que sejam mais interessantes para a clínica.

5. Mapeie e padronize os processos rotineiros

Toda clínica tem uma rotina de atividades. Se você criar um “modo de fazer” para aqueles processos mais básicos, as chances de a secretária se esquecer de fazer algo extremamente importante diminuem bastante.

Vamos supor que ela seja responsável por cuidar da agenda de vários médicos da clínica. Em um dia de movimento intenso, ela pode se esquecer de agendar algum compromisso importante, o que causa muitos problemas.

Mas se você tiver um processo bem-definido, as chances são reduzidas, determinando, por exemplo, cores diferentes para consultas com pacientes novos e retornos (já que cada um tem um tempo de consulta diferenciado) ou ainda especificando um período do dia para fazer a confirmação dos agendamentos.

Outra forma eficiente é definir que, todas as vezes que a secretária receber uma ligação, ela deverá colher determinados dados do paciente, como: nome, telefone fixo e celular, horário desejado, primeira consulta ou paciente regular e o plano de saúde.

6. Ofereça treinamentos

O atendimento humanizado está em foco hoje em dia, afinal, os pacientes não desejam ser tratados apenas como “mais um”, mas precisam ter seus problemas ouvidos e resolvidos.

Porém, esse tipo de atendimento deverá começar já na recepção, que é o primeiro contato do paciente com a sua clínica. Assim, se você deseja que a secretária atenda os pacientes de forma mais humanizada, é fundamental que você ofereça um bom treinamento a ela.

E isso deve ocorrer em vários pontos, como na adoção de uma nova tecnologia, na recepção telefônica, para procedimentos em exames, entre outras questões. Quanto mais bem-treinada for a secretária, melhor será sua produtividade e sua eficiência.

7. Tenha uma boa política salarial e planos de carreira

Embora o salário não seja o único motivador, ele continua sendo importante para que os funcionários sintam prazer em trabalhar. Outra ferramenta essencial nesse sentido é o plano de carreira, permitindo que o colaborador entenda o quanto seus esforços poderão ser recompensados, com promoções, aumento salarial, entre outros.

Muitas vezes, melhorar a produtividade da equipe de secretárias pode envolver oferecer benefícios extras para aquelas que se esforçam mais, que estão há mais tempo com você, que realizam cursos extras.

Pense em um bom plano de carreira, com bonificações por tempo e dedicação ao trabalho, e use isso como motivador para a sua secretária, fazendo-a desejar atingir as metas, já que o seu esforço será recompensado.

Além do salário, você poderá pensar em outros itens, como viagens, presentes e demais bonificações por metas alcançadas.

8. Use um software de gestão médica

Como dissemos, a tecnologia é uma ótima aliada quando o assunto é melhorar a produtividade da sua secretária.

Com um bom software para consultório, será mais fácil para a sua funcionária ter controle da sua agenda, entender o fluxo de pacientes, se comunicar com eles, ter acesso ao prontuário e outras informações fundamentais para o seu trabalho.

Além disso, a tecnologia ainda pode lhe ajudar como gestor, reduzindo o espaço físico de arquivo, melhorando o entendimento sobre os pacientes, ajudando na administração financeira da clínica e, claro, prestando um atendimento mais adequado.

Agora ficou mais fácil melhorar a produtividade da sua equipe de secretárias, não é? Aproveite e veja as dicas valiosas que separamos sobre como reduzir as faltas em consultas e torne sua recepção ainda mais eficiente!

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