4 aspectos importantes sobre o arquivamento de prontuários médicos

Os prontuários médicos são importantes ferramentas para entender um diagnóstico ou acompanhar a condição clínica do paciente. Esses documentos são compostos por informações valiosas, tanto para o paciente quanto para o médico, e por isso precisam ser arquivados de modo prático e seguro.

No entanto, o acervo dos prontuários muitas vezes pode causar transtorno para as instituições de saúde, já que os documentos precisam estar disponíveis quando solicitados, seja para fins estatísticos ou em defesa do profissional, por exemplo.

Pensando nisso, abordaremos aqui 4 aspectos relevantes sobre o arquivamento de prontuários médicos, destacando a importância da tecnologia na otimização desses processos. Acompanhe!

Sobre o prontuário médico

Segundo o Conselho Federal de Medicina (CFM), o prontuário é “um documento único, constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registrados, gerados a partir de fatos, acontecimento e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e continuidade da assistência prestada ao indivíduo”.

Mesmo sendo o médico o autor do documento, é evidente que o prontuário pertence ao paciente. É de sua prioridade a disponibilidade permanente das informações, que possam ser objetos da sua necessidade de ordem pública ou privada.

Contudo, a responsabilidade pela guarda desse documento é da instituição e do médico responsável, que deve zelar pela integridade dos papéis, evitar estragos e manter a legibilidade dos documentos.

Dessa forma, a necessidade de um local adequado, bem como a separação e a organização do arquivamento dos prontuários são fatores extremamente importantes.

4 aspectos importantes sobre o arquivamento de prontuários médicos

1. Prazo ideal de arquivamento

Tendo em vista a importância do prontuário para o atendimento contínuo do paciente, o armazenamento dos dados deve ser feito em boas condições e de modo eficaz.

É com base nesse documento que os profissionais e estabelecimentos de saúde são julgados por algum resultado indesejado, como em questionamentos judiciais e administrativos — por isso a necessidade de a instituição arquivá-los.

De modo geral, o prazo ideal referente à preservação do prontuário é de 20 anos, no caso de documentos impressos. A eliminação do papel só pode ser feita após o arquivamento dos dados por microfilmagem ou digitalização.

2. O que diz a legislação

A Norma Regulamentadora NR-7 do Ministério do Trabalho e Emprego afirma que os prontuários médicos devem ser guardados pelo período mínimo de 20 anos.

A Resolução n°1821/2007 do CFM, também estabelece o mesmo prazo para arquivamento, a partir do último registro de atendimento do paciente, para a preservação dos prontuários em suporte de papel que não foram arquivados eletronicamente. Além disso, determina critérios para a guarda permanente dos prontuários em meio eletrônico.

O artigo 3° da norma “autoriza o uso de sistemas informatizados para a guarda e o manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde, eliminando a obrigatoriedade do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2)”.

É importante ressaltar que o NGS2 exige o uso de assinatura digital, devidamente autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

3. Tempo ideal para armazenamento de exames

O prazo estabelecido pela legislação também inclui os arquivos físicos, como imagens impressas, exames e documentos em papel, que não foram entregues aos pacientes.

Já para exames que foram entregues e protocolados pelo paciente ou responsável, o arquivo físico não precisa ser armazenado, apenas o laudo emitido deve ser mantido na instituição, além do comprovante de entrega.

Como todos os documentos precisam ser guardados integralmente para que não haja comprometimento das informações e pelo fato de o tempo de armazenamento ser longo, utiliza-se sistemas informatizados para reduzir o espaço físico.

4. Informatização dos dados

Em virtude do volume de documentos armazenados pelos estabelecimentos de saúde e consultórios médicos — resultante da necessidade de manutenção dos prontuários e demais documentos —, os avanços tecnológicos passaram a oferecer metodologias de armazenamento digital dos prontuários e exames médicos.

Os responsáveis pela gestão devem optar pelas melhores opções disponíveis, que estejam de acordo com os preceitos normativos do CFM e que atendam às necessidades da clínica.

Os softwares configuram-se como principal alternativa para esse cenário. Por meio deles, é possível otimizar a rotina das atividades existentes, o que contribui para o aumento da produtividade e a redução dos custos operacionais ao longo do tempo.

Nota-se, portanto, que a informatização dos dados garante a confidencialidade e a integralidade dos arquivos. Além disso, os processos podem ser facilitados com o acesso da equipe aos dados e ao histórico do paciente.

Funcionalidades do Meu Consultório

Depois de conhecer todos os pré-requisitos e as condições mínimas necessárias para os sistemas, chegou a hora de saber mais sobre as funcionalidade do Meu Consultório – um software desenvolvido para auxiliar médicos e profissionais da área da saúde a gerenciar as informações de seus consultórios.

Esse sistema possibilita o acesso a ferramentas que vão otimizar o tempo gasto nas atividades da clínica, que podem ser convertidos em cuidados na saúde dos pacientes.

O prontuário eletrônico é uma boa opção de arquivamento seguro e organizado, já que problemas de segurança podem ser recorrentes em sistemas convencionais. O Meu Consultório permite o lançamento de diferentes tipos de eventos e arquivos multimídia, todos organizados por data e com recurso de pré-visualização.

Essas funcionalidades oferecem vantagens como liberação do espaço físico, redução de custos com papel, acesso rápido às informações e redução de falhas e problemas com os arquivos.

Por fim, mesmo com as legislações, o ideal é que os prontuários sejam arquivados permanentemente, independentemente de serem impressos, eletrônicos ou digitalizados — pois confere mais segurança aos envolvidos.

Garantir a manutenção e a guarda de arquivos de forma eficiente faz com que as informações neles contidas não se percam, quer por deterioração, devido à má conservação ou por uma gestão ineficaz de documentos. Nesse caso, vale a pena investir no uso de recursos tecnológicos.

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